Важное несрочное. Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни

Прочитано: 7 189

Почему рушатся планы? Потому что в потоке повседневных дел мы стремимся к выполнению срочных дел, забывая о важных и обязательных. В чем разница? В правильности приоритетов! Не всегда важные дела являются срочными, а срочные – важные. Как так? Очень просто. И разобраться с этим помогут «квадранты Кови». Второе их название – матрица приоритетов Эйзенхауэра.

Важно и срочное: термины и уточнения

Важность и Срочность.

Срочные дела требуют немедленного, незамедлительного участия или решения. Их надо делать моментально, иначе случится пожар, форс-мажор, катастрофа. Срочные дела нуждаются в реактивном реагировании, заставляя отменять все планы и важные дела.

Важные дела подразумевают . Они нужны для достижения поставленных глобальных целей, предварительного решения важных задач, реализации возможностей. Занимаясь выполнением важных дел, человек достигает высоких результатов, успешности. Жизнь протекает четко, размеренно и целеустремленно.

К сожалению, важные дела в нашей жизни часто лишены приоритетного значения. Почему? Потому что вся повседневность направлена на решение срочных задач.

Как это исправить?

Использовать матрицу Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Иногда для этой же цели рекомендуют квадраты времени Кови.

Чем различаются матрица квадрантов Стивена Кови и матрица дел Эйзенхауэра?

Собственно, ничем.

Оба метода подразумевают идентичные подходы к планированию. А разные названия получили из-за знаменитых разработчиков систем. Так уж получилось, что Дуайт Эйзенхауэр использовал в повседневной работе ту же технику, что описал в своей книге Стивен Кови.

Два великих человека. Два названия. Один метод.

Квадранты Кови: матрица структуры дел

Расстановка приоритетов по матрице Эйзенхауэра подразумевает градирование всех дел и задач на 4 блока по их важности и срочности выполнения:

• важное/срочное;
• важное/несрочное;
• неважное/срочное;
• неважное/несрочное.

Если сделать предварительно – выписать все ближайшие и далекие дела в один список, то можно легко заполнить любой квадрат Стивена Кови. Достаточно оценить значимость и срочность всех имеющихся задач.

Как делить задачи по матрице Эйзенхауэра?

Высокоэффективный тайм-менеджмент по матрице Эйзенхауэра

Если посмотреть на структуру каждого блока непредвзято, то видны особенности каждого квадрат:

• Квадрат A – постоянный цейтнот, «пожар», нервы и реактивный ритм жизни.
• Квадрат B – решение стратегических задач, проактивность, работа на результат и успех.
• Квадрат C – хронофаги в их разных вариантах.
• Квадрат D – прокрастинация.

То есть при определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра внимания заслуживают только дела второго блока. А по факту занимаемся мы задачами «срочных» квадратов», тратя нервы и отвлекаясь на ненужные факторы.

Что делать с этими знаниями?

Все очень просто. Планирование времени в соответствии с матрицей Эйзенхауэра подразумевает проактивный подход и применение лучших инструментов тайм-менеджмента.

Использовать можно:

• С – отвлечения всех видов, которые нужно контролировать и держать в узде.
• D – бессмысленное времяпровождение, которое легко заменить заслуженным запланированным отдыхом после выполнения дел.

Кто-то думает, что домохозяйкам не нужно планирование и четкий график. Все наоборот.

Бесконечно занятые собой и детьми женщины более чем кто другой нуждаются в правильной структуре дня.

Матрица срочности и важности матрица Эйзенхауэра – удобное упражнение, помощник и советчик на каждый день. Использование квадрантов Кови значительно снижает уровень стресса в повседневной жизни и делах.

Матрица Эйзенхауэра (матрица приоритетов) – один из самых известных инструментов для управления своим временем. Ее придумал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США. Быть главой государства – дело хлопотное, такой человек всегда очень занят, т.к. его работа соединяет в себе разные функции. За день ему надо успеть переделать массу дел.

Поэтому Эйзенхауэр начал испытывать разные инструменты тайм-менеджмента. Он хотел найти нечто самое эффективное. Но так и не нашел такого, чтобы его удовлетворило. Поэтому, в конце концов, он создал собственный инструмент, который в последствии получил его имя.

Организаторские способности Эйзенхауэра ценились всегда и везде. И совершенно заслуженно. Сейчас же матрицу Эйзенхауэра считают одним из самых эффективных средств для составления планов на короткий срок.

Этот замечательный инструмент, несомненно, будет полезен каждому современному человеку. Сегодня всем нужно уметь управлять своим временем. Ведь жизнь наша проходит в спешке и суете. Но, несмотря на гигантские усилия, редко кто бывает доволен результатами своей деятельности.

Все чаще люди жалуются на нехватку времени. Хотя всем нам каждый день выделяется одинаковое число минут. Однако кто-то успевает все, а кто-то беспечно тратит свое время на бесполезные дела. Матрица Эйзенхауэра помогает правильно организовать свое время и тем самым резко повысить свою эффективность.

Что такое
матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра используется для планирования на небольшой срок (один или несколько дней). Это эффективный метод обработки тех списков дел, что человек планирует сделать за этот срок. Как правило, люди составляют столь длинные списки, что все дела из них априори невозможно переделать.

В итоге у них накапливаются недоделанные и . А это опасно, т.к. незавершенка не только тормозит движение к цели, но и вообще может навредить дальнейшему развитию жизни. Ведь велика вероятность распыления сил и энергии на то, что совершенно человеку не нужно.

Матрица Эйзенхауэра позволяет быстро и эффективно разобраться со списком дел, распределив эти дела по категориям. В результате человек ясно видит все самые важные дела, а также те дела, что вообще не стоят его внимания.

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4 полей (квадрантов) – по одному на каждую категорию дел. Категории определяются по принципу срочности и важности : важно – не важно, срочно – не срочно. На рисунке ниже видно, как распределяются эти квадранты.

В каждый квадрант из общего списка дел вносятся лишь те дела, что удовлетворяют критерию данного квадранта.

Описание квадрантов
матрицы Эйзенхауэра

Чтобы понять, как же нужно работать с матрицей Эйзенхауэра, прежде всего, нужно разобраться с ее квадрантами – что же туда вносить. Как я уже говорила, мы рассматриваем лишь те дела, которые вы планируете выполнить в течение дня или какого-то небольшого периода.

Квадрант 1.
Срочные и важные дела.

Самый большой и главный секрет матрицы Эйзенхауэра в том, что первый квадрант должен всегда оставаться пустым . Только в этом случае можно сказать, что человек умеет эффективно распределять свое время и умеет хорошо планировать.

Если же есть дела, которые нужно вписать в первый квадрант, то это означает, что в жизни человека присутствуют авралы. Он не умеет правильно планировать и привык откладывать все до последнего момента. Он берется за дело лишь тогда, когда вот-вот истекают все сроки.

Поэтому, если вы стремитесь быть эффективным, то, прежде всего, вам следует найти все те причины, что мешают вашей продуктивной работе. Могу вас огорчить, что таких причин может быть огромное множество, начиная от неумения планировать и заканчивая прокрастинацией.

Естественно, все эти препятствия должны быть убраны в первую очередь. Иначе вообще не стоит говорить об эффективности.

Все же иногда могут возникнуть какие-то непредвиденные дела, которые нужно внести в первый квадрант. Но будьте аккуратны. Помните, что для выбора этих дел есть два основных критерия:

1. 1. Невыполнение дела грозит отбросить назад в достижении цели.
   2. Невыполнение дела может повлечь за собой неприятности – ухудшение здоровья (при зубной боли), денежный штраф (при неуплате кредита), затопление (при протекании трубы) и т.п.

Конечно, лучше всего об этом думать заранее и вообще не допускать подобных ситуаций. Всегда гораздо легче предотвратить возможные неприятности, чем ликвидировать последствия. Обдумывайте и делайте все вовремя. Ну, а если дела из этого квадранта не нуждаются в вашем непосредственном участии, то их вообще стоит кому-то делегировать.

Квадрант 2.
Важные и не очень срочные дела.

Эйзенхауэр считал работу с делами данного квадранта самой важной . Если человек своевременно помещает сюда задачу и последовательно ее исполняет, то данному делу он может посвятить столько времени, сколько оно требует.

Причем, он может работать без спешки, суеты и не страдать потом от разных пагубных последствий. Так, профилактический осмотр у зубного защитит от неожиданной зубной боли, а своевременная работа над отчетом избавит от ночных переработок.

В эту группу задач обязательно надо вносить дела, что направлены на достижение своих целей .

Как раз на эти дела нужно сосредотачивать максимальное внимание и именно сюда надо прилагать все свои силы. Ибо целенаправленное и методичное выполнение дел данного квадранта гарантирует большую отдачу в будущем.

В список дел второго квадранта обязательно надо включить задачи по личностному росту, саморазвитию, заботе о своем здоровье. Ведь все это составляет фундамент любого успеха. Сюда же должны входить задачи по анализу своих действий, а также разработка новых планов и анализ новых возможностей и перспектив.

Отсутствие бремени срочности позволяет вам выполнять поставленные задачи максимально качественно. Но не забывайте, что за сроками все же надо следить. И несвоевременное выполнение этих задач может перевести их в первый квадрант. А вот такого исхода надо остерегаться.

Квадрант 3.
Срочные и неважные дела.

В этот квадрант помещают дела, что мешают эффективно работать, т.к. требуют к себе срочного внимания. Надо быть особо внимательным к таким делам. Часто их путают с задачами первого квадранта. Но не все срочное есть важным. Основной критерий для различения срочного и важного – приближает ли данное дело вас к цели или нет. В третий квадрант входят задачи, что никак не связаны с вашей целью.

Поэтому всегда надо четко , помнить о них и быть сфокусированным на них. Самое простое – всегда иметь их описание перед глазами.

В третий квадрант попадают многие бытовые дела, например, ремонт обуви в конце сезона, помощь соседу в перевозке мебели, неважные телефонные звонки. Здесь могут появиться и незапланированные ранее дела, типа какая-то срочная встреча. А вот ремонт компьютера, к примеру, может быть и важным (если вы работаете на нем или ведете блог), и неважным (если вы используете его только для игр).

Так что, не стоит путать важность и срочность. Почему-то большинство людей автоматически начинают считать срочные дела важными. В результате в их жизни возникает напряженность и цейтнот, а их день наполняется суматохой.

Суматоха всегда удаляет от цели. Основоположник менеджмента, Фредерик Тейлор, в свое время говорил, что организацию дел можно считать хорошей, если все делается не спеша и без суеты.

Как правило, дела третьего квадранта всего лишь отвлекают от того, на что вы нацелены и что реально вам нужно. Они попросту съедают время . Поэтому лучше всего постараться не рассеивать внимание на такие дела. Понять же, важное дело или нет, достаточно просто – всего лишь спросите себя “Что произойдет, если я этого не сделаю? “.

Квадрант 4.
Неважные и несрочные дела.

Сюда попадают все то, что мы делаем почти каждый день, но это никак не связано с нашей работой: просмотр телевизора, пустые телефонные разговоры, компьютерные игры, посещение форумов, социальных сетей и т.д. Это обычно приятные дела, но вовсе не обязательные.

Эти дела Эйзенхауэр назвал настоящими “пожирателями времени “, что снижают продуктивность дня.

Неужели кому-то не жалко потратить 203 часа на ? А ведь это больше недели нашей жизни. И это время можно было бы использовать более продуктивно.

Такие дела можно просто не делать, или же делать лишь тогда, когда у вас остается свободное время. В общей очереди ваших дел они должны стоять в самом конце. И еще не забывайте жестко лимитировать время, которые вы выделяете на такие дела.

Кое-кто может сказать, что подобные занятия помогают ему отдыхать. Но это сложно назвать полноценным отдыхом. Такие занятия не просто бесполезны, они – вредны. Лучше отдыхать качественно.

Так что найдите свои пожиратели времени и установите над ними жесткий контроль .

Кстати, многие рутинные дела из четвертого квадранта можно и нужно . В любой семье можно распределить обязанности, чтобы не перенапрягать себя и все делать спокойно.

Два больших плюса
матрицы Эйзенхауэра

Эта матрица станет незаменимым помощником для тех, кто мечтает повысить эффективность своей работы.

Во-первых , даже само по себе простое распределение дел по квадрантам ясно покажет, что для вас актуально, а что нет.

Очень часто мы привыкли работать на автоматизме. И если что-то когда-то было записано в нашем списке, то его обязательно надо выполнить. А если это дело потеряло актуальность? Выходит, мы занимаемся работой ради самой работы.

С чистой совесть все неактуальные дела можно убрать. Вы даже не заметите последствий их отсутствия. Даже, если вы какие-то из них начали делать и не доделали, то так же спокойно можно забыть об этом.

Во-вторых , матрица учит правильно планировать.

Когда человек просто составляет себе списки дел, зачастую, ему очень трудно оценить объем взваливаемой на себя работы. Вот так и возникают не просто списки, а длинющие простыни. невыполненные дела переносятся изо дня в день, дополняя то. что возникает вновь.

Как бы там не было, но существует чисто физическое ограничение, сколько чего ты можешь сделать за день. Но такое простое ограничение часто просто не сознается. Работа с матрицей добавляет осознанности и позволяет перейти к более грамотному планированию.

Тест по оценке
вашей продуктивности

Многим людям сложно оценить свое умение организовывать трудовой процесс. И это закономерно. Нужные навыки не даются нам от рождения. Их надо в себе вырабатывать. Но ведь для этого надо знать, каких навыков тебе не хватает. Тогда будет проще найти техники, что помогут развить нужные качества.

В этом вам поможет прекрасный тест «Умеете ли вы организовывать свой труд». Это брошюра из 8 страниц, в которой помимо теста даны ключи для его расшифровки, а также пояснение к полученным результатам.

Данный тест позволит лучше понять, что же вам мешает добиться успеха, что нужно изменить и что выработать в себе для этого. Он

• покажет, насколько эффективно вы можете действовать для решения поставленных задач;
• поможет определить, что же вам надо сделать для получения более высоких результатов.

Данный тест условно бесплатен. Я подготовила его как ответный подарок на денежную поддержку этого сайта. Меня постоянно спрашивают о том, как можно выразить благодарность за мою работу. Просто. Угостите меня чашечкой кофе. Я его очень люблю и получаю массу удовольствия. А я в ответ отблагодарю вас этим тестом.

Чтобы получить данный тест, внесите 100 руб. на Яндекс-кошелек или WebMoney. Жители Украины на WebMoney могут внести гривну (50 грн. ).

Номера кошельков:

WebMoney R213267026024 (рубли)
U136906760978 (гривна)

Яндекс-кошелек 410011224648992

При перечислении в Примечаниях укажите свою Фамилию и Имя .

После этого:

1. Напишите мне в Форме обратной связи (разделе Контакты), категория!Финансовые вопросы».
2. Укажите, куда вы перечислили деньги и откуда.
3. Тест вам будет выслан на e-mail, который вы укажите в Форме обратной связи.

На этом мы пока прервем наше рассмотрение матрицы Эйзенхауэра. Я предлагаю вам хорошо обдумать данную информацию, попытаться ею воспользоваться, чтобы разбить свои дела по данным категориям. А во второй части статьи мы уже познакомимся более детально с тем, как же надо работать с данной матрицей.

Бронни Вэр (Bronnie Ware) на протяжении многих лет была медсестрой в отделении паллиативной терапии. Вэр заботилась о пациентах в последние 12 недель их жизни. Впоследствии она составила список из пяти сожалений, о которых она слышала от пациентов чаще всего:

1. Мне жаль, что у меня было недостаточно храбрости для того, чтобы принимать решения исходя из собственных желаний, а не ориентируясь на мнение окружающих
2. Мне жаль, что я работал недостаточно усердно
3. Мне жаль, что у меня не было смелости, чтобы открыто выразить свои чувства
4. Мне жаль, что я уделял друзьям слишком мало времени
5. Мне жаль, что я не позволял себе быть по-настоящему счастливым

Каждый день люди сталкиваются с сотнями самых разных задач. Генеральный директор Evernote Фил Либин (Phil Libin) выделяет два типа таких дел:

1. Срочные задачи — дела, специфика которых не позволяет отложить их на более позднее время. Примером может служить необходимость принять важный звонок или отправить срочный email.
2. Важные задачи — дела, не требующие сиюминутных решений, но способствующие достижению долгосрочных целей. К этому типу задач относится, к примеру, поиск помещения для кафе, которое вы хотели бы открыть в будущем.

Дуайт Эйзенхауэр как-то сказал: «Важные дела редко бывают срочными, а срочные дела редко бывают важными ».

Нескончаемый поток срочных задач может просто-напросто перекрыть вам путь к задачам важным. Но что вы можете сделать, чтобы не допустить подобного сценария?

Используйте матрицу решений

Матрица решений является простым и эффективным инструментом, помогающим расставить приоритеты:

В левом верхнем квадранте матрицы располагаются важные и срочные задачи (пример: разрешение кризисной ситуации в компании).

Правый верхний квадрант включает в себя задачи, которые являются важными, но при этом не требуют срочного выполнения (пример: составление долгосрочного плана развития фирмы).

Левый нижний квадрант, напротив, содержит срочные, но не слишком важные задачи (пример: выбор блюда в ресторане).

Наконец, в правом нижнем квадранте находятся задачи, которые не являются ни важными, ни срочными (пример: прокачка героя в одной из MMORPG).

Очевидно, что выполнение задач из четвертого квадранта матрицы является наименее продуктивным способом потратить время. Понятно также, что в первую очередь следует разбираться с делами, сочетающими в себе важность и срочность. Вопросы возникают в тот момент, когда перед вами встает выбор: направить усилия на выполнение важной, но не слишком срочной задачи, или же отдать приоритет срочной, хотя и не слишком важной задаче.

В большинстве своем люди в подобных ситуациях ставят на первое место неотложные дела. Как итог, выполнение важных задач отодвигается на неопределенный срок.

Пабло Пикассо говорил: «На завтра стоит откладывать лишь то, что можно было бы бросить незавершенным и умереть без сожалений». Если вы считаете какую-то задачу действительно важной, отсутствие четких сроков ее выполнения не должно становиться препятствием на вашем пути.

Сделайте важное дело срочным

Вы раз за разом откладываете важную задачу на потом? Лишите себя такой возможности, установив крайний срок выполнения этой задачи.

Если вы давно мечтаете записаться в спортзал или начать учиться играть на саксофоне, попробуйте поставить себя в более жесткие условия, установив срок, в течение которого вы должны будете сделать шаг к своей цели.

Речь идет о масштабной задаче? В таком случае, есть смысл разделить процесс ее выполнения на несколько этапов и установить крайние сроки для каждого из них.

Придайте крайним срокам вес

Необходимо понимать, что сами по себе временные границы еще не являются эффективным триггером. Если вы решили, к примеру, что с завтрашнего дня начнете совершать утренние пробежки, ничто не помешает вам передумать в последний момент. А что, если завтра вы должны внести арендную плату за жилье? Вероятно, вы сделаете это, поскольку конфликт с владельцем жилья, а тем более судебное разбирательство вряд ли входит в ваши планы.

Проблема искусственных крайних сроков заключается в том, что изначально они ничем не подкреплены. Как же вы можете исправить ситуацию?

Расскажите о своих планах другим людям

Если о сроке, который человек отвел на выполнение той или иной задачи, известно только ему самому, он рискует обмануть только собственные ожидания. Поведав о своих планах другим людям, вы получаете дополнительный стимул к активным действиям.

Художник, публично объявивший дату проведения своей выставки, вероятно, приложит максимум усилий для того, чтобы закончить последнюю картину к назначенному сроку.

"Срочные дела часто мешают делать важные"
Учебник по МВА

Часто, когда дел становится слишком много, мы начинаем чувствовать себя как "белка в колесе". А все почему? Потому что те горы дел, которые мы перелопачиваем за день в большей степени занимают наше время и утомляют, чем продвигают нас к нашим целям. Мы крутимся, бежим, стараемся, спешим, без остановки что-то делаем, решаем, печатаем, составляем, штампуем, везем, грузим, презентуем, ремонтируем и т.д. и т.п. Список можно продолжать до бесконечности. А на завтра еще большая груда дел сваливается на нас, и, кажется, что нет этому ни конца, ни края. То, что такое происходит, говорит о том, что в своей повседневной работе, домашних и личных делах мы скорее заняты срочными делами, нежели важными ! И все бы ничего, только если так происходит довольно долго, то со временем теряется мотивация вообще что-либо делать! В критических случаях может дойти даже до того, что любимая некогда работа, становится просто ненавистной! И даже долгожданный отпуск спасает лишь ненадолго!
Как же быть? Как, оставаясь эффективным, не потерять себя в водовороте "текучки"?
Середина рабочей недели хорошо подходит, чтобы хорошенько поразмыслить над вопросом, как сделать оставшуюся часть времени наиболее эффективной и плодотворной. Используя древнюю идею декартовых координат (известную каждому со школьной скамьи), мы предлагаем Вам очень эффективный и при этом простой механизм ранжирования ваших дел относительно двух осей - ось Х "срочное", ось Y - "важное".
Расчертив привычным движением лист на 4 квадрата, мы получаем следующую матрицу:

Инструкция по применению:

1. Для начала, соберите ВСЕ СВОИ ДЕЛА в один список - для этого можно использовать привычные текстовые редакторы, планировщики, ваш ежедневник или просто чистый лист бумаги. Записывайте в этот список все ваши дела подряд. Все, что вы запланировали на день, все, что "тянется" изо дня в день много недель, все, что нужно сделать "но никак руки не доходят" и так далее. По моим наблюдениям, список может получиться довольно внушительный и 40 пунктов и 120 и даже более 200, поэтому и время, отведенное на его составление, выбирайте индивидуально - от 2-3 часов до 2-3 дней.
2. Затем заполните приведенную выше матрицу делами ТОЛЬКО ИЗ СПИСКА . Если какие-то дела не вошли в список, прежде, чем их внести в матрицу, спросите себя "Так ли уж они важны для меня? Действительно ли они являются срочными?". Если вы ответите "Да" на оба эти вопроса, то у меня к вам еще один вопрос: "Почему же тогда они не вошли в первоначальный список?". В любом случае, решать вам - включать забытые дела в матрицу или нет.

3. После того, как матрица полностью заполнена, начните реализацию планов из верхнего правого квадрата. Когда все дела в нем будут "оптичены" либо вычеркнуты, перейдите в зависимости от ваших приоритетов либо к выполнению дел левом верхнем, либо в правом нижнем квадратах . "Волшебство" применения матрицы "важное-срочное" заключается в том, что почти никогда не приходится выполнять пункты из левого нижнего квадрата - их либо сделает кто-то за вас (для кого они, например, являются делами из квадрата "важное и срочное"), либо отпадут "за ненадобностью" (принцип ПВО - подожди выполнять отменят - еще никто не отменял).
P.S. Несколько лет назад я предложила заполнить эту матрицу одному из своих клиентов - "биг-босса", в подчинении у которого по сей день трудится "армия сотрудников": он в какой-то момент пожаловался, что "завален делами" и хотел бы выработать некую систему, позволяющую максимально быстро расставлять приоритеты в текущих вопросах. Тогда я расчертила листок бумаги на 4 квадрата, надписала каждый, как вы видите на рисунке, и положила перед ним, подробно рассказав как нужно заполнить матрицу.
Он внимательно выслушал инструкцию, посмотрел на матрицу, посмотрел на меня - развернул лист, подвинул ко мне и, улыбаясь, сказал: "Ну что Вы, Оксаночка, мне предлагаете? Я не занимаюсь не важными делами - для этого у меня есть подчиненные. А у меня все дела важные и срочные - в этом то и проблема!"
Услышав такой ответ, я тоже улыбнулась и надписала на листе только одно слово, вернув матрицу клиенту. Следующие полчаса ушли на то, чтобы заполнить квадраты матрицы различными делами из списка в ежедневнике. Через 2 дня все секретари и сотрудники фирмы были "оснащены" этой матрицей для ежедневного планирования (подчиненным, естественно, предлагалась первая версия). А у меня с тех пор в дополнение к Матрице "важное-срочное" есть матрица "важное-срочное" для руководителей, как отдельный инструмент!
Вы можете сами прямо сейчас изобрести "продвинутую" версию матрицы, если найдете то слово, которое кардинально смещает фокус внимания, сохраняя основную идею работы с матрицей не тронутой, или приходите на курс- я обязательно расскажу эту историю и предложу Вашему вниманию обновленную форму "для руководителей".

Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными .

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

• A – срочные и важные
• B – важные, но не срочные
• С- срочные, но не важные
• D – не срочные и не важные

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

Главная » Обучение за рубежом » Важное несрочное. Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни