Планирование календаря руководителя. Планирование рабочего времени

Из этой статьи вы узнаете:

• По каким причинам возникает дефицит рабочего времени
• Каких правил нужно придерживаться при планировании рабочего времени в течение дня
• Какие методы применяются при планировании рабочего времени
• Как проверить эффективность планирования рабочего времени сотрудников

Планирование рабочего времени включает в себя эффективное управление временем и технологию его рационального использования для того, чтобы достичь цели какой-либо организации и повысить результативность деятельности. В современном мире также именуется тайм-менеджментом. Время является самым невосполнимым и ценным ресурсом, поэтому использовать его необходимо очень рационально. Также необходимо работать над умением планировать свое рабочее время.

Почему так важно планирование рабочего времени

Утверждать, что временем можно управлять, – не совсем правильно. Время не может зависеть от каких-то процессов, не обозначает постоянную величину, оно не может ускоряться либо тормозить.

Важно уметь использовать различные инструменты для планирования рабочего времени независимо от должности сотрудника предприятия. Это важно учитывать на всех уровнях – от подчиненных до начальников. Результативное планирование рабочего времени напрямую оказывает влияние на производительность труда, а, следовательно, и на прибыль предприятия.

Для каждого сотрудника эффективное планирование рабочего времени влияет на завершение к необходимому сроку всех намеченных дел.

Одним из показателей, который обязательно учитывается в организации, является фонд рабочего времени. Он определяет потребляемые ресурсы рабочего времени и влияет на количество работающих сотрудников, а, следовательно, и на материальные затраты организации.

Когда необходимо планирование рабочего времени

Дефицит – это значит недостача чего-либо. При планировании рабочего времени этот термин обозначает недостачу рабочего времени для исполнения определенной задачи отдельным сотрудником либо структурным подразделением и организацией в целом.

В результате это может привести к срыву срока выполнения заказа, который может повлечь за собой негативные последствия. Чаще всего неумелое планирование рабочего времени связано с безграмотностью руководителя организации.

Причины, приводящие к недостатку времени, классифицируются на три группы:

1. Личные качества начальника.
2. Действия руководителя.
3. Независимые причины.

Личные качества начальника , которые приводят к потерям рабочего времени и связаны с неправильным его планированием, выражаются в следующем:

1. Суета, то есть неуравновешенные и нервозные действия, эффективность которых сводится к нулевому результату.
2. Систематическая спешка.
3. Недостаток отдыха из-за задержек на работе или доработок дома, необходимого для восстановления высокой работоспособности.

При безграмотных действиях начальника и без планирования рабочего времени появляются следующие признаки неорганизованности:

1. Отсутствие мотивации у персонала.
2. Разрушение межличностной коммуникации в организации.
3. Неумение упорядочить дела по уровню их важности.
4. Неспособность передать часть полномочий подчиненным.

Причинами, которые не зависят от воли руководителя и ведут к дефициту рабочего времени у него самого и всех сотрудников организации, с точки зрения планирования рабочего времени являются:

1. Длинный перечень заданий, поручений, дел.
2. Внеплановые действия.

В большинстве случаев вышеизложенные причины не появляются порознь. Обычно одна следует из другой.

В конечном счете, складывается тупиковая ситуация, улучшить которую можно эффективным планированием рабочего времени. Также следует установить контроль над осуществлением плановых мероприятий и проверку потраченного рабочего времени.

Основные правила планирования рабочего времени в течение дня

Правила планирования рабочего времени в начале рабочего дня

• С самого утра необходимо настроиться на позитивное настроение. Нужно стараться каждый день начинать только с положительных эмоций, поскольку настроение, с которым вы начнете решать предстоящие задачи, важно для достижения результата.
• С утра надо обязательно восполнить объем энергии и «зарядиться питательными веществами», т. е. позавтракать, а затем идти на работу.
• Работу лучше начинать в одно и то же время. Такая систематичность изо дня в день приводит к самодисциплине и способствует мобилизации ваших сил.
• С утра следует перепроверить план на день. Для этого можно воспользоваться методом АБВ-анализа либо принципом Эйзенхауэра.
• К выполнению заданий, поручений и дел следует приступать безотлагательно.
• Прежде всего нужно решить самые важные задачи.
• При наличии помощника руководителя или секретаря нужно согласовывать с ними текущий план на день.

Правила планирования рабочего времени в середине рабочего дня

• Ваше рабочее место должно быть подготовлено к продуктивной работе. С рабочего стола следует убрать документы и бумаги, которые вам пока не нужны для выполнения важных задач.
• Необходимо установить конкретный срок для выполнения каждого пункта плана на день.
• Следует воздерживаться от выполнения действий, которые могут вызвать обратную реакцию.
• Нужно уметь отстранять дополнительно появляющиеся задачи.
• Руководитель не должен быть импульсивным.
• Систематически нужно делать кратковременные паузы. В любой работе нужно предусматривать перерывы. Их регулярность и длительность должны быть индивидуальными. Небольшие перерывы также надо учитывать при планировании рабочего времени.
• Следует объединять в группы небольшие, схожие по смыслу задачи, и выполнять их сериями.
• Бывает, что часть сотрудников не доводят до конца одно дело, принимаясь за другое, – следует сначала завершить начатое. Беспорядочный переход в работе от задания к заданию, а иной раз и выполнение нескольких дел сразу не приведет к положительному результату.
• Умейте пользоваться временными промежутками.
• В течение дня должен быть предусмотрен час отдыха.
• Необходимо контролировать сроки выполнения заданий и отслеживать составленный план работ. При изменении приоритетных задач вносите изменения в план.

Правила планирования рабочего времени в конце рабочего дня

• К концу рабочего дня нужно закончить все запланированные дела. Невыполнение отдельных заданий приводит к риску невыполнения всего плана, и, как следствие, к скоплению дел, которые при «разгребании» потребуют дополнительных затрат рабочего времени.
• Вы должны следить за выполнением плана, контролировать себя.Сравните список того, что вы наметили, с тем, что выполнили. Разберитесь, почему отклонились «от курса». Это обязательное условие продуктивной деятельности.
• После проведенного анализа необходимо с вечера составить план на новый день, утром – перепроверить.

Влияние личностных факторов на планирование рабочего времени

На планирование рабочего времени также существенно влияет то, как вы себя настроите. Вы сами подсознательно можете препятствовать результативному планированию рабочего времени. Что именно может вам мешать:

1. Неопределенность вашей жизненной цели. Без стремления к чему-либо трудно решить, как и чем вы будете наполнять вашу жизнь.
2. Вам нравится ощущение постоянного драйва. Планируйте интересные дела помимо работы, чтобы у вас появилось стремление вовремя закончить рабочий день.
3. Вас пугает отсутствие какой-либо деятельности. Вы стараетесь занять каждую минуту рабочего времени, лишь бы не остаться наедине со своими мыслями? Лучше, решите свои проблемы раз и навсегда.
4. Вы не умеете отказывать и готовы взяться за решение любой задачи. Это приведет к тому, что вы забудете о личной жизни.
5. Вы боитесь потерпеть неудачу. Спросите себя: «Что такого плохого может произойти в случае моей неудачи?». Имейте в виду, неудачи помогают нам двигаться дальше.
6. Вы опасаетесь, что добьетесь успеха, к которому вы еще не готовы. Вы думаете о том, что в случае вашего карьерного роста, вы уже не сможете так часто быть с семьей и друзьями. Больше общайтесь с людьми, которые уже самореализовались, привыкайте к ощущению успеха.
7. Вы не готовы к переменам. Боязнь изменений в жизни вытекает из страха неудачи. Это можно преодолеть постепенным запланированным движением к своей цели.
8. Вы опасаетесь финала – для отдельных личностей непосредственно деятельность более важна, чем ее результат.

Нужно помнить, что после решения одной задачи, у Вас есть возможность взяться за более интересную.

Наиболее распространенные методы планирования рабочего времени

Принцип Парето (соотношение 80:20)

Согласно этому принципу, 20 % приложенных стараний ведут к 80%-ному результату, а оставшиеся 80 % от напряженного труда выдают лишь 20 % результата. Например:

Принцип Парето также применим в работе менеджера: на получение 80 % результата сотрудник тратит 20 % рабочего времени, оставшиеся 80 % рабочего времени дают только 20 % от общего результата. Это означает, что при планировании рабочего времени надо помнить, что рабочий день лучше начинать с решения самых важных и сложных задач, а «мелочь» оставить напоследок.

Последовательное применение принципа Парето становится реальным, если анализировать все задачи согласно их доли вклада в конечный результат и располагать их по АВС категориям.

Использование принципа Парето становится действительно возможным, если все задания систематизировать по их важности для достижения результата и расположить по АВС категориям.

АВС-планирование

Основная цель АВС-планирования рабочего времени состоит в том, чтобы выполнить последовательную расстановку задач по приоритету. ABC-планирование можно проводить в любой сфере деятельности. Если проанализировать в процентном соотношении более важные и менее важные дела, то мы увидим, что данное соотношение будет примерно одинаковым. Планирование рабочего времени начинаем с того, что все задачи распределяем по трем категориям в соответствии с их важностью. Для этого используются буквы A, B и C. Этот метод планирования рабочего времени стал популярен среди менеджеров в связи с тем, что дает ощутимый результат.

В основе методики ABC-планирования лежат следующие принципы:

• К категории А относят самые значимые задачи, которые составляют 15 % от общего количества задач менеджера. Но это действительно значимые задачи, которые составляют 65 % по вкладу при выполнении плана.
• К категории В относим просто значимые задачи, они будут составлять в среднем 20 % от общего числа задач и иметь 20%-ную важность в деятельности менеджера.
• К категории С относим наименее значимые задачи, они будут составлять 65 % от общего числа задач и иметь всего 15 % от важности всего результата труда.

По данной методике надо сначала решать наиболее важные задачи, затем переходить к чуть менее важным и напоследок оставить незначительные задачи, которые не оказывают особого влияния на результаты работы. Это надо учитывать при планировании рабочего времени.

Метод Эйзенхауэра

Для того чтобы правильно расставить приоритеты при планировании рабочего времени, можно использовать метод Эйзенхауэра.

Задайте себе вопросы:

• Привык ли я разбрасываться своим рабочим временем, решая одну срочную задачу вместо другой такой же срочной?
• Не получается ли так, что многие наиболее значимые задачи остаются вообще нерешенными из-за этой моей привычки?

Согласно принципу, предложенному американским генералом Д. Эйзенхауэром, преимущество решения задач надо рассматривать исходя из их значимости и отведенному времени.

Все дела, которые необходимо сделать, можно распределить на четыре группы:

1. Все неотложные и наиболее значимые задачи, которые нужно сделать в первоочередном порядке.
2. Неотложные, но не такие важные. Дело в том, что, так как они являются неотложными, мы хотим обязательно решить их настолько быстро, как будто они очень важные, прилагая максимум своей энергии. Но если это не так уж и важно, то лучше их отложить или их решение передать другому.
3. Значимые, но не такие срочные. Вследствие того, что данная группа дел не является срочной, они отодвигаются на потом. Но в один прекрасный момент они тоже становятся очень важными, но времени на их выполнение уже не нет. Самое время передать их для тщательного выполнения кому-то другому. Когда вы даете важное задание, это мотивирует и развивает персонал.
4. Несрочные и неважные задачи. Задания из данной группы зачастую занимают много места на рабочем столе. Многие, не понимая суть планирования рабочего времени, выполняют данные задания, несмотря на то, что тратят на них много времени. Если их надо сделать обязательно, постарайтесь потратить на них минимум своего времени.

Известный немецкий специалист в области менеджмента Л. Зайверт разработал определенные правила планирования рабочего вре­мени:

Планировать рабочий день на 60%, оставляя 20% на решение непредвиденных задач и 20 % на творческую деятельность (например, повышение квалификации).

2. Тщательно документировать и контролировать расход времени, что позволяет иметь о нем четкое представление, определяя будущие потребности в нем и правильное его распределение.

3. Дифференцировать задачи предстоящего периода на долго-, средне- и краткосрочные, устанавливая приоритет действий по их ре­шению.

4. Всегда последовательно до конца доводить начатое дело.

5.Составлять гибкие планы.

6.Планировать реальный объем задач, рассчитанных в соответст­вии с возможностями коллектива.

7. Использовать для планирования времени специальные бланки и карточки.

8. Переносить невыполненные задачи автоматически в планы сле­дующего периода.

9. Отражать в планах не только сами действия, но и ожидаемые ре­зультаты.

10. Задавать точные временные нормы и предусматривать на то или иное дело ровно столько времени, сколько на него действительно требуется.

11. Реализовать принцип самодисциплины, устанавливающий точ­ные сроки выполнения всех видов работ.

12. Определять приоритеты в делах.

Как показывает практика, главными причинами потерь рабочего времени являются: 1) отсутствие четкости в постановке целей и опре­делении приоритетов; 2) отсутствие планирования рабочего времени или его слабая организация; 3) низкий уровень дисциплины подчинен­ных; 4) слабое руководство, неумение работать с подчиненными, парт­нерами, посетителями.

Планирование рабочего времени является одной из главных задач руководителя, так же как и осуществление планирования деятельности организации в целом. В нашей стране менеджеры еще не научились этим заниматься и уделяют данному процессу в 4 раза меньше време­ни, чем американские коллеги. Как отмечают западные экономисты, начинать планирование необходимо с четкой постановки задач. Для этого составляется перечень дел и возможных препятствий, которые потребуют отдельного времени на их преодоление. Анализ этого пе­речня в дальнейшем позволит скорректировать план и исключить не­существенные моменты. Кроме того, планирование времени позволяет руководству критически осмысливать собственные идеи и находить эф­фективные способы их решения вовремя, создавая определенный ре­зерв времени. Планирование позволяет руководителю сконцентриро­ваться на главном с учетом сроков и времени решения основных задач. В результате планирования улучшается структура рабочего дня и возникает возможность составления расписания.

План предусматривает решение стоящих проблем в рациональной очередности . В первую очередь планируются работы с фиксированным сроком исполнения или наиболее трудоемкие, требующие боль­ших затрат времени. Нежелательно откладывать и неприятные дела, лучше их сделать раньше других. Далее планируется рутинная работа и выполнение повседневных обязанностей. Последними в плане значатся второстепенные и эпизодические дела, не требующие много вре­мени (чтение текущей корреспонденции, обход рабочих мест). Главное - в процессе планирования устанавливается точный срок окончания дел.

Но случается, что предстоящий запланированный объем работ не может быть выполнен в заданное время и тогда требуется перенесение их на более поздний срок.

Тщательное документирование времени и контроль за его использованием служат предпосылкой планирования. Различают несколько типов планов использования времени: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные.

С помощью долгосрочных планов определяется структура времени, необходимого для реализации крупных жизненных целей, рассчитанных на многие годы, порой на десятилетия. Это может быть работа, связанная с получением образования, продвижением по службе и т. п. Среднесрочные планы - годовые, в которых осуществляется распределение времени для решения крупных конкретных задач производственного характера.

Краткосрочные - включают разбивку времени для решения задач, конкретизирующих средне- и долгосрочные планы. К ним относятся: квартальные, месячные, декадные, недельные и дневные . Начиная с месячных планов расчет времени идет уже в часах. Среди краткосрочных планов важнейшим является дневной. В него включается не более десятка проблем, среди которых треть - главных, осуществляемых в первую очередь. Эти дела, а также самые неприятные принято планировать на первую половину дня (с утра). Это позволяет к вечеру их завершить. В дневном плане однородные дела группируются в блок, что значительно экономит время и позволяет не перескакивать с одной задачи на другую.

Учитываются в дневном плане и перерывы. Они определяются исходя из работоспособности человека и времени, прошедшего с начала рабочего дня. Усталость нарастает с увеличением промежутка времени от начала рабочего дня, естественно, это снижает производительность труда менеджера или специалиста.

В современном мире при разработке дневных планов учитываются особенности индивидуальных биоритмов . Необходимо планировать ра­бочий день так, чтобы наиболее трудные часы попадали на «пик рабо­тоспособности». Этот «пик» у «жаворонков» - утренние часы, «голу­би» наиболее активны в середине рабочего дня, а «совы» - к вечеру.

Знание всех приемов и методов планирования позволяет правильно рас­пределять задания в зависимости от их сложности, трудности, ответственно­сти, напряженности в рамках рабочего дня и оптимально их чередовать.

Лучшим вариантом фиксации дневного плана служит письменное его изложение. Это не позволяет игнорировать заложенные в него дела, разгружает память, дисциплинирует, делает работу более целенаправ­ленной. Анализ выполнения плана также легче провести по записи.

Разработка (составление) плана происходит накануне вечером в не­сколько этапов: формулируются задачи (перенесенные из месячного или декадного плана, переходящие из плана предыдущего дня, нерешенные к настоящему времени), определяются необходимые на их решение за­траты рабочего времени, оставляются «окна» на случай необходимости решить срочные проблемы, планируются 5-10-минутные перерывы по­сле каждого часа работы, выделяются приоритетные задачи.

План работы менеджера уточняется утром совместно с секретарем, учитывая внезапно возникшие новые обстоятельства. В целом дневной план должен быть гибким, одновременно в нем должен четко выдер­живаться регламент, связанный с приглашением людей (посетители, проведение совещаний и т. д.).

Краткие выводы по теме

Рабочее время - это важнейший фактор производства, бережное использование которого может дать огромный эффект. Но в основе та­кого отношения к рабочему времени лежит глубокое изучение струк­туры его затрат и выявление неиспользованных резервов.

Анализ затрат рабочего времени проводится с помощью хрономет­ража и фотографии рабочего времени, которые часто называют диаг­ностикой времени, позволяющей выявить его существенные потери и определить пути улучшения его использования.

Большая роль в улучшении использования рабочего времени отво­дится его планированию, что является одной из главных задач руково­дителя. Именно планирование рабочего времени позволяет руководи­телю сконцентрироваться на главном с учетом сроков и времени реше­ния основных задач.

Нормирование и планирование рабочего времени исполнителей и руководителей значительно повышает эффективность его использова­ния и наилучшим образом сказывается на конечных результатах дея­тельности подразделений.

Главный секрет все успевать - никуда не спешить, так говорят эксперты и… добавляют при этом: четко планировать. Со временем надо дружить, уверяют они. А вы способны на это? По признанию участников нашего опроса, правильное распределение времени в течение рабочего дня и планирование его - основа успеха в профессии.

Екатерина Кукаркина, менеджер по организации процесса продаж и работе с партнерами департамента по работе с государственными органами ЗАО «Ай-Теко»

Примерный график рабочего дня

8:45 - приход в офис, настрой на рабочий день, включение оргтехники.

9:00 - проверка встреч и мероприятий в календаре Outlook, запланированных на сегодня и завтра.

9:15 - составление задач на день в модуле «Задачи» Outlook:

• обзвон клиентов/вендоров - подтверждение участия во встречах на сегодняшний день, сообщение точного адреса, заказ пропусков на машину;
• организация конфернец-звонка (conference call), если запланирован; предварительный обзвон приглашенных для подтверждения участия;
• бронирование переговорной комнаты (если запланированы встречи);
• проверка наличия и исправности оргтехники в переговорной комнате (телефон, ЖК-панель, проектор);
• прием документов на подпись;
• выдача подписанных документов;
• заказ канцтоваров, визитных карточек в АХО, если необходимо;
• организация командировки руководителя (заказ билетов, оформление необходимой внутренней документации по компании);
• размещение новой информации на внутреннем сайте ДРГО (новости компании, изменения в регламентах и др.);
• прочее.

9:45 - подготовка документов на подпись (повторная проверка правильности исполнения документа (корпоративный бланк, формат), наличие виз финансового и юридического департаментов и службы качества, если необходимо, указание исполнителя документа и отдельной вкладки с комментариями по документу от менеджера); устранение несоответствий с исполнителями документов.

10:00 - рабочее совещание с руководителем (согласование плана работы на день - внутренних и внешних встреч, получение новых задач).

10:30 - телефонные переговоры, работа с посетителями.
11:00 - прием документов на подпись от сотрудников департамента.
11:30 - задачи по организации встреч руководителя и конференц-звонков на день.
12:30 - работа с входящей корреспонденцией (электронная почта); решение рабочих вопросов.
13:00 - обед.
14:00 - обеспечение подписи срочных документов, предоставление комментариев по ним.
15:00 - выполнение поручений руководителя (подготовка, перевод, копирование и визирование документов, приказов и распоряжений; срочные задачи).
16:00 - планирование рабочего дня руководителя на завтра, обновление календаря Outlook руководителя.
17:00 - работа с внутренним сайтом департамента (обновление данных).
17:45 - конец рабочего дня (проверка списка задач на день в Outlook, подведение итогов; приведение в порядок рабочего места, выключение оргтехники, уход за комнатными растениями).

По признанию Екатерины Кукаркиной, наиболее сложный период в работе приходится на конец второй половины дня, когда от руководителя поступает максимальное количество разноплановых поручений. Для эффективного управления своим рабочим временем я, несмотря на уже накопившуюся усталость и желание поскорее все сделать, обязательно до начала выполнения задач выделяю 5-7 минут, чтобы составить список задач, проставить приоритеты по степени их важности и срочности и оценить, есть ли у меня все необходимые данные для их выполнения. И только после этого приступаю к работе. Это позволяет экономить силы и сокращает время на исполнение поручений.

Например, сегодня в 16 часов, за 10 минут до начала конференц-колла, руководитель дал мне 3 важных поручения: пригласить на завтрашнюю встречу еще одного участника, подготовить черновой вариант приказа по департаменту о внесении изменения в его структуру и ответить на запрос от вендора по электронной почте. Благодаря тому, что я сразу же проанализировала задачи, выяснилось, что у меня отсутствуют контакты менеджера, участие которого необходимо на завтрашней встрече, и я успела получить его контакты от руководителя до начала конференц-колла. В противном случае мне пришлось бы ждать окончания конференц-колла и звонить менеджеру с приглашением на встречу уже после окончания рабочего дня, когда у всех сотрудников распланировано утро следующего дня. В этом случае шансы на участие данного менеджера во встрече с моим руководителем были бы минимальны.

Светлана Алексеева, личный помощник генерального директора ГК «Связной»

Примерный график рабочего дня.

В 9:30 - начало рабочего дня;

с 9:30 до 10:00 - приведение в порядок рабочего места (и своего, и руководителя), анализ предстоящих дел.

С 10:00 до 12:00 работаю с документацией, первоочередные документы передаю руководству. Подписанные распределяю по исполнителям. Иногда необходимо подобрать дополнительную информацию к поступившим документам.

С 12:00 до 13:00 рассматриваю мероприятия, приглашения, отбираю то, что имеет прямое отношение к руководству. Далее -
телефонные переговоры, работа на компьютере, организация совещаний. Бывает, случается обед.

Послеобеденное время занимают текущие поручения и дела: организация поездок и командировок, поиск разнообразной информации, переписка или переговоры с внешними организациями по текущим вопросам, координация работы водителя.
Чтобы времени хватало на все, нужно:

• планировать свое время;
• избавляться от того, что пожирает время;
• решать проблемы по мере их поступления, не откладывая на потом;
• просить помощи у коллег (если понимаю, что с этим они и без меня справятся без труда);
• поменьше жаловаться на катастрофическую нехватку времени, побольше улыбаться и быть позитивной.

Инна Иголкина, бизнес-тренер, писатель

Стать организованным и эффективным человеком можно. Есть ряд рекомендаций, которые могут вам в этом помочь. Разделите все, что происходит на работе, на две условных категории: то, на что вы можете повлиять, и то, на что вы не можете повлиять. Иногда руководитель может быть непредсказуемым: например, назначить встречу в офисе на 14:00, а сам в это время беседовать с кем-либо в ресторане на другом конце города и не сообщать об этом помощнику. Даже в таком случае можно успешно справляться со своими обязанностями, хотя это и не так легко, как в случае если руководитель и помощник работают «в паре» - помогают друг другу и своевременно делятся информацией.

Если случилась «накладка» - как можно быстрее выясните все необходимые подробности дела (например, у водителя, который сопровождает руководителя) и подумайте, как лучше выйти из положения. В случае необходимости (чтобы не превышать свои полномочия) согласуйте уже продуманный вариант с руководителем.

Ограждайте руководителя от всего, что можно сделать без его непосредственного участия. Многие сотрудники стремятся быть «поближе» к руководству, и их общение с руководителем не всегда нужно для дела или для руководителя. Очень важно уметь отделять действительно важные и срочные дела от неважных и несрочных. Например, если сотрудник требует немедленно подписать документ, а потом «забывает» прийти и забрать его, значит, дело было не столь важным, как говорил сотрудник, и в следующий раз это необходимо учитывать.

По возможности выделяйте «временные блоки» в распорядке дня руководителя, которые будут жестко зафиксированы по времени, по дню недели или месяца. Желательно, чтобы срочных «внезапно возникших» дел было меньше, чем предварительно запланированных. Постепенно к этому можно будет приучить весь персонал.

Поначалу большинство нововведений вызывают агрессию и сопротивление, однако если люди оценят преимущество работы по-новому, то через 3-4 недели они забудут, что когда-то работали по-другому. Желательно фиксировать в виде регламентов, чек-листов и подробных инструкций то, что требуется от сотрудников, чтобы им было легко следовать образцу. Инструкция по ведению делопроизводства не может быть изложена на 200 листах (это реальный пример из практики), желательно делать ее как можно короче и нагляднее (чтобы даже те, кто плохо работает на компьютере, могли понять, как выставить поля, размер шрифта и
т. д.). Если необходимо, обеспечьте тем сотрудникам, у которых чаще всего возникают проблемы, обучение, и сотрудники смогут самостоятельно подготавливать письма так, чтобы вам не приходилось их каждый раз переделывать или отправлять на доработку.

Создавайте шаблоны писем, бланков и другой необходимой документации и приучайте сотрудников без необходимости не создавать новые тексты писем, а пользоваться уже имеющимися формами. Храните их на корпоративном сервере, чтобы все, кому это необходимо, могли ими быстро и легко воспользоваться.

Стремитесь сделать так, чтобы у вас всегда было время на спокойную работу. Если вам нравится работать в быстром темпе - все равно избегайте авралов, т. к. в ситуации, когда вам приходится делать более чем одно дело, вы все равно делаете дела по одному, просто быстро переключаетесь с одного дела на другое. Если у вас не будет «запаса прочности», то в случае когда необходимо сделать одновременно слишком много дел, у вас возникнет проблема.

Не пытайтесь сделать все самостоятельно - если необходимо, делите дела между сотрудниками. Руководитель попросил за 10 минут пригласить 30 человек на внезапно возникшее совещание? Попросите помощи у коллег, пусть каждый обзвонит по 10 человек - вместе вы справитесь с работой вовремя, а если попытаетесь сделать это самостоятельно, возможно, не успеете уложиться в отведенное время.

Учитесь отделять важные дела от менее важных, учитывая при этом срочность каждого дела отдельно от важности. Признаки того, что задание имеет высокий приоритет:

• его поручил выполнить руководитель;
• в случае выполнения важного дела результат намного больше, чем в случае менее важного (как положительный, так и возможные потери);
• дело чрезвычайно срочное;
• есть люди, которые где-то ждут (т. е. теряют время), либо простаивает дорогостоящее оборудование (компания несет убытки);
• дело является промежуточной частью какого-то проекта, и без его выполнения невозможна дальнейшая работа;
• есть риск, что при промедлении ситуация может существенно ухудшиться (например, в случае тушения пожара).

Обуздайте свой перфекционизм - стремление сделать дело «идеально». Иногда выполнить задание быстро намного важнее, чем сделать его качественно. Прежде чем приступать к любой работе, определите необходимые критерии качества ее выполнения и, как только они будут достигнуты, задумайтесь о том, целесообразны ли дальнейшие улучшения и усовершенствования.

Глеб Архангельский, генеральный директор компании «Организация Времени», к. э. н.

Как научиться делать все дела быстро, не растягивая «удовольствие»?

Мне помогает простой принцип - создавать для дел временные рамки. Причем не мысленные, «выполню эту задачу за час», а более жесткие - рамки внешних обязательств. Например, сейчас я готовлю выпуск интернет-журнала и знаю, что до запланированного совещания осталось 40 минут. Есть стимул соображать и действовать быстрее, не переключаться на интернет или электронную почту.
Что касается книг, очень хорошо проблемы промедления разобраны в классической книге Алана Лакейна «Искусство успевать» -
одной из лучших западных книг по тайм-менеджменту.

Юрий Шакун, директор Консалтинговой Группы «ГЕРМЕС», бизнес-тренер

Моя рекомендация секретарям. Часто бывает чуть свободнее первая половина дня (руководитель назначает встречи, собрания, совещания) и если секретарь на них не присутствует, то я бы рекомендовал ему по возможности сделать (хотя бы отчасти) то, что будет выполняться во второй половине дня, некоторые звонки, наброски планов, подборка документов, бумаг... Этот метод называется методом «швейцарского сыра», мы проделываем в будущих делах дыры, подобно дырам в сыре.

Важным пунктом в системе планирования рабочего времени является контроль за рациональным использованием этого времени. В процессе индивидуального планирования и управления своей деятельностью руководитель лучше узнает свою работу, ресурсы и возможности сотрудничества; получает обоснованные данные о своих правах, ограничениях и об использовании рабочего времени. В результате руководитель познает самого себя, что позволяет не просто работать, а достичь высоких результатов.

Предлагаем сформулированные нами десять "золотых" принципов планирования рабочего времени руководителя, выполнение которых поможет вам добиться лучшей организации вашей работы.

• Формируйте рабочие блоки для крупных или сходных по характеру заданий. Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного "разбега" и "погружения" в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
• Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы. Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего кабинета были открыты всегда и для всех. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо планировать время для личных неприемных часов. Для этого следует переключить телефон на секретаря, коллег или воспользоваться автоответчиком. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.
• На переговорах устанавливайте регламент, а также определяйте затраты времени для выполнения определенных задач. Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную "говорильню". Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу планировать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Время - деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.
• Выполняйте задания в порядке приоритета. Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают, в случае крайней необходимости, еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых встреч, договоренностей - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.
• По возможности выполняйте только важные дела (Принцип Парето). Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. Так, к примеру, 80% успеха фирмы достигается благодаря лишь 20% клиентов или только в 20% текста статьи или циркулярного письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела.
• Используйте делегирование как оплачиваемую услугу. Ни один деловой человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Тому, у кого совсем нет подчиненных или сотрудники не обладают достаточной квалификацией, следует набрать подчиненных с соответствующей подготовкой или позаботиться об обучении уже имеющегося персонала. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги.
• Крупные задания выполняйте небольшими частями. Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно "увиливать" от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их "в долгий ящик". Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты при планировании времени руководителя также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.
• Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории "А". Только соберешься взяться за намеченное, как нужно провести незапланированную деловую встречу, затягиваются переговоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие, повседневные дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если же заранее (например, в начале месяца) в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, да к тому же пометить их тем же цветным маркером, который вы используете для обозначения всех своих важных дел, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения. Когда вы станете в дальнейшем заносить в календарь сроки новых переговоров, совещаний и т.п., то невольно "споткнетесь" о свою прежнюю запись и будете вынуждены перенести намечаемое мероприятие на другой срок. Этого не случится, если в календаре будет отсутствовать запись о задуманном вами деле.
• Главные задачи выполняйте рано утром. "Утренний час дарит золотом нас". Кто не переживал такого: уже в начале рабочего дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее (например, перед всеми повседневными делами, такими, как разговоры по телефону, ответы на деловые письма, совещания и т.п.), создает ощущение истинного успеха; результат ранней работы никто уже не сможет у вас отнять или испортить. Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.
• Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности. Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это независимо от того, является ли человек "жаворонком" или "совой". В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании рабочего времени на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами. Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

[Не важно, кем или чем вы руководите - большим предприятием, маленькой организацией, группой единомышленников или семьей - от организации вашего времени (и, следовательно, времени ваших подчиненных) напрямую зависит успешность действий и скорость развития организации. На практических тренингах Академии Развития вы в реальных условиях своей работы научитесь не только организовывать свое время, но и эффективно делегировать свои задачи и полномочия. Время - не менее ценный капитал, чем деньги, так как последние являются зачастую следствием организации первого.]

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Введение

1. Теоретическая часть

1.1 Рабочее время и его структура

1.2 Анализ затрат рабочего времени

1.3 Планирование рабочего времени руководителя

1.4 Организация рабочего дня руководителя

1.5 Рабочее место руководителя

1.6 Улучшение условий и режима работы

1.7 Ортобиоз

2. Практическая часть

2.1 Признаки слабого руководителя в связи с недостатками в

организации труда

2.2 Закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы

руководителя

2.3 Метод "Пяти пальцев" в организации самоконтроля руководителя

2.4 Проблемы при реализации ортобиоза на уровне руководства

2.5 Программа самосовершенствования и развития

3.2 Выводы о системе практических действий руководителя по организации самоменеджмента и пути их совершенствования

Библиография

Приложение

Введение

Искусство управлять другими людьми - это менеджмент.

Искусство управлять собой, своим временем, руководить течением своей жизни, развиваться и совершенствоваться получило название самоменеджмент.

Нельзя стать хорошим руководителем и грамотно управлять другими людьми, не научившись прежде управлять самим собой.

Постоянный дефицит времени при возрастающей интенсивности труда - явление, характерное для большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит вопрос: как научиться экономить время тех, кто реализует функции управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя.

Если руководитель постоянно занят "горящими делами", поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы.

Каждому человеку вообще и в особенности руководителю, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию целенаправленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

К сожалению, в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имел руководитель, тем более значительной персоной он казался. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента, который представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.

Время - необратимо. Его нельзя накопить, умножить или передать. Оно проходит безвозвратно. Человек не может изменить время, но он в состоянии управлять тем временем, что имеется. Так как время очень ограниченный ресурс, а темп жизни с каждым годом увеличивается, то искусство самоменеджмента становится всё более актуальным.

Целями данной курсовой работы являются: привитие навыков самостоятельной творческой работы, систематизация и углубление знаний по теме, формировать умение использовать нормативную, справочную и правовую литературу. Помимо этого ставятся задачи по овладению искусством самоменеджмента, что позволит выполнять работу с меньшими затратами времени, улучшить организацию труда; уменьшить спешку и снизить стресс; получать больше удовлетворения от работы; активизировать мотивацию труда; повышать квалификацию; снизить загруженность работой; сократить ошибки при выполнении своих функций; достигнуть профессиональных и жизненных целей кратчайшим путем. Для этого в курсовой работе рассматривается рабочее время и его структура, производится анализ использования рабочего времени, выявляются различные варианты и методы планирования времени и организации рабочего дня, недели; приводятся рекомендации по улучшению условий и режима работы, организации времени; рассматриваются вопросы по реализации ортобиоза как неотъемлемой составляющей трудовой и личной жизни; анализируются различные тесты для выявления сильных и слабых сторон личности; предлагается программа самосовершенствования и развития.

1. Теоретическая часть

1.1 Рабочее время и его структура

Труд - это любые умственные и физические усилия, прилагаемые людьми в процессе хозяйственной деятельности. Время, в учение которого человек трудится, называется рабочим днём, или рабочим временем.

Продолжительность рабочего времени величина изменчивая, но и она имеет определенные границы. Его максимальная продолжительность определяемся двумя факторами: во-первых, человек не может работать двадцать четыре часа в сутки, поскольку ему необходимо время для сна, отдых, принятия пищи, то есть на восстановление способности трудиться. Во-вторых, граница рабочего времени определяется требованиями морального и социального характера, ведь человеку необходимо не только физическое восстановление сил, но и удовлетворение каких-то духовных потребностей.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов. Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа. Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Рабочее время руководителя затрачивается на выполнение определённых задач управления, входящих в его должностные обязанности и направленных на управление деятельностью организации и людьми:

1. Составление плана деятельности, куда входит постановка задач на предстоящий период работы и программирование необходимых для их выполнения мероприятий.

2. Организация деятельности как в масштабе всего предприятия, так и в рамках его функциональных подразделений.

3. Планирование ресурсов рабочей силы, ее подбор, ознакомление с производством и обучение.

4. Руководство персоналом, его мотивирование, информирование и сотрудничество с ним.

5. Принятие решений.

6. Контроль за выполнением поставленных задач и за эффективностью работы.

7. Совершенствование деятельности организации в целом.

Время, используемое разного уровня руководителями на управление и личное участие в выполнении заданий, может в зависимости от ситуации колебаться. Однако удельный вес времени, используемого на задачи управления, возрастает по мере перехода к высокому уровню производства.

Резервы времени абсолютно ограничены, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании и экономии. Поэтому целесообразно проводить анализ затрат рабочего времени.

1.2 Анализ затрат рабочего времени руководителя

Для того чтобы управлять временем, сначала нужно проанализировать, как вы расходуете своё время, а затем определяются способы, с помощью которых можно повысить эффективность его использования.

Для этого требуется на протяжении дня записывать, на что тратится время. День можно разбить на равные промежутки времени. Записи делаются в течение недели, а затем производится их анализ. Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат. Полученные таким образом данные заносятся в таблицу, которая может иметь следующий вид:

Таблица 1. Анализ затрат рабочего времени

Можно добавить в таблицу столбцы с фиксированием запланированного времени на выполнение той или иной работы и получить при этом расхождение фактических и плановых затрат времени, что позволит более точно планировать подобные мероприятия в следующий раз.

В целях проведения детального изучения и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

необходимость выполнения работы;

оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

целесообразность выполнения работы;

сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что руководитель имеет проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых более, чем на 10%, то можно считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание руководителя должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Многие руководители должны понять, что, только научившись управлять временем, можно управлять всем остальным. Для того чтобы обеспечить эффективное управление временем, необходимо в первую очередь знать, как вы его используете в текущий период, а затем изменить распределение времени на выполнение тех или иных действий. Компания IBM провела исследование, в результате которого было выявлено четыре вида деятельности, которые отнимают у руководителя более 50% времени:

1. Участие в собраниях и совещаниях.

2. Чтение и составление деловых документов.

3. Телефонные звонки.

4. Поездки.

Результаты исследований свидетельствуют о том, что во многих случаях наши предположения о длительности использования времени бывают ошибочными: часто недооценивается расход времени на телефонные переговоры, чтение корреспонденции, написание отчётов и составление планов и в то же время преувеличивается расход времени на собрания и беседы с другими людьми.

В связи острым дефицитом времени любого руководителя планирование работы является одной из самых важных составляющих его деятельности.

1.3 Планирование рабочего времени руководителя

При планировании своей работы руководитель должен определить цели и задачи на ближайшее время.

Любая цель имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Поэтому после определения цели руководитель составляет для себя индивидуальную программу мероприятий для решения поставленных задач. Выбор цели - это мыслительная деятельность, направленная на получение результата, а мероприятия - это практические действия.

Выполнение определенных задач и достижение намеченных целей всегда происходит в условиях дефицита времени, поэтому после определения мероприятий, необходимых для достижения цели, нужно выяснить, сколько времени потребуется для их выполнения. При планировании своей работы руководитель должен установить точные сроки выполнения каждой из задач, содержащихся в индивидуальном плане. Аналогично комплексным планам управленческой деятельности планы индивидуальной работы руководителей также составляются на квартал, месяц, неделю. Кроме этого, существует еще и оперативный план на один день.

Планирование предполагает постепенное продвижение вперёд, разложение общей задачи на частные с тем, чтобы различные мероприятия можно было распределить по времени их реализации. В конце уходящего года следует определить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев - годовой план.

Квартальный план составляется на основе годового плана. В течение года через равные промежутки времени анализируются события истёкшего периода и при необходимости вносятся изменения в план на ближайшие три месяца, определяются задачи, которые необходимо исключить из него, и задачи, которые следует добавить в план или перенести на следующий квартал.

Из квартального плана задачи переходят в месячные планы, составление которых осуществляется с большей детализацией (расход времени указывается в часах). В этих планах устанавливается также время для решения дополнительных задач.

Исходя из месячного плана, составляется план на неделю. Недельные планы предполагают еще более детальную проработку, более точный прогноз на предстоящий период. Планирование работы на неделю может включать:

¦ определение центральной задачи (на которой необходимо сконцентрировать усилия на этой неделе);

¦ выявление задачи, требующей наибольших затрат времени;

¦ определение обязательных задач (которые необходимо начать или подготовить к завершению на этой неделе);

¦ выполнение рутинной работы (телефонные разговоры, совещания и т.д.);

¦ определение задач, которые следовало бы решить на этой неделе (возможные задачи).

Дневной план составляется на базе недельного. В нем фиксируются задачи и дела, которые должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня. Дневной план представляет собой последнюю и самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей.

План работы руководителя на день представлен в приложении 1.

Эффективно управлять исполнительским и творческим временем, реально и точно его рассчитывать помогает еженедельник. Он является средством напоминания о делах, совещаниях, встречах. В еженедельнике каждое мероприятие записывается на тот день, в который оно должно быть выполнено.

Планирование позволяет обеспечить рациональное использование времени, достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Практика показывает, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на решение непосредственно управленческих проблем.

1.4 Организация рабочего дня руководителя

Разобрав причины дефицита времени и инвентаризацию времени, можно поговорить и об основных организационных принципах распорядка дня. Самый главный принцип: "Работа должна подчиняться мне, а не наоборот".

Самое главное в работе - это найти свой личный стиль, он будет самым лучшим. А следующие правила и принципы могут послужить импульсами для составления распорядка дня, но они не носят характера обязывающих рекомендаций.

Все организационные принципы можно условно разделить на три группы:

Начало дня:

1. Начинать день с позитивным настроением (для каждого дня нужно находить какое-нибудь позитивное начало, т.к. тот настрой, с которым приступаете к предстоящим задачам, имеет немаловажное значение для будущих успехов и неудач).

2. Хорошо позавтракать и без спешки - на работу (старт с точностью до наоборот очень легко может испортить настроение на целый день).

3. Начинать работу нужно в одно и то же время (человек - пленник привычек, а таким образом можно приступать к работе в определенное время дня).

4. Перепроверка плана дня (это нужно для того, чтобы переоценить степень важности и срочности, поставленных накануне целей и задач, т.к. план на день должен быть реалистичным).

5. В начале - ключевые задачи (начинать нужно с дел, имеющих больший приоритет).

6. Приступать без "раскачки" (различные социальные контакты, типа приветствий, обсуждения последних новостей, нужно перенести на менее напряженное время).

7. Согласовывать план дня с секретарем (т.к. секретарь является важнейшим партнером менеджера, (когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности), то с ним нужно согласовать все сроки, приоритеты, цели, и тогда он будет эффективнее работать и оградит от всех ненужных помех).

8. Утром заниматься сложными и важными делами (когда возникнут текущие дела и разного рода отвлечения, уже не получится уделить достаточно времени на важнейшие вопросы).

Основная часть дня:

1. Хорошая подготовка к работе (ею можно существенно рационализировать и сэкономить общее рабочее время).

2. Влиять на фиксацию сроков (установленные ранее сроки принимаются безоговорочно; но нужно стараться, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в собственные планы, приспосабливать их к своим интересам, тем самым получая альтернативные варианты).

3. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию (перепроверяйте все свои акции (согласование сроков, визиты, письма, телефонные разговоры) с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции).

4. Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы (отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит к забвению на более или менее длительное время первостепенных задач, а это влечет за собой дополнительные затраты времени и средств).

5. Избегать незапланированных импульсивных действий (импульсивное отклонение от разработанного плана снижает производительность, поскольку не соблюдаются установленные приоритеты).

6. Своевременно делать паузы / соблюдать размеренный темп (нужно рассматривать паузы не как трату времени, а как подзарядку энергией во время отдыха; но злоупотреблять ими тоже нельзя, может исчезнуть способность к концентрации).

7. Небольшие однородные задачи выполнять сериями (необходимо расправляться с мелочами (телефонные звонки, "летучки", диктовка писем, чтение корреспонденции), объединяя однородные задачи в блоки).

8. Рационально завершать начатое (отвлечение от основной задачи стоит немало времени, т.к. по возвращении к ней приходится вновь повторять уже проделанное; вследствие такого нарушения систематичности в работе существенно ограничиваются способности к творчеству и решению проблем).

9. Использовать временные промежутки (не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени, уходящие на ожидания, используйте их с наибольшей пользой).

10. Работать антициклично (в течение более спокойного дообеденного периода старайтесь решать самые важные из запланированных задач; "беспокойный" период используйте для выполнения дел, запланированных "про запас").

11. Выкраивать спокойный час (необходимо каждый день резервировать одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого никто не будет беспокоить - это время для себя; используйте это время для важных, но не срочных, носящих долговременный характер, например для повышения уровня квалификации).

12. Контролировать время и планы (наряду с отслеживанием своего времени, необходимо перепроверять свои планы дня с точки зрения выполненных задач, установления новых приоритетов).

Конец дня:

1. Завершать несделанное (завершение небольших начатых дел, отсрочка которых может привести к дополнительным затратам труда, например просмотр корреспонденции).

2. Контроль за результатами и самоконтроль (сравнение намеченного в распорядке дня объема работы с реально выполненной).

3. План на следующий день (нужно разработать план на следующий день с установлением целей, приоритетов и т.п.).

4. Домой с хорошим настроением (нужно радоваться предстоящему заслуженному отдыху после трудового дня и не переносить проблемы на работе в семью).

5. Каждый день должен иметь свою кульминацию (в смысле позитивного образа жизни важно осознать, какое качество и какую ценность имеет каждый день для жизни руководителя; нужно каждый прожитый день по возможности делать в целом удавшимся днем).

В приложении 2 рассмотрено составление планов дня с помощью метода "Альпы".

Таким образом, применяя на практике организационные принципы начала, середины и конца дня, руководитель сможет составить свой собственный распорядок дня и руководствоваться им в своей повседневной деятельности.

Значительную часть рабочего времени руководитель проводит в своём кабинете, где он принимает посетителей, ведёт телефонные переговоры, просматривает деловые бумаги и принимает самые важные решения по тем или иным управленческим вопросам. Поэтому правильная организация рабочего места руководителя экономит его физическую и умственную энергию, способствует повышению эффективности его труда.

1. 5 Организация рабочего места руководителя

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Большое значение имеет декоративное оформление кабинета, рабочего места: шторы, цветы, красивые светильники. Разумеется, художественно-выполненная расстановка мебели, поддержание чистоты улучшают настроение, снижают усталость.

Внутренний объем и форма кабинета. В зависимости от ранга руководителя приемлемая площадь будет от 20 до 50 м 2 и высота кабинета минимум 3,5 м. Форма кабинета также имеет большое значение, так как рабочий кабинет руководителя не просто место где он непосредственно работает, но и как правило место проведения планёрок, собраний, совещаний. Учитывая это, наиболее рациональной является прямоугольная форма кабинета с соотношением сторон 1:2.

Организация рабочего места руководителя включает выбор его правильной планировки, применение таких систем обслуживания, средств связи и условий труда, которые обеспечивают: удобство, быстроту и высокое качество выполнения функций управления; непрерывность связи и регулярность поступления необходимой и достоверной информации; рациональное использование рабочего времени; комфортность условий труда и, как следствие, - высокую работоспособность и производительность труда руководителя.

Под рабочее место руководителя отводится отдельное помещение, которое должно содержать три зоны:

1) личной работы;

2) коллегиальной деятельности;

3) дружеского общения.

Зона личной работы располагается в наиболее освещенной части кабинета. Она оснащается рабочим столом и столом-приставкой, рабочим креслом, столом и креслами для посетителей, современным организационно-техническим оборудованием.

Зона коллегиальной деятельности оборудуется с учетом требований организации совещательной работы с людьми. Она комплектуется специальным столом, стульями и креслами. Необходимо иметь карандаши, ручки, листы чистой бумаги, воду, стаканы. Если при проведении совещаний используется техника, она должна быть соответствующим образом расставлена.

Зона дружеского общения комплектуется журнальным столиком, двумя-тремя креслами и обеспечивается прохладительными напитками. Эта зона должна находиться в стороне от первых двух зон. Своим оформлением она призвана предрасполагать к дружеской, неофициальной атмосфере общения.

Рабочий стол - это основное рабочее место руководителя. Ему приходится работать с большим количеством документов, поэтому стол должен быть удобным и вместительным. Важно эффективно использовать рабочую поверхность стола. На нем не должно быть документов, папок и других предметов, ненужных для выполнения данной работы. Рекомендуется на левой стороне стола располагать неисполненные документы, а на правой - исполненные. На столе руководителя находятся только предметы, необходимые для оперативной работы: лампа, календарь-еженедельник, органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи. Текущие документы, с которыми он работает в течение дня, раскладываются на многоярусных лотках.

Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы эти предметы можно было взять не вставая, причем каждый из них должен лежать на установленном месте. Беспорядочное расположение материалов вызывает потерю рабочего времени, снижение эффективности и производительности труда.

В комплект мебели для кабинета руководителя входят также подъемно-поворотное кресло на колесиках с подлокотниками, кабинетная стенка, стол (тумба) для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приема посетителей. Также необходимы большие настенные часы, которые были бы видны из любой точки кабинета.

Рабочее место руководителя должно быть оснащено средствами связи и автоматизированной системой информации, которые включают в себя: коммутатор директорский; телефонный комплекс связи; устройство "Автонабор"; переговорное устройство; компьютер; принтер-сканер-копир; модем и другое по необходимости.

Размещение документов, канцелярских принадлежностей и оргтехники на рабочем столе и внутри него должно быть удобным для работы.

Соблюдение санитарно-гигиенических норм в рабочем кабинете, его озеленение, цветовая композиция, освещённость и другие мероприятия также позволят улучшить условия и режим работы руководителя.

1. 6 Улучшение условий и режима работы

Соблюдение санитарно-гигиенических норм в рабочем кабинете способствует росту производительности труда руководителя. Поддержание чистоты рабочего места делает его привлекательным, повышает работоспособность, улучшает настроение, снижает утомляемость. Общегосударственные нормативы санитарно-гигиенических условий работы служащих приведены в приложении 3.

Благоприятно влияет на работу озеленение служебного помещения. Растения не только улучшают воздух, обогащая его кислородом, но и снижают нервное и зрительное переутомление, выполняют декоративную функцию.

На производительность управленческого труда отрицательно влияет наличие шума. Поэтому дверь желательно иметь с обивкой, перегородки должны быть звукоизоляционными, ковёр на полу также поглощает звуки. Пластиковые окна позволяют значительно снизить уличный шум, особенно если окна выходят на оживлённую дорогу. Проблема притока свежего воздуха решается применением кондиционера.

Важнейшим фактором, влияющим на производительность труда, является освещённость рабочего места. Помещение, по возможности, должно иметь естественное освещение. Для снижения солнечного света можно повесить на окна жалюзи. Свет должен падать на рабочую поверхность стола с левой стороны или спереди. Освещение рабочего места может быть общим (светильники на потолке) или местным (настольная лампа).

Цветовая композиция рабочего помещения должна способствовать снижению утомляемости, поддержанию бодрого настроения у человека. Создание определённого цветового климата основывается на установленной наукой закономерности влияния цвета окружающей среды на зрение и нервную систему человека. Светло-голубые тона кажутся холодными; зелёный цвет считается оптимальным для глаз, он действует успокаивающе, снижает внутриглазное давление, благотворно влияет на кровообращение и слух. Красно-жёлтый и оранжевый цвета эмоционально согревают. Красный цвет возбуждает нервную систему. Помещение, окрашенное в светлые тона, кажется шире, создаётся зрительное впечатление большого объёма.

В зависимости от характера работ целесообразно планировать их выполнение с учетом известного в психологии периода "нулевой утомляемости", показанного на графике изменения работоспособности в течение рабочего дня (рис. 1).

Рис. 1. График изменения работоспособности в течение рабочего дня

В соответствии с этим проблемами, разрешение которых требует интенсивных затрат умственной энергии и глубокого анализа, следует заниматься в дообеденные часы. Наименее производительное время можно отвести для несложных и второстепенных вопросов (разбор почты, прием посетителей и т.д.).

Однако следует учитывать личные психологические особенности руководителя, и по возможности составить свой собственный график. В этом может помочь тест, который определяет, в какое время суток (утро или вечер) вы наиболее деятельны. Тест называется "Жаворонок или Сова?" и приводится в приложении 4.

В процессе работы не следует забывать об отдыхе и о поддержании и сохранении своего здоровья, что поможет не только улучшить самочувствие и позитивно смотреть на жизнь, но и позволит избежать потерь времени из-за плохого самочувствия или душевного дискомфорта. Об этом более подробно мы поговорим в следующей главе.

1. 7 Ортобиоз, слагаемые ортобиоза

Результаты конкретных исследований здоровья человека, факторов, влияющих на его состояние, показали, что здоровье человека зависит от:

¦ состояния медицины - на 10%;

¦ влияния экологических факторов - на 20-25%;

¦ генетических факторов - на 20%;

¦ условий и образа жизни - на 50%.

Человек способен многое сделать для сохранения чувства "звенящего здоровья и лучезарного благополучия".

И вот здесь в помощь ему приходит удивительная наука - ортобиотика, содержащая неоценимые уроки самосбережения здоровья и жизненного оптимизма, обосновавшая идеи и правила ортобиоза - разумного образа жизни.

Воспринимая и осваивая достижения сопредельных наук, ортобиотика пользуется преимуществом своей методологии: само понятие "здоровье" она рассматривает как единство трёх составляющих - физического, психического и нравственного. И главным своим содержанием она обращена к созиданию личного ортобиоза, разработке индивидуальной технологии здорового образа жизни.

Рассмотрим три составляющих здоровья.

Физическое здоровье предполагает отсутствие у человека болезней или физических дефектов. Физическое здоровье оценивается по различным критериям функционирования организма: температура тела, давление и т.п.

Самым главным для поддержания физического здоровья является предупреждение заболевания - так называемая профилактика болезни. Наилучших результатов удаётся достичь с помощью физической тренировки и закаливания своего тела. Всё это повышает работоспособность человека и тренирует его защитно-приспособительные реакции. Поэтому занятия физической культурой и спортом предупреждают развитие различных заболеваний и способствуют их более быстрому излечению при появлении.

Закаливание организма - система процедур, способствующих повышению сопротивляемости организма неблагоприятным воздействиям внешней среды, выработке условнорефлекторных реакций терморегуляции, с целью её совершенствования. При закаливании вырабатывают устойчивость организма к охлаждению и тем самым к т.н. простудным и некоторым другим заболеваниям.

Психическое здоровье. Психически здоровый человек характеризуется его возможностями противостоять стрессовым ситуациям.

Время от времени все мы переживаем стресс. Стрессовые ситуации случаются в нашей жизни почти ежедневно. Стресс подстерегает нас не только на работе, но и на улице, в кафе, за рулем автомобиля, и даже дома. Мы испытываем стресс, когда не успеваем сделать работу в срок, улаживаем финансовые вопросы и решаем бытовые проблемы.

Независимо от восприятия стрессовых ситуаций, хронический (или долговременный) стресс очень вреден для нашего здоровья. Тяжело бороться со стрессом, если походу вам приходится решать множество сложнейших вопросов, однако уменьшение уровня стресса не менее важно, чем переход на здоровое питание или занятия спортом.

В стрессовых ситуациях ускоряется сердечный и дыхательный ритм, повышается кровяное давление и увеличивается мышечное и нервное напряжение. Учитывая эти реакции организма, неудивительно, что хронический стресс может вызвать необратимые изменения, приводящие к сердечным заболеваниям и психическим расстройствам.

Реакция расслабления или релаксации может противодействовать стрессовой реакции, тем самым уменьшая вредные изменения в организме, вызванные стрессом. Бороться со стрессом можно с помощью техник релаксации.

Некоторые техники релаксации: медитация; создание управляемых психических образов; концентрация мысли; дыхательная гимнастика; расслабление мышц; йога; гимнастика Тай-Цзи-Цюань и др.

Руководитель должен изучить несколько техник релаксации и выбрать ту, которая ему наиболее подходит. Результаты при регулярном использовании техник релаксации: уменьшение симптомов стресса и тревожности; отсутствие отрицательных эмоций и мыслей, а также навязчивых страхов и состояний; улучшение концентрации внимания и обострение восприятия; укрепление иммунитета и улучшение сна; увеличение работоспособности и эффективности работы.

Так что любой руководитель должен уметь расслабиться. Как говорится, кто не может найти время на расслабление, тому придется найти время на лечение.

Духовное здоровье проявляется в связи человека со всем миром и выражается в религиозных чувствах, чувстве красоты и мировой гармонии, чувстве восхищения и благоговения перед жизнью.

К основным его признакам и показателям относят:

а) гуманистические способы воздействия на себя и на окружающих;

б) переживания постоянной радости от жизни как таковой;

в) целостность внутреннего мира, которая задается системой правил и суждений, принятых для себя человекам осознанно (то, что мы называем "жизненной философией");

г) стремление к созданию новых ценностных качеств внутри изначального восприятия жизни как ценности.

Таким образом, здоровье - это необходимое условие активной и нормальной жизнедеятельности руководителя. Серьезные нарушения в этой сфере влекут за собой изменения в привычном образе жизни, сложившейся практике отношений с окружающим миром, возможную утрату профессиональной работоспособности, а в целом - вынужденную коррекцию планов на будущее.

В следующей части курсового проекта рассматривается практическое применение различных методов, законов и принципов в технике личной работы руководителя; выявляются проблемы руководителей в организации труда, реализации ортобиоза и самооценки развития личности; предлагается программа самосовершенствования и развития для руководителя.

2. Практическая часть

2.1 Признаки " слабого " руководителя в связи с недостатками в организации труда

Качества сильного руководителя есть не более чем цель, к которой нужно стремиться. Так что в жизни вряд ли найдется менеджер, на все 100% соответствующий этим требованиям. Но вместе с тем любой руководитель должен на все 100% не соответствовать характеристикам слабого управленца. Ведь знать, каким не надо быть - это первый шаг к тому, чтобы найти свой путь и стиль в менеджменте.

Итак, каковы же общепризнанные, типичные черты "слабого" (плохого) руководителя?

1. Всегда сталкивается с массой неожиданных, непредвиденных обстоятельств и тратит на их устранение колоссальное количество времени и сил. Происходит это потому, что он, во-первых, не может предугадать, почувствовать приближение проблем какого-либо рода и подготовиться к ним заранее и, во-вторых, все время занимается второстепенными вопросами, выпуская из вида главное - стратегические задачи, которые, если пустить их на самотек, порождают эти самые злополучные "непредвиденные обстоятельства".

2. Убеждён, что знает дело и умеет его делать лучше всех, поэтому все старается делать сам. В основе этого - непонимание как минимум двух важнейших аксиом менеджмента, а именно:

а) абсолютно нормальным является то, что ежедневно руководитель должен решить гораздо больше задач, чем он физически способен. Поэтому грамотный профессиональный менеджер распределяет часть задач среди своих подчиненных, делегируя им также и соответствующие полномочия. Он вынужден это делать и хорошо знает, как это делать правильно;

б) абсолютно нормально, что многие работники знают свое дело не хуже, а лучше, чем шеф. Кто производит - тот не управляет, кто управляет - тот не производит. Дело шефа - управлять (производить нечто руками других людей), а не исполнять все, что нужно, самому. Профессиональный менеджер организует людей на труд и знает, как делать это максимально эффективно.

3. Занят делами, старается вникать во все, поэтому практически не имеет времени. Зачастую гордится своей занятостью. Принимает посетителей, одновременно разговаривает по телефону, подписывает приказ и дает устные распоряжения подчиненным. Если такой стиль работы не является имитацией бурной деятельности, что, конечно же, встречается, то его можно назвать стилем Юлия Цезаря. Как известно, римский император славился своей возможностью делать несколько дел одновременно. Думаю все же, что для современного руководителя - это не лучший пример для подражания: ведь Юлий Цезарь плохо кончил. И в этом смысле никто не может быть исключением.

4. Заваливает бумагами письменный стол. При этом совершенно непонятно, какие из них важные, какие срочные, а какие вообще не нужны. Зачастую при таком "порядке" на рабочем столе руководитель не только не может найти нужную ему в данный момент бумагу, служебный документ, но и демонстрирует окружающим (прежде всего сотрудникам) неумение или нежелание организовывать свой труд, устанавливать приоритеты в делах.

5. Работает с раннего утра и до позднего вечера, порой даже по ночам. В этом случае руководитель часто производит вид человека, загруженного до предела, не дающего спуску ни себе, ни подчиненным. Ничего, кроме сожаления, такой руководитель не вызывает. Почему? Потому что он явно игнорирует основные заповеди эффективного управления. Эти заповеди таковы:

а) каждое дело занимает все время, которое отпущено для его выполнения;

б) работа больше восьми часов в день крайне непродуктивна, и за нее платится слишком высокая цена.

6. Его портфель "раздут" от бумаг, которые руководитель носит с работы домой и назад. Единственная реальная польза от этого состоит в том, что перетаскивание портфеля может в некотором смысле заменить физические упражнения. Папка для бумаг, легкий дипломат - вот к чему нужно стремиться.

7. Решение любого, а тем более важного вопроса старается отложить. Он надеется на то, что вопрос либо решится сам, либо его решит кто-то другой. Кроме того, если он берется за решение проблемы, то никогда не доводит дело до конца. В результате груз нерешённых проблем начинает все больше и больше давить на него, вынуждая совершать управленческие ошибки.

8. Обладает "чёрно-белым" мышлением. Все видит только белым или только чёрным, его оценки всегда однозначны, категоричны, не имеют оттенков. Это приводит к тому, что руководитель теряет возможность достигать компромисса. "Пан или пропал!" - не лучший девиз для менеджера.

9. Придает слишком большое значение случайным, несущественным деталям, не умеет отличить главное от второстепенного, важное от неважного, существенное от несущественного. Он раздувает детали, склонен из мухи делать слона.

10. Старается принять наилучшее решение вместо выполнимых. При этом руководитель забывает о том, что ни одно решение, управленческое тем более, не может устраивать абсолютно всех, всем без исключения нравиться. Искусство управления, кроме всего прочего, заключается еще и в том, чтобы выбирать решение не из множества возможных (идеальных), а из реально имеющихся, реально выполнимых. Максимально эффективное решение при минимальном ущемлении интересов - главный ориентир современного руководителя.

11. Старается приобрести репутацию хорошего руководителя и делает это оригинальным образом - либо фамильярничая с подчиненными (вариант "рубаха-парень"), либо, используя принцип открытых дверей, когда в его кабинет идет кто хочет, когда хочет и по какому угодно вопросу.

12. Старается избегать ответственности, склонен валить вину на других, короче говоря, ищет "козла отпущения".

13. Присваивает себе успехи своего коллектива и отдельных его сотрудников, следуя принципу "их успехи были бы невозможны без моего чуткого руководства".

Что ж, слабый руководитель обнаруживает свою слабость, даже несмотря на свой грозный вид. Он совершает множество управленческих ошибок, порой элементарных. Основные из них рассмотрены в приложении 5.

Устраняя свои слабые стороны, руководитель также должен стремиться наиболее рационально использовать своё рабочее время для того, чтобы успеть выполнить свои профессиональные обязанности и привести организацию к успеху и процветанию. В этом ему помогут закон Парето и принцип Эйзенхауэра.

2.2 Закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы руководителя

Закон Парето. Этот принцип оказал огромное и незаметное широкой публике влияние на многих преуспевающих людей, но остается одной из величайших тайн нашего времени. Даже те немногие из осведомленных о нем, кто знает и применяет его, используют лишь небольшую долю его мощи.

Что мы называем законом Парето или принципом 80/20?

Принцип 80/20 гласит, что небольшая доля причин, вкладываемых средств или прилагаемых усилий, отвечает за большую долю результатов, получаемой продукции или заработанного вознаграждения. Например, на получение 80% результатов, достигаемых в работе, у вас уходит 20% всего затраченного времени. Выходит, что на практике 4/5 приложенных вами усилий (немалая доля) не имеют к получаемому результату почти никакого отношения.

Таким образом, принцип 80/20 утверждает, что диспропорция является неотъемлемым свойством соотношения между причинами и результатами, вкладываемыми и получаемыми средствами, прилагаемыми усилиями и вознаграждением за них. Выражение "80/20" хорошо описывает данную диспропорцию: 20% вложенных средств ответственны за 80% отдачи; 80% следствий проистекают из 20% причин, 20% усилий дают 80% результатов.

Множество примеров, подтверждающих справедливость Принципа 80/20, можно найти в области бизнеса. 20% ассортимента продукции дают обычно 80% от общего объема продаж в денежном выражении, то же самое можно сказать о 20% покупателей и клиентов. Кроме того, 20% ассортимента продукции или 20% покупателей обычно приносят компании 80% прибыли.

Возьмем наше общество. 20% преступников совершают 80% преступлений; 20% водителей виновны в 80% дорожно-транспортных происшествий; 20% вступивших в брак ответственны за 80% разводов (те, которые постоянно то вступают в брак, то разводятся, сильно искажают статистику, что дает пессимистично-однобокую картину нестабильности заключаемых браков). Наконец, 20% детей используют 80% возможностей, предоставляемых системой образования в данной стране.

И даже дома: на 20% ваших ковров приходится 80% воздействий, ведущих к их износу. 80% всего времени вы носите 20% имеющейся у вас одежды. 80% всех ложных тревог при срабатывании противоугонной сигнализации вызывается 20% возможных причин.

Двигатель внутреннего сгорания также великолепно подтверждает справедливость Принципа 80/20: 80% энергии, выделившейся при сгорании топлива, теряется, а колесам передается лишь 20% всей энергии. Эти 20% топлива производят 100% всего движения.

Математическая зависимость, которая легла в основу принципа 80/20, была обнаружена более ста лет назад, в 1897 году, итальянским экономистом Вильфредо Парето (1848-1923). Его открытие называли по-разному, в том числе принципом Парето, законом Парето, правилом 80/20, принципом наименьшего усилия, принципом Дисбаланса.

Принцип 80/20 имеет огромную важность по той причине, что он противоречит тому, что мы привыкли считать логичным. Мы вправе ожидать, что все факторы имеют приблизительно одинаковое значение. Однако заблуждение является одним из самых не соответствующих действительности, вредных и глубоко укоренившихся в наших мозгах.

Принцип 80/20 также гарантирует, что когда мы узнаем действительное соотношение, то сильно удивимся уровню этого дисбаланса, потому что каким бы ни оказался действительный уровень дисбаланса, он скорее всего превзойдет наши ожидания.

Таким образом, любой руководитель, в обязанности которого входит принятие важных решений, должен знать и применять закон Парето в своей работе. Это не только позволит ему сэкономить время, но и направит организацию на путь успешного развития.

Расстановка приоритетов по принципу Эйзенхауэра. Расстановка приоритетов - это когда руководитель ежедневно решает, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет приступать к своим задачам и работе по порядку в соответствии с расставленными приоритетами. И для этого прежде всего нужно спросить себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20% задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя внимание, не оказывая при этом большого влияния на цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Чтобы достичь наилучших результатов, руководитель должен потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия - важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования руководителю необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед ним задачи. И тогда у него выстроится иерархичный список, благодаря которому он будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра (рис. 2):

А-приоритет : это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет : важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто нужно регулярно выделять себе время на выполнение дел В и найти им место в своём расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит руководителя к намеченной цели. Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И всё же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

С-приоритет : навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, "умение отправлять делегации") или говорить "нет". С помощью этого выигрывается время для решения важных задач из группы В.

D - п риоритет : сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Можно спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Следует сознательно оградить себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Рис. 2. Расстановка приоритетов

Правильная расстановка приоритетов:

1. Распределить все задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом, отделяется "нужное" от "бесполезного".

2. Помнить: "важное" коренным образом отличается от "срочного". "Важное" приближает намеченную цель, но при этом оно не обязательно является "срочным". "Срочное" же, наоборот, требует непосредственного внимания.

3. Обратить внимание на так называемое "правило преимущества": "важное" стоит перед "срочным". Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Нужно постараться не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

4. Для разумного планирования времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинать работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня руководитель не успел справиться со всеми задачами и делами из группы А, то стоит продолжать работу с ними и на следующий день. И не делать других заданий, пока не закончит с первыми.

5. Каждый день работать над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами руководитель должен также думать о своих "стратегических" важных задачах и целях. Только так можно уже сегодня обеспечить себе "завтрашний" успех.

Таким образом, руководитель должен уяснить себе раз и навсегда, что у него никогда не хватит времени на все то, что хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от него остальные. Нужно позаботиться о том, чтобы использовать своё время лишь на действительно важные для руководителя вещи, которые могут приблизить поставленную им перед собой цель. А время можно выиграть лишь в том случае, если научиться говорить "нет" и отказываться выполнять необязательные дела.

Используя закон Парето и принцип Эйзенхауэра в технике личной работы, составляя план на день и контролируя его выполнение в течение дня, руководитель не должен забывать в конце дня подвести итог, как советует Лотар Зайверт, методом "5 пальцев".

2.3 Метод " 5 пальцев " в организации самоконтроля руководителя

Подведение итогов дня по методу "5 пальцев":

Б (большой палец) - бодрость (как себя чувствовал сегодня? что сделал для поддержания и укрепления своего здоровья?);

У (указательный палец) - успехи (чем занимался и каких результатов при этом добился?);

С (средний палец) - состояние духовное (какое у меня преобладало настроение и расположение духа?);

Б (безымянный палец) - благодеяния (помог ли я кому-нибудь? какую услугу оказал, поддержал чем-либо, дал полезный совет? чем порадовал близких?);

М (мизинец) - мышление (что нового я сегодня узнал? какой вопрос обдумал и к какому выводу пришёл?).

Рис. 3. Метод "5 пальцев"

Само собой этот метод не является универсальным. Я считаю, что при необходимости его составляющие можно заменить такими, какие наиболее всего отражают потребности конкретного руководителя, либо дополнить другими.

Но в целом, такой метод позволит руководителю охватить значительную часть важных составляющих его деятельности, а именно: здоровье; достижение целей; позитивный взгляд на жизнь и противодействие стрессам; поддержание авторитета и уважения со стороны подчинённых; самосовершенствование и развитие.

Что касается здоровья и проблем его поддержания, то это тема для отдельного разговора.

2.4 Проблемы при реализации ортобиоза на уровне руководства

Одной из основных проблем при реализации ортобиоза на уровне руководства в нашей стране является нехватка времени. К сожалению, в России с давних времён сложилось представление о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени имеет руководитель, тем более значительной персоной он кажется. Но на самом деле это лишь говорит о низком уровне самоменеджмента. Всегда можно и нужно находить время для физических упражнений, релаксаций и других форм поддержания своего здоровья.

На мой взгляд, наиболее подходящее время для занятий физическими упражнениями, является утро и первая половина дня. Но в то же время этот период характеризуется наибольшей работоспособностью и отводится на решение наиболее важных вопросов. Выходом из этой ситуации является утренняя гигиеническая гимнастика, проводимая дома или в спортзале до начала работы. Помимо специфического влияния, облегчающего процесс перехода от состояния покоя к состоянию активного бодрствования, выполнение упражнений утренней гимнастики увеличивает уровень общей физической активности человека.

Подобные документы

Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

дипломная работа , добавлен 26.01.2013


Сущность планирования рабочего времени. Эффективное обучение тайм-менеджменту. Анализ планирования рабочего времени руководителя на примере OOO "ФЛИНТ-КCИ" и разработка рекомендаций по его оптимизации. Причины дефицита времени и его инвентаризация.

курсовая работа , добавлен 30.10.2012


Функции планирования на предприятии. Основные обязанности руководителя. Организация труда руководителя, планирование его времени (тайм-менеджмент). Рекомендации для составления недельного плана. Планирование времени специалиста, его обязанности.

реферат , добавлен 08.06.2014


Сущность и характеристика труда руководителя, его отличительные особенности и делегирование полномочий. Основные моменты работы с документами и прием посетителей. Особенности организации рабочего места руководителя. Планирование рабочего времени.

реферат , добавлен 17.10.2010


Специфика и методы совершенствования деятельности руководителя, а так же условий управленческого труда. Практическое планирование совершенствования труда руководителя и экономии рабочего времени на примере ООО "МегаТэкс". Циклограмма рабочего дня.

курсовая работа , добавлен 03.02.2009


Анализ использования времени в работе менеджера, его биологический ритм и пики работоспособности. Фотография рабочего дня и хронометраж. Факторы сокращения потерь рабочих часов. Причины дефицита времени, основные методы тайм-менеджмента в организации.

курсовая работа , добавлен 14.07.2010


Основные понятия, задачи и принципы управленческого труда, факторы, методы и условия его совершенствования. Планирование индивидуальной работы руководителя, взаимосвязь с комплексным планом управления организации. Классификация затрат рабочего времени.

лекция , добавлен 03.02.2009


Рабочее время: понятие, структура и значение. Основные принципы эффективного использования рабочего времени. Причины потерь и рационализация рабочего времени. Проблемы, мешающие рациональному использованию рабочего времени руководителя ООО "Раcсвет".

курсовая работа , добавлен 13.12.2012


Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.

курсовая работа , добавлен 26.07.2010


Организационная структура и управление внутренней средой организации. Специфика мышления и поведения руководителя как условие эффективности управления. Практическое планирование труда руководителя и экономии рабочего времени на примере ООО "Омспецстрой".

Главная » Грамматика » Планирование календаря руководителя. Планирование рабочего времени