Первый рабочий день секретаря. Илья Мельников Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа План работы секретаря на месяц

Аксессуары рабочего места секретаря

Основными принадлежностями рабочего стола являются:

1. набор настольный;

2. календарь-органайзер;

3. лотки (поддоны) для сортировки бумаги;

4. вертикальная подставка для книг;

5. визитница;

6. ящик для дискет (дисков);

7. нумераторы;

8. штемпели;

9. папки-файлы;

10. пластиковые папки;

11. степлер;

12. антистеплер.

У профессионального секретаря всегда должны быть под рукой предметы, необходимые в самых различных ситуациях. В столе, в личном шкафу у секретаря должны быть:

1. ножницы, иголки, нитки, булавки;

2. запасные картриджи и бумага для факсов и других печатающих устройств;

3. запасные канцтовары;

4. бланки документов фирмы;

5. визитные карточки;

6. дубликаты ключей;

7. аптечка;

8. минеральная вода;

9. запасы чая, кофе;

10. список дней рождения руководителя и сотрудников;

11. пятновыводитель;

12. запасные колготки и запасные носовые носки.

Главными условиями плодотворной деятельности секретаря являются:

· планирование предстоящих дел;

· постепенное вхождение в работу;

· чередование труда и отдыха;

· установление оптимального ритма труда.

От рационально спланированного рабочего времени зависит эффективность и производительность труда секретаря и руководителя.

Для того, чтобы взаимоотношения руководитель-секретарь успешно развивались надо научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы, должны быть учтены специфические условия, факторы работы и личности руководителя и секретаря.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

НАЧАЛО РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Приход на работу за 10-15 минут до начала рабочего дня, для того чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подбор в соответствии с планом нужных документов и дел.

3. Получение корреспонденции, ознакомление с содержанием и её регистрация. Подбор документов, требующих первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям.

5. Просмотр поступивших обзоров, отчётов, приглашений, а также сообщений о конференциях, встречах и других мероприятиях. Запись дат и времени проведения всех мероприятий (в календаре-органайзере или в компьютере).

6. Сортировка поступившей корреспонденции в зависимости от срочности исполнения. Передача руководителю срочных писем, факсов и электронных сообщений.

7. Доклад руководителю о полученной корреспонденции.

8. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий на текущий и следующий день (если возникли изменения, то секретарь должен сделать в своих записях соответствующие пометки). Уточнение соответствия записей в своём ежедневнике и ежедневнике руководителя.

9. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов и заданий руководителя.

10. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

11. Подшивка исполненных документов в дела.

12. Выполнение работ на ПК.

13. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

1. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

2. Сбор и подготовка для подписания руководителем исполненных документов.

3. Доклад руководителю об исполненных документах, получение от руководителя рассмотренных им документов.

4. Регистрация, подготовка к отправке и отправка исходящих документов адресатам.

5. Составление рабочего плана на следующий день.

ОКОНЧАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов о необходимости подготовки к проведению намеченных мероприятий (приём делегации, подготовка к совещанию и т.д.).

2. Если руководитель остаётся работать после окончания рабочего дня, обеспечение его всей необходимой информацией, документами, справочными материалами.

3. Приведение в порядок своего рабочего места. Перемещение документов со стола в шкаф или сейф, закрытие на ключ и опечатывание сейфов с конфиденциальными документами. Выключение из сети технических средств.

1. Работа выполняется с учетом результатов, полученных в работе №1 (Структура фирмы и ее организационная схема).

2. Определяется потребность в найме на работу в фирму какого либо специалиста среди возможных претендентов.

3. В отчете представляются перечни:

Работ, выполняемых предполагаемым специалистом;

Квалификационных требований к кандидату на должность. Отдельно формулируются требования к деловым и личным качествам специалиста.

4. Проводится тестирование предполагаемого кандидата (в лаб.работе «кандидатом» является вся бригада) по тестам на проф. пригодность и интеллект.

a) Примечание: программы тестов предлагает преподаватель.

5. В выводах по работе приводится анализ возможности приема на работу "кандидата", прошедшего тесты.

Лабораторная работа №3 «Планирование работ секретаря»

Цель работы: приобрести навыки в организации эффективного планирования работ.

Введение:

Золотые правила секретаря

Назначение секретаря – освобождать своего начальника от рутинной работы.

Секретарь никогда не должна думать, что она что-то, она –помощник того, кто представляет собой что-то.

Ничего не оставлять на волю случая.

Знать свое место, чтобы хорошо выполнять свои должностные обязанности.

Завоевывать доверие своего начальника и сохранять его.

Прежде чем приступать к работе, понять е.

Начинать работу, превышающую свои возможности, значит стремиться к провалу.

Никакая полезная работа не унижает секретаря.

Секретарь должен знать, что существуют другие люди.

Не верить в свою незаменимость, а сделать себя необходимой.

Планирование, распределение и использование

рабочего времени

Многолетний практический опыт исследования секретарского труда показали, что главным в нем является план на день, который определяет все последующее долгосрочное планирование. Он помогает наиболее эффективно использовать рабочие часы и минуты, дает обзор всех дел дня.

Начиная рабочий день, всегда надо иметь цели с четким определением их объема и вида и все, что нужно для их решения.

Затем устанавливается очередность запланированных дел. Нужно определить, какие чрезвычайные ситуации могут нарушить рабочий день.

В любой работе должны действовать три правила :

1. Все что можно, нужно контролировать.

2. Некоторые вопросы не поддаются контролю, но на их ход надо стараться влиять.

3. Не следует обращать внимание на вопросы, которые не поддаются контролю, а также влиянию.

Готовя план на день , секретарь должен выделить в нем.

1. Профессиональную деятельность.

1.1 Постоянные мероприятия, включенные в план рабочей недели организации (административные, технические, общественные).

1.2 Постоянные дела.

1.3 Приоритетные дела.

1.3.1 Срочные дела, особо перспективные для получения конкретных результатов.

1.3.2 Срочные дела, которые в случае необходимости могут быть перенесены на другие сроки.

1.3.3 Дела, которые могут быть выполнены при наличии времени.

2. Личная деятельность.

Составляя план на день, надо:

Не загружать рабочий день более чем на 60 %;

Составлять список дел, деля их на самые важные и менее важные;

Оставляя в плане резерв неожиданностей;

Оставляя на каждое мероприятие запас времени не менее 15 минут;

Устанавливать личную цель и порядок ее достижения;

Размещать в плане текущие дела между важными и срочными;

Точно определять время начала и окончания каждого мероприятия;

Собирать все мелкие дела в группы;

Тщательно планировать вечерние мероприятия как самые неэффективные;

Использовать систему условных знаков, с помощью которых отмечать, что сделано, что перенесено. Точные сроки заключать в рамки.

Последовательность начала рабочего дня секретаря должна быть следующей:

1. Выделить 15 минут для спокойного обдумывания всех предстоящих на день работ.

2. Определить порядок и последовательность выполнения:

Незаконченных дел;

- “неприятных” работ;

Главной работы дня;

Работы с поступившей почтой;

Мелких и второстепенных работ.

Как правило, в работе секретаря есть периоды:

Нормальной работы;

Спешки и суматохи;

Затишья.

Надо знать, что сама по себе работа не имеет ценности, она имеет только смысл. Чтобы хорошо выполнить любую работу, надо знать ее смысл и причинное основание.

Любая запущенная или временно забытая работа – основа появления срочности. Установлено, что в женском характере есть элемент переноса и ожидания, то есть женщины-секретари постоянно используют метод откладывания надоевшей работы и работы, требующей большой подготовки.

Чтобы это преодолеть, надо:

1. Постоянно составлять списки своих долго- и кратковременных целей, ранжировать их по важности, контролировать точность формулировок, реалистичность и достижимость целей.

2. Постоянно готовить планы реализации целей с указанием сроков, требующихся и имеющихся ресурсов самостимулирования в процессе выполнения плана.

3. Осуществлять постоянное наблюдение за действенностью своих индивидуальных причин постоянного откладывания дел и преодолевать это с помощью рационального самоконтроля.

4. Оперативно управлять своим рабочим временем и эффективно использовать его за счет ежедневного составления расписания рабочего дня, рациональной организации труда, концентрации на приоритетных задачах.

Вся работа секретаря, если ее деятельно проанализировать, состоит из большого количества “мелочей”; чтобы постоянно учитывать эти мелочи; надо вести специальный журнал, в котором регистрировать все даже мелкие события с обязательным указанием трудностей исполнения той или иной работы. Сюда записываются взаимоотношения с людьми, коллегами по работе, начальством, о чем был разговор на совещаниях, конференциях. Особое внимание уделяется случайным работам и причинам их возникновения.

Секретари всех стран мира рационально используют правило “все записывать” , и не только о своей работе, но и о взаимоотношениях с начальниками, особенно, если начальник – женщина. Все записи должны быть точными и лаконичными, содержать в себе все необходимые сведения и факты.

Получая визитную карточку, секретарь ставит на ней карандашом дату и включает ее в картотеку или подшивает в дело.

Не доверяйте своей памяти, у усталой женщины – память сдает первой.

Примерный рабочий план секретаря на день.

8.50 Начало рабочего дня,

проверка рабочих мест в офисе

9.10 Устранение недостатков:

Протереть пыль

Полить цветы

Собрать разбросанную бумагу

Убрать и вымыть посуду

9.40 Привести в порядок рабочее место руководителя.

9.50 Сварить кофе.

9.55 Встретить руководителя.

10.10 Предоставить список неотложных дел

(встречи, совещания, приемы и т.д.).

10.30 Получить от руководителя надлежащие инструкции

(о назначении встреч, звонков, о совершении покупок.)

10.50 Сделать ряд звонков, ответить на письма,

осуществить регистрацию входящей и выходящей

корреспонденции с последующим занесением ее в журнал (Приложение 1).

11.20.1 Собрать и подать документы на ознакомление

и подпись.

11.30 Подготовить конференц-зал к совещанию.

11.40 Собрать сотрудников в конференц-зале и раздать им

тезисы о результатах работы за истекший период.

11.45 Сообщить руководителю о начале совещания и

предоставить список основных вопросов.

11.50 Подготовить документацию для поставщиков.

12.20. Подготовить кабинет руководителя к приему

поставщиков:

Распланировать места для приглашенных членов;

Разложить чистые листы бумаги;

Положить карандаш или ручку в верхней части бумаги;

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

Функции по документационному обеспечению управления;

Функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как правило, не создается, функции по делопроизводственному обслуживанию сосредоточиваются в секретариате. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание, сочетая его с выполнением прочих многочисленных обязанностей .

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники

Приемная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенной необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования .

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда .

Рассмотрим вариант организации рабочего места секретаря на примере образовательного учреждения (ОУ).

Приемная находится непосредственно перед кабинетом руководителя. Рабочее место секретаря в приемной находится слева от входа, и расположено так, чтобы можно было легко видеть всех входящих. В приемной находятся предметы, необходимые для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для хранения документов. Для создания уютной атмосферы, в углах приемной расположены большие растения, оформленные в декоративные кашпо. Непосредственно перед рабочей зоной секретаря находится зона для приема посетителей, где расположена удобная мебель для ожидания.

Рабочее место оборудовано компьютером, монитор которого имеет плоский экран. Все составляющие компьютера расположены на специальных подставках и полках стола, для оптимального освобождения рабочего пространства стола. Здесь же находится мини-АТС, оргтехника.

На стенах приемной расположены лицензия на право ведения образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной находится информационный стенд, где представлены учредительные документы: Устав ОУ, Правила внутреннего трудового распорядка, права и обязанности обучающихся и родителей, другие локально-нормативные акты, регламентирующие деятельность ОУ. Также здесь расположена витрина с информационными материалами, сообщающими об основных достижения учреждения, его сотрудников и воспитанников. На стене холла расположена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а также о дополнительных платных услугах и ценах на них. В холе ОУ размещается информационный бюллетень «Альтернативный вестник», который дает представление не только об официальных мероприятиях, но и развлекательных, объявления, новости и многое другое - та информация, которая поможет посетителю составить представление об ОУ и скоротать время ожидания.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику :

Большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

Весьма насыщенный рабочий день;

Необходимость выполнять параллельно несколько работ;

Постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

Особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день. Поэтому, для рационального использования рабочего времени большое значение имеет планирование деятельности секретаря.

Хорошим помощником при планировании рабочего дня может служить персональный компьютер. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. наиболее популярной является информационная система Microsoft Outlook. Эта программа предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя. Microsoft Outlook помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников .

План рабочего дня секретаря (на примере ОУ).

8 30 - приход на работу

8 45 -просмотр входящей корреспонденции

9 00 -оперативное совещание при директоре (получение задания на день)

10 00 - работа с документами (подготовка писем, текущих документов)

12 00 -отправка исходящей документации (по факсу, e-mail, с курьером)

13 00 -обеденный перерыв

14 00 -работа с руководителем (подпись документов, подготовка проектов документов и т.д.)

16 00 -проверка выполнения плана работы на текущий день, внесение корректив, составление плана работы на следующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя

В течение дня - ответы на телефонные звонки, прием посетителей, выполнение экстренных поручений руководителя

17 30 -завершение работы, выключение оргтехники, проверка окон, уборка документов на свои места.

Конечно, такое планирование является примерным, так как каждый день может вносить свои коррективы, но данного распорядка дня секретарь придерживается для рационального использования своего рабочего времени.

Назын Чыжырганы, 385 группа

ГРАФИК РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.

3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций.

Приглашение на конференцию необходимо разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недельки до её начала, причем следет просить ответить на приглашение, поскольку нужно знать, сколько прибудет участников.

В приглашении непременно обязано быть указано место заседания, часть строения либо корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

необходимо позаботиться о том, чтоб при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний на все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных через вахту либо проходную без задержки. Для этого нужно заблаговременно составить перечень приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины либо такси для подвоза участников из гостиниц либо с вокзала;

Описание работы

Секретарь обязан максимально разгрузить руководителя от подготовительных, технических и отдельных видов текущей организационной работы, высвободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь должен хорошо знать распорядок дня руководителя и иметь четкое представление о его планах на ближайшую неделю, месяц, квартал. Секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив наиболее срочные и важные дела.

Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3.Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или марке ром. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности

исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-

справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15:00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30".

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12.Подшивка исполненных документов в дела.

13.Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Главная » Транскрипции » Первый рабочий день секретаря. Илья Мельников Тайны профессионального секретаря-референта: идеальная организация рабочего дня шефа План работы секретаря на месяц