Тайм менеджмент для управленца. Тайм-менеджмент — лучшие методы управления временем

В переводе с английского «тайм-менеджмент» - управление временем. Понятно, что фактически им управлять невозможно. Имеется в виду упорядоченное использование рабочего и личного времени, исчисляемого минутами, часами, днями, неделями. Тайм- менеджмент - это учет и оперативное планирование.

Философия и практика управления временем - относительно новая наука, обретшая всемирную популярность лишь в 80-х годах ХХ столетия. Вокруг нее до сих пор множество мифов и заблуждений.

Основы

Пытаясь внедрить программу тайм-менеджмента в коллектив работников, важно понимать, что система понятная и доступна не для каждого, соответственно, воспринята и усвоена будет не всеми. Если человек живет бесцельно, ни к чему не стремится, а время его тяготит - он и тайм-менеджмент - две противоположные вещи. Продуктивности ради следует определиться с целями, которые преследует человек, постигающий данную науку. 4 кита тайм-менеджмента:

• оптимизация времени;
• планирование дня;
• учет времени;
• организация мотивации.

Разобравшись в принципах действия каждого из них, можно будет не только работать с максимальной эффективностью, но и сохранять здравие, бодрость и светлый разум.

Матрица Дуайта Эйзенхауэра

На курсах тайм-менеджмента для начинающих тренеры рекомендуют воспользоваться матрицей, разработанной 34-м президентом Соединенных Штатов. Эйзенхауэр считал умение быстро ориентироваться и незаменимыми навыками успешного человека. Пытаясь оптимизировать свое время в бесконечном круговороте дел, глава государства создал матрицу, работающую по принципу: «Не все важные дела срочны, не все срочные дела - важны». Это наглядное пособие тайм-менеджмента для мам и бизнесменов, строителей и артистов, позволяющее эффективно планировать и распределять ресурсы рационально.

Принцип действия

Матрица принесет плод, если цели реальны и поставлены они грамотно. Перед выполнением очередного задания необходимо отвечать на два вопроса:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Исходя из ответа на них, выделяют 4 типа дел:

1. Важные срочные.
2. Неважные срочные.
3. Несрочные важные.
4. Неважные несрочные.

Срочные дела жизнь подбрасывает нам постоянно. Что же качается степени их важности, ответ каждый дает самостоятельно. Говоря о срочности, можно заключить, что этот критерий носит объективный характер. Например, позвонил одноклассник, с которым вы не виделись 5 лет, просит назначить встречу его родственнику и поспособствовать в поиске работы. Важно? Срочно? Согласуется с вашими целями? К какому типу отнести?

Важные срочные

Такие задачи нужно выполнять незамедлительно. Они являются и непосредственно связаны с вашими жизненными целями. Все упражнения тайм-менеджмента взяты из реальной жизни, срочные дела возникают внепланово и, нередко, не по вашей вине. Например, ребенок, нуждающийся в заботе, ухудшение здоровья, трудности на работе и т.д.

Владение методиками управления задачами и грамотного планирования сведет количество срочных важных дел к минимуму. Если условие не выполняется и неотложные дела наваливаются откуда ни возьмись, стоит еще раз пересмотреть цели на ближайшую перспективу и подтянуть самодисциплину.

Безотказность - основной источник важных срочных дел. Невозможность сказать «нет» делает из нас тех, на которых делегируют свои важные срочные или несрочные задачи другие люди. Причины сложности в отказе бывают разные, но нужно собраться и принять волевое решение. Ссылайтесь на собственные неотложные дела, попросите паузу или укажите временные рамки, подходящие для вас, предложите назначить на выполнение поручения другого сотрудника (помощника, партнера и т.д.). Задайте неожиданный вопрос зачинщику: что может сделать он? Главное, не упускайте из виду свою цель. Важно понимать, что постоянное пребывание в режиме выполнения срочных и важных дел требует максимальной концентрации и самоотдачи, что уже в ближайшем будущем приведет к ухудшению самочувствия. У нас нет времени на остановку, переосмысление происходящего, оценку результата, в конце концов, мы просто перегораем.

Важные несрочные

Описываемый вариант поведения при тайм-менеджменте - управлении временем, содержит перечень задач, при выполнении которых можно проявлять степенность, рассудительность. У вас есть время обдумать каждый шаг. Это отличная возможность применить полученные теоретические навыки планирования на практике.

Специалисты утверждают, что люди, строящие свой бизнес или карьеру по такому принципу, добиваются выдающихся результатов. Наличие запаса времени позволяет обстоятельно и содержательно подходить к решению вопросов, осуществлять полноценное планирование, давать оценку и характеристику промежуточным результатам, проявлять гибкость.

К данной группе относятся дела, связанные с необходимой рутиной: обучение, забота о собственном здоровье (соблюдение режима дня, питание, профилактика заболеваний и т.д.). Не стоит пренебрегать временем, т.к. важные несрочные дела могут приобрести статус срочных.

Неважные срочные

По правилам экстремального тайм-менеджмента все они должны быть исключены из повседневной жизни, т.к. отвлекают от выполнения важных срочных и несрочных дел. Распространенные неважные дела: беспричинные встречи, длительные телефонные разговоры, починка/наладка техники. Часто задачи, которые человек ставит перед собой на данном этапе, касаются компетенции и профессионализма других, поэтому целесообразно их делегировать. Например, поломался холодильник, зачем просиживать часами над инструкцией, просмотрами видеороликов по его починке и предпринимать безуспешные попытки вернуть былую функциональность, когда можно быстро связаться с мастером и доверить работу ему? Тогда появится время на решение реальных насущных задач, требующих вашего внимания.

Несрочные неважные

Ответ на вопрос в тайм-менеджменте, как все успевать, лежит в полном исключении таких задач из повседневной жизни. Они являются беспощадными пожирателями свободного времени. Если ситуации из предыдущего квадрата незначительно отвлекают от основных целей, то несрочные неважные дела обладают отрицательным КПД. Речь идет о всеми любимых социальных сетях Instagram, Facebook и т.д. с бесцельным пролистыванием ленты, пустых переписках с друзьями, длительных просмотрах сериалов, «зависании» в компьютерных играх.

Такие задачи легкие, ни к чему не обязывающие. Основной их вред - в незаметном перекрывании естественного хода выполнения важных дел.

Если цель поставлена четко и имеет конкретные сроки исполнения, четвертый тип дел должен занимать минимум времени, а лучше, быть полностью исключенным. Не стоит самозабвенно погружаться в работу, не давая себе отдыха. Здесь актуально правило «делу - время, потехе - час».

Матрица Эйзенхауэра применима к любой сфере жизни: будь то тайм-менеджмент для мам в подготовке к новогодним праздникам или специалиста крупной корпорации, реализующего проект всей жизни.

Если цели поставлены верно, существует твердая уверенность в себе, а мотивация к действию крепка, сложностей возникнуть не должно.

Ниже представлен перечень способов управления временем тайм-менеджмента, которые помогут оптимизировать задачи различного приоритета.

Учимся говорить «нет»

Хорошее воспитание и сдержанность не позволяют нам отказаться от бесцельного выслушивания соседских историй о бурных выходных, приема незапланированного посетителя, участия в решении чужой проблемы. Экстремальный тайм-менеджмент называет такие ситуации «пожирателями» времени, которое можно было бы использовать более продуктивно. Принятие решения об отказе - ответственность, которую стоит взять на себя раз и навсегда. Наградой за старания станет большой запас времени в вашем распоряжении.

Правило «повозки и лошади»

Задумывались ли вы когда-нибудь над тем, что тратите драгоценное время на то, что давно уже потеряло смысл? Выполняете по привычке работу, которая для достижения результата уже не требуется? По отзывам специалистов, тайм-менеджмент для женщин построен на решении данного вопроса. Рабочий график должен подвергаться систематическому пересмотру с целью удаления из него неинформативных отчетов и прочего.

Для наглядности предлагаем представить себе лошадь, везущую повозку. По мере движения повозка заполняется новым грузом, с каждым пройденным километром его становится все больше. Так ли необходимо ждать, когда животное выбьется из сил, предпринимая попытки тянуть непосильный груз? Большинство людей (подавляющее их число - женщины) уверены, что хорошо трудиться - значит много трудиться. Они нагружают себя все большим количеством задач, остаются после работы и не сожалеют о проведенных там выходных. Результатом такого альтруизма станет снижение эффективности труда и «эмоциональное выгорание», когда то, что вы делаете, теряет смысл.

Важно найти тонкий баланс между личной жизнью и занятостью. Это лучшая мотивация изучать и практиковать временем) - стремиться к саморазвитию и самосовершенствованию.

«Поедание слона»

Наиболее тяжелые для выполнения - сложные задачи глобальных масштабов. Основная их проблема в том, что результат будет виден не скоро, а изрядно потрудиться придется сейчас. В программах тайм-менеджмента их метафорично называют «слонами». Разобраться за один прием с целым «слоном» не удастся. Чтобы избавиться от него предлагается дробное решение проблем - разделение животного на «бифштексы». Кусочки должны иметь размер, оптимальный для «поедания» за один раз без дискомфорта и негативных эмоций.

Пример тайм-менеджмента для женщин: всеми «любимую» генеральную уборку можно разделить на несколько мероприятий меньшего масштаба: заняться перебором содержимого шкафов сегодня, а мытье окон отложить на завтра. Так, с каждым шагом двигаться вперед будет легче.

Главная проблема в том, что выращиванием «слонов» в несколько тонн мы занимается сами. Происходит это во время откладывания важных дел на потом. Даже если мы думаем о какой-либо задаче, но не приступаем к выполнению, «слон» растет.

Когда ничего не остается кроме решения проблемы, оказывается, что она была не такой уж и сложной. Результатом продолжительного бездействия становится растраченный потенциал и масса негатива вокруг. И только полное завершение работы привнесет в жизнь позитив и энергию.

Техника «швейцарский сыр»

Основное отличие «сыра» от предыдущего метода тайм-менеджмента в решении задачи не «с головы до хвоста», а в произвольном порядке. Начинать целесообразно с легкодоступных участков, решение которых подарит позитивное настроение и прибавит уверенности в себе. Ежедневное «прогрызание» небольших дырок в сыре незаметно приведет к полному его поеданию.

Характерный пример: приступая к написанию статьи, автор изучил какой-либо аспект больше других или попросту интересуется этой темой. Начинать излагать мысли на бумаге нужно именно с данной темы.

Чтобы добиться максимальной эффективности труда, следует применять описанные методы в комплексе. Комбинация их будет индивидуальна в зависимости от поставленных целей и специфики деятельности.

«Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организовано работаем, бестолково работаем».

Физиолог Н.Е. Введенский

Тайм – менеджмен т – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле. С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм - менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм - менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Тайм-менеджер это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы. Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации. Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда. В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе. Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач. После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

• Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
• Постановка, формулирование и определение цели.
• Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
• Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
• Составление списков дел, которые необходимо сделать.
• Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

• Достигает поставленных целей.
• Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
• Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
• Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
• Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
• Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
• Всегда имеет четкий план действий.
• Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Виды тайм - менеджмента

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

• Персональный (личный) тайм – менеджмент . Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
• Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
• Социальный тайм - менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм - менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени. Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем. Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем – определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени. Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

• Нет расписания работы на день.
• Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
• Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
• Если управляющий не умеет распределять обязанности.
• Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
• Если работники не соответствуют своим должностям.
• Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
• Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день. При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам. Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы. Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

1. Никогда не брать работу на дом.
2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1.Основное правило тайм - менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное. Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели? Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели. Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2.Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3.Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента. Оно состоит из таких основных этапов:

1. Составление плана тайм – менеджмента.
2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
3. Этап выявления необходимых ресурсов.
4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал. При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему. Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать. Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха. Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования. Краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов. В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата. А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили. Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
2. Напишите список дел с вечера.
3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
4. Планируйте весь свой день, не только работу.
5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
6. Список дел должен быть всегда на виду.
7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели .

• Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
• Ведите записи.
• Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
• Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
• Всегда носите с собой ручку и блокнот.
• Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
• Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
• Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
• Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
• Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
• Выделяйте время на самосовершенствование.
• Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

• Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
• Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
• Все действия выполняйте на основе приоритетов.
• Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
• Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место , обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
• В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
• Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
• Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить , сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач. Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

• Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
• Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
• Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него. Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части. Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу. А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно. Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности. В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма. Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть:

• Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
• Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
• Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
• Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
• К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
• Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
• Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
• Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
• Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Вы наверняка замечали, что большинство из нас так сильно перегружены работой и личными заботами, что даже не имеют представления, каким образом можно выйти с подобной ситуации и как можно все успевать?!

У нас появляется некое эмоциональное напряжение, паника, дискомфорт, что приводит к вялости и угнетенному настроению, когда все валиться из рук и ничего не хочется делать!

Если Вы не хотите стать жертвой депрессии – нужно научиться правильно планировать свое время, то есть заняться Тайм-менеджментом !

Психологи считают, что выход из ситуации «катастрофической нехватки времени» ЕСТЬ, главное, чтобы у Вас было желание немного изменить себя, а также поменять свое отношение к личному времени.

Какая же цель тайм-менеджмента?

Тайм-менеджмент – это умение эффективно управлять и контролировать свое личное время!

Это умение сортировать, что для Вас на данный момент является главным, а что – второстепенным, что самое первое Вы должны сделать, а что можно перенести и на несколько часов вперед.

Как только человек начинает это все осознавать – у него сразу же пропадает вся суета с нехваткой времени.

Вам может показаться, что управлять своим временем это довольно таки сложно – ни капельки!

Главное, чтобы Вы для себя приняли конкретные решения, что и когда нужно сделать!

Лучший совет по тайм-менеджменту — это игнорировать идиотов…
- Отличная цитата. Кто автор?
- Представлять, что их не существует…
- Ну, а кто автор-то?
- И продолжать делать своё…

Многие уверены в том, что те люди, которые активно пользуются тайм-менеджментом – успевают делать намного больше и быстрее! Это ошибочное мнение…

Тайм-менеджмент помогает нам увеличить нашу продуктивность в разы, а также учит нас отбрасывать все ненужные дела в корзину. Появляется дополнительное время – и это уже Ваше дело куда Вы его потратите!

Те люди, которые все же научились эффективно управлять своим временем – им удается сэкономить третью часть своей жизни! Удивительно, не правда ли?

Основные правила тайм-менеджмента!

Тайм-менеджмент: Представьте, что сегодня Ваш последний день.

Возможно Вам покажется это правило нелепым, но все же…

От этого вопроса я каждое утро бодренько просыпаюсь и начинаю с умом .

А вот и мой вопрос: «Если бы я знала, что сегодня последний день моей жизни — что бы я сделала и как себя вела в этот день?»Мой Вам совет, прям сейчас возьмите листочек бумаги и сами для себя откровенно ответьте на поставленный вопрос.

Я думаю Вам это будет интересно!

Тайм-менеджмент: Занимайтесь планированием.

Те люди, которые смогли добиться признания и успеха в жизни – постоянно планируют.

Каждодневное планирование НЕОБХОДИМО для повышения Вашей эффективности на протяжении всего дня.

Постоянно планируйте конкретные задания в тетрадке!

Запомните, если на бумаге нет вашей цели – тогда она просто не существует!

Когда Вы работаете с составленным списком запланированных заданий – Вы сразу же увеличиваете производительность и продуктивность своего времени на 25%.

Возьмите себе за привычку с вечера (перед тем как ложиться спать) записать свой план заданий на завтра!

Как только Вы придете на работу – Вы уже будете четко знать с чего надо начинать.

Работайте с этим списком на протяжении всего дня: как только появиться какое-то новое задание – включите его в этот же список учитывая его приоритетность по сравнению с ранее записанными делами.

Как только Вы успешно справитесь с конкретной задачей – обязательно ее вычеркивайте со списка!

Таким образом Вы будете довольны проделанной работой, а также будете гордиться собой, что не впустую использовали время!

Сложное задание нужно разделить на несколько подзадач – не хвататься за нее целиком (так поступают только неразумные люди, проще говоря — неудачники).

Тайм-менеджмент: Фильтруйте информацию.


Для того, чтобы не перенасыщать свой мозг огромным количеством ненужной информации, а также не тратить на нее свое драгоценное время – учитесь выбирать самое нужное, полезное и отсеивать ненужное!

Учитесь бегло изучать и пробегать глазами по страницам всемирной интернет-паутины не читая все подряд от начала и до конца.

Останавливайтесь и запоминайте только важное.

Тайм-менеджмент: Исключайте со своей жизни «пожирателей времени»!

Наверное – это самая первая проблема, которая мешает нам всем эффективно и продуктивно контролировать свое время!

На проверку почты, на общение в ICQ и в соц.сетях (вконтакте, facebook) – мы КРАДЕМ и УБИВАЕМ у себя время, тратим его впустую!

Не тратьте большую часть своего времени на мелкие и ненужные дела!

Тайм-менеджмент: «Съешьте лягушку на завтрак!»

Что это значит?

Успешный бизнес-консультант Б. Трейси, «лягушкой» называет самые сложные дела, с которыми нужно справиться на протяжении дня.

Когда Вы их постоянно переносите то на 1 час вперед, то на вечер – Вы сами себе же создаете неприятное эмоциональное напряжение с которым ходите весь день.

Свой день нужно начинать именно с самого трудного – и Ваш день пройдет гладко и не принудительно.

Тайм-менеджмент: Соблюдайте чистоту на столе.

Богатые люди, расчетливые бизнесмены всегда работают за чистым столом. У несобранных людей на столе царит полный беспредел и аврал!

Выработайте в себе полезную привычку во время разбирать со своего стола кучугуру бумаг, выбрасывайте ненужное и работайте в чистоте.

Ученые довели, что более 30% времени мы тратим на то, чтобы найти нужный документ.

Корзинка для ненужного мусора – хороший метод управлять своим временем!

Тайм-менеджмент: Почаще говорите «НЕТ» ненужным делам.

Думаю, каждый слышал, кто такой Евгений Попов и какой путь он проделал: от обычного уборщика до успешного интернет-бизнесмена.

Евгений создал эффективный Скрипт по управлению временем , который в удобной форме позволяет формировать свой день. Его можно установить, как на телефон, так и на компьютер для продуктивного планирования своего дня!

С помощью курса «Хозяин времени» от Евгения Попова, многие кардинально меняют свою жизнь и ежедневно пользуются специальным скриптом (установленном в телефоне или в компьютере) по планированию своего дня!

Успей за день сделать то, что накопилось за неделю и вот увидишь, как круто измениться твоя жизнь!

Хватит быть «овощем»! Будь активным! Живи яркой жизнью!

P.S. Я лично купила курс «Хозяин времени» от Е. Попова сразу же на 5-ый день после его выпуска! Поэтому советую всем без сомнений: покупайте и учитесь продуктивно управлять своим временем!



Тайм-менеджмент учит всех нас эффективно управлять своей жизнью, наслаждаться каждым моментом времени, в котором мы находимся сейчас, находить время для родных и близких нам людей, выделять время для саморазвития – жизнь начнет приобретать яркие краски и становиться куда более интересней!

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Темп жизни большинства современных людей сложно назвать размеренным или спокойным. Это постоянный дефицит времени и авралы, регулярное пребывание в состоянии, когда непонятно за выполнение какой работы хвататься именно сейчас. Все это негативно отражается не только на эмоциональном состоянии, но и на личной производительности. Только тайм менеджмент поможет решить подобные проблемы и организовать время таким образом, чтобы появилась возможность жить полной жизнью, а не ограничиваться вечными хлопотами.

По мнению психологов даже при «катастрофическом дефиците времени» выход есть.

Существующие инструменты тайм менеджмента помогают понять: главное иметь стремление хоть немного и пересмотреть отношение к личному времени. Многие могут стать примером, что при правильном использовании тайм менеджмент дает отличные результаты. Ведь каждый из них знает как не только составлять много планов, но и успевать многое сделать.

Преимущества применения

Навык рационального использования времени предоставляет человеку немало разных преимуществ и может пригодиться практически в любом поле деятельности. Для подростков и школьников знание законов организации времени и их использование помогает научиться жить так, чтобы хватало времени не только для учебы, но и для отдыха и общения с друзьями. Взрослым же людям основы применения тайм менеджмента помогут в работе, творчестве, семейных отношениях, бизнесе и других сферах.

Какие конкретно преимущества получает человек при использовании данной системы:

• ему удается достигать больше поставленных целей;
• он успешен во всех сферах деятельности;
• он достигает поставленных задач быстрее, чем те, кто не знает, что такое тайм менеджмент и не используют его;
• за короткий промежуток времени может выполнять множество различных дел;
• человек имеет намного больше времени для самосовершенствования, отдыха, хобби и нахождения с близкими людьми;
• он не страдает от постоянной усталости, меньше подвержен стрессам;
  он всегда имеет четкий план действий;
• владеет внутренней свободой и способностью контролировать свою жизнь.

Роль мотивации в умении организовывать свое время

Прежде чем непосредственно переходить к выяснению, чем же является тайм менеджмент, необходимо разобраться с основными причинами нехватки времени. Первой и, наверное, основной причиной является нежелание выполнять определенные обязанности. Вторым виновником считается отсутствие интереса к делу, а третьим – неорганизованность. Четвертой же причиной дефицита времени является слишком длительная подготовка к выполнению какой-либо задачи.

Тайм менеджмент (англ. time management) - технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Например, если не хочется выполнять какую-то работу, стоит поискать ее плюсы. Возможно, она может поспособствовать прибавке к зарплате, повышению в должности, даст ощущение удовлетворения от выполненного долга или же предшествует отличному отдыху.

Как один из наиболее эффективных инструментов тайм менеджмента, должна использоваться и для домашней рутинной работы. Ведь если ее не выполнять – в семье уничтожится внешняя и внутренняя атмосфера комфорта. В то время как борьба с хаосом поможет избавиться от внутренней несобранности и направить энергию в нужное русло.

Анализ временных затрат

Определившись с мотивацией, не стоит сразу же бросаться решать свои задачи. Так как эффективный тайм менеджмент основывается на контроле времени и сокращении непроизводительных его затрат, начинать необходимо с анализа текущей структуры дня. Для каждого дела нужно зафиксировать основные параметры: время начала и завершения, краткое описание, эффективность или моменты, которые препятствовали выполнению задачи. Удобнее всего делать это в виде таблицы.

Безусловно, можно фиксировать и другие моменты. Например, включить столбцы с разделением задач на личные и рабочие, либо указывать все перекуры и перерывы на чай, отвлечение на проверку обновлений в социальных сетях или чтение писем из электронной почты. В дальнейшем при использовании тайм менеджмента это поможет разобраться с тем, от каких дел стоит отказаться, чтобы успевать выполнять главные задачи и каким образом распределить дела в течение дня.

Старайтесь исключить из своей жизни «пожирателей времени»

Насколько эффективным может быть тайм менеджмент можно оценить, если обратить внимание сколько времени множество людей убивает и крадет у самих себя. К сожалению, просиживание часами за проверкой почты, общением в социальных сетях или компьютерными играми как для взрослых, так и для подростков, в основном считается нормой.

Приняв решение заняться действительно полезным делом – необходимо на время отвлечься от подобных занятий и сконцентрироваться на выполнении поставленной задачи. Если же ежедневно в одно время, использовать основы тайм менеджмента и заниматься важными делами, через несколько месяцев это сформирует привычку.

Полезно также будет завести дневник и записывать в него все занятия, которые лишь пожирают время.

Существенно сэкономить время поможет также умение говорить «нет». Без этого невозможно представить тайм менеджмент, ведь сложно научиться организовать собственное время, если бесцельно его тратить на ненужные задания. Иногда стоит ответить твердым «нет» и конкретным людям, которые умеют только жаловаться, а также стараются сделать все, чтобы их работу выполнил кто-то другой.

Фильтрация информации

Изучая инструменты тайм менеджмента невозможно не остановиться на умении фильтровать различные данные. Многие имеют привычку забивать себе голову множеством никому не нужной информации. Например, прежде чем приобрести какую-либо бытовую технику или одежду многие несколько суток на различных сайтах изучают их характеристики.

С одной стороны подобная информация кажется полезной, но эффективным тайм менеджментом будет это лишь в том случае, если читать не все подряд, а уметь концентрироваться на наиболее важных и нужных характеристиках. Учитесь бегло изучать информацию и запоминать только то, что действительно полезно. Не нужно тратить драгоценное время и перенасыщать мозг множеством лишней информации!

Планирование – залог успеха

Эффективный тайм менеджмент – это составление планов, которое дает возможность на 25% увеличить свою продуктивность.

Если не записана – ее не существует. Перечень задач в данном случае является картой, которая не даст сбиться в пути для достижения этой цели.

Облегчить задачу помогут различные помощники. Например, можно в видимой части комнаты повесить доску и поделить ее пополам. Основы тайм менеджмента в данном случае можно применить так: на одной половине размещаются все идеи, которые хочется выполнить в ближайшее время.

Вторую же половину нужно поделить на три колонки: что запланировано, какие задачи в работе, и что уже выполнено. Каждую неделю задачи из первой половины доски можно перемещать в колонку «Запланировано». Если вы будете руководствоваться правилами, выполнение которых предполагает тайм менеджмент, к выходным все они окажутся в колонке «Выполнено».

Также можно воспользоваться ежедневником или планингом. Либо заполнять компактный календарь для фиксирования планов на ближайшие недели и месяцы. Могут быть и такие задачи, которые удобнее всего записывать в виде таблицы.

Выбор методики планирования

На сегодняшний день существует немало методик планирования. К наиболее популярным можно отнести:

• Метод «АБВ» (можно использовать и «ABC»). Его суть заключается в том, чтобы возле каждой задачи из списка ставить букву, указывающую на приоритет выполнения. При составлении плана согласно тайм менеджменту самые важные дела обозначаются буквой «А». Пока они не будут выполнены – к задачам, имеющим маркировку «Б» приступать нельзя.
• Хронометраж – это метод, который осуществляется путем замера и фиксации времени, необходимого для выполнения определенных целей. Что такое тайм менеджмент при использовании хронометража? Это выработка ощущения времени и эффективности работы. Чтобы научиться этому необходимо в течение 2-3 недель записывать все свои действия с точностью до 5 минут. Это поможет выявить так называемых «поглотителей времени» и отыскать резервы для выполнения важных задач.
• Среди лучших в мире инструментов тайм менеджмента, помогающих в планировании стоит отметить технику SMART. Эта аббревиатура составлена из первых букв слов, которые характеризуют цель. Она должна быть: конкретная, измеримая, достижимая, соотносима с другими задачами и имеющая четкие временные рамки.

Не знаете, как успевать больше – каждое утро «съедайте лягушку»

В рамках, которые предлагает тайм менеджмент, эта техника достаточно простая и эффективная. Ее суть заключается в том, чтобы в первой половине дня (желательно утром), выполнять необходимое, но не очень приятное дело. Подобные занятия в основном откладываются и нередко вовсе не выполняются. Вряд ли эффективный тайм менеджмент предполагает очень большие затраты времени на осуществление подобных целей. К тому же, неприятные дела имеют свойство накапливаться. В таком случае их выполнение может растягиваться на месяцы и годы.

В роли лягушек тайм менеджмент чаще всего определяет дела, к которым не знаешь как подступиться. Также это могут быть задания, для выполнения которых ожидаются какие-то идеальные условия. Если такие дела поочередно выполнять каждое утро – со временем количество незавершенных дел будет сведено к минимуму. Целью этой технологии в тайм менеджменте является выработка полезной привычки сосредотачиваться на текущих делах и выполнять их быстрее.

Если цель большая – ее можно разделить

Многие опускают руки, когда им необходимо взяться за выполнение какой-либо глобальной задачи, например, сложного проекта. Какими инструментами тайм менеджмента можно воспользоваться в такой ситуации? Прежде всего, необходимо поделить основную задачу на несколько вспомогательных и выполнять каждую из них отдельно. Это поможет не только более быстрой реализации проекта, но и лучшему его пониманию.

Среди тех, кто занимается тайм менеджментом, многие подобную задачу облегчают, рисуя своеобразное дерево. В роли его ствола выступает главная задача, а подзадачи – это ветки. Делать разветвления нужно до тех пор, пока весь процесс выполнения цели не станет понятным и предельно простым.

Есть время работать, есть время отдыхать

Используя в своей жизни тайм менеджмент, нельзя забывать о том, что каждый человек имеет свои биологические часы. Они влияют на то, в какой период суток будет наибольшим пик активности. Например, если это время с 6.00 до 10.00 – именно на эти часы стоит запланировать наиболее важные дела и задачи.

Руководствуясь принципами тайм менеджмента в таком случае можно успеть выполнить максимальное количество заданий. Так как в другое время реакция будет более медленной, а работоспособность – сниженной.

На основе наблюдений за своими биологическими часами стоит также выделять время для отдыха. Не стоит упускать из виду, что от этого во многом зависит насколько эффективным будет тайм менеджмент. Во время отдыха ресурсы организма восстанавливаются, и он может лучше и быстрее справиться с поставленными перед ним целями. Если же человек будет валиться от усталости с ног – качество работы вряд ли будет хорошим.

Всегда оставляйте запас времени

Прежде всего, стоит отметить, что тайм менеджмент должен облегчить жизнь и научить использовать время с пользой. Однако это не повод составлять настолько загруженные графики, чтобы в них не было ни единой свободной минуты. На каждый день нужно оставлять определенный запас времени. Ведь каким бы продуманным ни был time management, необходимое для выполнения всех задач время точно определить сложно.

Поэтому, чтобы не паниковать по поводу того, что необходимо уже приступать к выполнению следующей задачи – лучше заранее запланировать чуть больше времени. Даже если вы справитесь вовремя – оставшееся время можно будет использовать для решения менее важных вопросов или же для отдыха.

Главная » Правила в английском языке » Тайм менеджмент для управленца. Тайм-менеджмент — лучшие методы управления временем