Как защититься от завалов на работе. Стоит ли работать «за себя и за того парня»? Думай, прежде чем взять на себя дополнительные обязанности

Излишне требовательный начальник может потребовать от вас работать лишние часы, даже если объем работы не слишком велик, он может настаивать на предоставлении ему постоянных отчетов, которые потом никто не читает, может организовывать «специальные проекты» или же не давать вам принимать никаких решений без его одобрения. Такой менеджер не будет думать о том, что вам предстоит сделать для достижения результата, он просто будет давить на вас до тех пор, пока вы не начнете что-то делать. Он не интересуется, есть ли у вас возможность следовать его указаниям. С ним часто невозможно ничего обсудить, и поэтому вам не остается ничего другого, как «просто сделать это ».

«Что бы ни лежало в основе такого поведения, подобные начальники часто похожи на неуправляемых маленьких детей, ведущих себя так, словно мир действительно крутится вокруг них, - говорит Линн Тэйлор, автор книги «Как укротить ужасного офисного тирана, как справиться с инфантильностью начальника и при этом добиться успеха на работе». - Им даже не приходит в голову, что можно о чем-либо вежливо попросить». С излишне требовательным начальником бывает невероятно сложно работать, его поведение может резко повысить уровень стресса, а моральный дух и производительность, наоборот, снизить. В нашей галерее 10 советов, как нейтрализовать такого босса

Не считайте, что начальник имеет что-то лично против вас

Над излишне требовательным начальником может стоять его собственный излишне требовательный начальник, которому ваш руководитель хочет предъявить хорошие результаты. Поэтому он вовсе не думает о том, как негативно может влиять на человека ощущение невозможности выполнить всю работу, говорит Тэйлор. Посмотрите на реакцию других членов коллектива, и вы, скорее всего, увидите, что ваш начальник просто хочет добиться лучшего и ожидает от других того же.

Подумайте, почему ваш начальник настолько требователен

Дело в особенностях его личности или же в давлении на него сверху ради достижения определенных целей? Коуч по вопросам карьерного роста Рита Фридман объясняет, что «от этого может зависеть ваш подход к ситуации».

Если ваш начальник тоже тяжело трудится над решением какой-то задачи или должен считаться с многочисленными поставленными перед ним сроками, то постарайтесь учитывать это при общении с ним. «Постоянно предоставляйте ему качественную информацию о том, что ему необходимо знать, и избегайте пустой болтовни, если он сам не начнет такой разговор», - советует Райан Кан, основатель рекрутингового агентства The Hired Group.

Не позволяйте делать из себя мальчика для битья

«Не надо с улыбкой принимать все сыплющиеся на вас шишки, становиться мучеником или брать на себя ответственность за то, за что вы не отвечаете, - говорит Тэйлор. - Ваш начальник потратил на вас свое время, поэтому вы имеете право указать ему на недостатки его стиля работы». Объясните ему, что у вас есть все необходимые навыки, на вас можно положиться и вы понимаете ценности корпоративной культуры. Если вы работаете хорошо, то заменить вас на другого будет очень дорого и для этого потребуется много времени.

Вы можете мягко противостоять начальнику

«Общайтесь со своим начальником спокойно, профессионально и рационально, - советует Тэйлор. - Не впадайте в истерику и постарайтесь сохранить чувство юмора, чтобы ослабить существующее напряжение». Немного веселья может оказаться очень полезным для обезоруживания напряженного и требовательного начальника. А ваш успех во многом зависит от формы, в которой будет проходить ваш спор, и от правильно выбранного для разговора времени.

Слушайте и повторяйте

Всегда внимательно слушайте начальника, советует Кан, так как идеи и указания могут возникать неожиданно. Если вы в чем-то не уверены, то задайте уточняющие вопросы. В конце вашей встречи повторите все то, что вам предстоит сделать, чтобы быть уверенным, что вы поняли друг друга. И потом, кто знает, как отреагирует начальник, когда услышит из ваших уст список задач. Быть может, он поймет, насколько нереально то, что он от вас требует.

Определите взаимные ожидания и приоритеты

Получив от начальника задание, определите его место в системе приоритетов, прикиньте, сколько времени вам потребуется на его выполнение, нужно ли вам что-то для его выполнения, и, если да, то что именно. Выскажите реалистичные предположения о том, как выполнение нового задания повлияет на другие ваши дела и обязательно обсудите с начальником возможность невыполнения каких-то других задач в срок. «Договоритесь о чем-то, а не выбегайте из его кабинета, только чтобы оказаться заваленным невыполнимыми задачами», - рекомендует Тэйлор.

Придерживайтесь позитивных взглядов на происходящее

Ваше спокойствие и стремление добиться лучших результатов будут в конце концов оценены, и это поможет изменить вашего начальника к лучшему.

Решайте проблемы, а не создавайте их

Если вы понимаете, что не успеваете выполнить задание в срок, то лучше сообщить об этом начальнику заранее. Будьте готовы представить ему возможные решения проблемы и тем самым покажите ему, что вы, как и он, понимаете, насколько это срочно. Как говорит Райан Кан из The Hired Group, если предложенные вами пути решения проблем будут неверными, начальник все равно оценит ваше стремление помочь.

Коуч Рита Фридман считает, что если начальник стремится к достижению какой-то корпоративной цели, то, может быть, имеет смысл предложить другие пути ее реализации. «Он может даже понимать, что требования компании неразумны, и оценит вашу помощь в поисках путей повышения производительности труда, - говорит она. - Проявите в разговоре с начальником понимание и выскажите свои предложения, продемонстрировав свой дух сотрудничества. Ваша задача в данном случае не столько заслужить похвалу за свои идеи, сколько создать таким образом лучшую рабочую обстановку».

Хвалите своего босса, когда увидите, что он ведет себя так, как вам бы хотелось. Например, он дает вам возможность вместе с ним планировать дальнейшие действия или старается сформулировать для вас ясные и достижимые задачи и сроки. «Скажите что-нибудь вроде: «Спасибо за понимание того, что нам придется отсрочить выполнение проекта XYZ на несколько дней ради решения этой новой задачи», - советует Линн Тэйлор.

Отмечайте каждый успех

Обязательно демонстрируйте свои достижения начальнику. Раз уж он так сосредоточен на достижении целей, то может невольно не заметить какие-то ваши достижения. Он будет вам благодарен, если вы в конце рабочего дня обратите на них его внимание. «В конце концов, ваш успех - это и его успех», - резюмирует коучи Райан Кан.

Также похвалы можно добиться с помощью регулярных отчетов о состоянии дел. «Ваш руководитель лучше поймет то, что вы делаете за его спиной, если вы регулярно будете сообщать ему об этом с помощью подробных имейлов, - говорит Линн Тэйлор. - Таким образом, начальник оценит вашу производительность и осознает, какие усилия вы прилагаете». При этом не надо пережимать и создавать впечатление, что вы по горло завалены работой. Не надо каждый день писать отчеты на пяти страницах, вызывая ощущение конфронтации и скрытой агрессии. Сообщайте только ясные факты, чтобы ваш начальник мог на них сосредоточиться и определить приоритеты.

Нам всем приходилось сталкиваться с авралом на работе. Многие в такой ситуации начинают злиться и даже паниковать. Из нашей статьи вы узнаете, как сохранить спокойствие во время аврала на работе, при этом оставаясь работоспособным и неподдающимся всеобщей панике.

Правильное распределение возможностей

Самым главным правилом является правильный расчёт и распределение своих сил. Проработать на износ сил можно день, от силы два, за которые аврал может не закончиться. Конечно, работать можно и на максимум, но не перерабатывать. В противном случае это может неблагоприятно сказаться на состоянии здоровья и толку и производительности от этого будет совсем немного. Лучше всего устраивать небольшие перерывы, минут на 5-10, но ни в коем случае не ночевать на рабочем месте употребляя при этом огромное количество кофе.

Непременно соблюдайте спокойствие. Нервозность может негативно сказаться на вашей трудоспособности. Не надо придавать огромного значения невыполненной работе из-за нехватки времени, лучше подумать о более рациональном его использовании и распределении энергии. Необходимо перед собой ставить реальные цели и обязательно всё будет получаться.

Чтобы дела не скапливались, а главное, чтобы ничего не забыть всегда составляйте план на день. Расставляя первостепенные задачи и второстепенные, а в течении всего дня, вычёркивая уже завершенные. Однако, если что-то осталось невыполненным обязательно перенесите в завтрашний список в разряде первостепенного.

Для того чтобы небольшие и несрочные дела не сваливались все разом с важными рабочими вопросами, уделите на их выполнение 1 день в неделе. Это позволит избежать накопления таких дел.

Правильное начало рабочего дня

Правильное начало рабочего дня это очень важный момент, так как от этого будет зависеть эффективность дальнейшей деятельности и ваша трудоспособность. Необходимо вставать вовремя, чтобы было время для спокойного завтрака и сбора, также стоит непременно уделить время зарядке, которая поможет оставаться бодрым весь день. Утро является основным продуктивным временем суток, поэтому все важные вопросы и дела решайте именно утром. Если не известно, какая из стоящих задач является первостепенной, то посоветуйтесь с вышестоящим начальством. Уточните, которую задачу необходимо сделать в начале.

Вот те советы, простые, которые способны непременно помочь:
1. Упрощайте сложные задачи, стоящие перед вами, разбивая их на простые. А затем распределите время для них выполнения. С несколькими небольшими задачами справляться всегда легче, как в физическом плане, так и в эмоциональном, чем с единственной задачей, но глобальной.

2. Необходимо чтобы начальник знал, как движется выполнение работы. Поскольку, если вы станете работать самостоятельно, при этом, не будете попадаться ему на глаза, начальник может решить, что дела совсем плохи и может не самым вежливым образом потребовать отчёта о проделанной работе.

3. Если помимо важных задач наваливаются небольшие и второстепенные поручения, способные занять достаточно времени, не давая сосредоточить все силы на основной работе, обязательно договоритесь, чтобы эти дела распределили между теми сотрудниками, у которых сейчас не так много дел. Важно не устраивать скандалов, а постараться как можно грамотнее объяснить, что вы занимаетесь важным делом, которое требует сосредоточенности.

4. В рабочее время надо забыть об интернете, а главное о социальных сетях. Не тратьте своё рабочее время на переписку с друзьями, которая может отвлечь от важных основных дел, ведь с ними можно пообщаться и в свободное время.

Отдыхайте размеренно

Несомненно, отдых важен, но обязательно в разумных пределах. Если есть чувство переутомления, то сделайте непременно перерыв на пару минуток, за которые выпейте чашечку кофе или порадуйте себя кусочком шоколадки. Не зацикливайтесь на работе, в свободное время необходимо отдыхать, переключите мозг на какие-либо другие дела, так как смена обстановки и занятости поможет активизировать работу мозга и неплохо отдохнуть. Это поможет на следующий день приняться за работу с обновлёнными силами.

Не стесняйтесь обращаться за советом или помощью, в этом нет ничего страшного. Коллеги откликнутся на просьбу о помощи, и кому-то потом и вы сможете помочь.
Если присутствует неусидчивость и невозможность заниматься одним и тем же делом без перерыва, попробуйте их чередовать. Лучше всего поставить себе интервал времени, за который вы сможете втянуться в работу, и возможно будете продолжать деятельность без минутного перерыва. При этом страх, появляющийся перед сложной работой, исчезнет, а придёт работоспособность.

Сложно признаться, что не справляешься с объемом работы, кому-то кроме подруг — не хочешь разочаровать коллег или показаться некомпетентной перед руководством. Но если вовремя заметишь, что слишком много на себя берешь, и ничего, кроме стресса, новый день не приносит — это пойдет на пользу и твоей карьере и здоровью. Heroine собрал несколько эффективных способов больше успевать и меньше уставать на работе.

1. Не играй в «я так занята»

Есть странное чувство удовлетворения в том, чтобы сказать окружающим: «я очень занята». Ты кажешься себе важным, нужным человеком, без которого не решится ни один вопрос. Жаль, что вместе с этой поднимающей самооценку эмоцией, ты получаешь усталость, раздражение и хуже справляешься с задачами.

Вместо того, чтобы создавать образ чрезмерно деловой леди, проверь, правильно ли ты расставляешь приоритеты, распределяешь время и умеешь ли ты делегировать задачи.

2. Если чего-то не знаешь, признай это

Каждый работодатель мечтает о сотруднике, который без вопросов справляется с любой задачей. Но, так как эта фантазия заведомо невыполнимая, не пытайся стать таким работником.

Есть разница между тем, чтобы пожать плечами и сказать, что это не твоя проблема, и признанием: «я никогда не делала этого раньше, но готова попробовать». Если берешься за незнакомое дело, говори об этом честно и не стесняйся спрашивать и советоваться. Когда амбициозно берешься за то, чего не умеешь, рискуешь обмануть ожидания руководства и убить много времени на выполнение задачи.

3. Найди коллегу, которому доверяешь

Хорошо, если у тебя есть коллега, который понимает, чем ты занимаешься, и может поддержать в трудный момент. Подменить тебя на пару минут, пока ты справишься с эмоциями, подсказать, послушать, как тебя все достало. В идеале это должен быть человек, которому можно показать перегруженный список дел и спросить, сможет ли он взять на себя часть задач. Тебе пригодятся наши советы, .

Получать обратную связь от человека, который работает в другой сфере, тоже бывает полезно. Пусть он не знает специфику твоей работы, зато может посмотреть на все свежим взглядом. Это может быть коллега из другого отдела или даже другой компании. Вдруг ты получишь от него свежую идею для своего проекта или совет, как упростить свою работу.

5. Думай, прежде чем взять на себя дополнительные обязанности

Учись говорить «нет» дополнительным задачам, если от них пострадает твоя основная работа. Приятно быть человеком, который всегда готов помочь или вмешаться. Но так ты легко можешь превратиться в того, к кому обращаются по любому вопросу.

Если ты перегружена, тебе нужно закончить основные задачи, а не добавить новых. Когда коллега спрашивает, есть ли у тебя пять свободных минут, скажи ему, что хотела бы помочь, но сейчас занята другим делом.

6. Выясни, временный это завал или постоянный

Во многих компаниях конец года или конец сезона – горячее время. Если знаешь, что завал связан с предстоящими праздниками или другими объективными причинами, значит, можешь подготовиться к нему морально, собраться с силами и пережить это время.

Когда завалу нет конца, возможно, дело не в объективных причинах, а в твоих проблемах с распределением времени и задач. Постоянные переработки – это не нормально.

7. Делай перерывы в работе

Если коллеги знают тебя как человека, который отвечает на сообщения за 0,1 секунду – скажи, что теперь ты проверяешь почту в определенное время (если у тебя есть такая возможность). Если долгое время не можешь завершить проект, посвяти ему целый день, не распыляясь на другие задачи. Если всегда приходишь в офис раньше всех, уходишь позже или берешь работу на дом, посмотри, сможешь ли ты сократить это время.

Соблюдать – это достоинство, а не признак лени или безразличия.

8. Поговори с начальником

Не можешь разгрузить свой рабочий день самостоятельно – поговори с руководством. На такой разговор сложно решиться из-за страха показаться некомпетентной. Но все пройдет гладко, если ты правильно подготовишься.

Вместо того, чтобы забежать в кабинет к начальнику с криком: «Помогите, я тону в работе», подумай о том, как можно решить эту проблему. Пойми, что конкретно ты не успеваешь, а с чем справляешься хорошо. Найди способы исправить ситуацию. Если ты придешь с конкретными предложениями, а не с жалобами, сохранишь позитивный профессиональный тон, босс сможет правильно понять тебя.

Часто ли у тебя бывает чувство, что ты ничего не успеваешь на работе, и как ты с ним справляешься?

Правильно подходим к делу

Правило первое – делайте столько, сколько можете сделать . Не перегибайте палку. Можно поработать на износ день, максимум два. А что, если аврал растягивается на неделю? К концу вы будете не лучше зомби - совершенно ни на что не годны. Недалеко и до невропатолога! Стоит ли доводить себя до такого состояния и зарабатывать ? Отсюда вывод – работайте по максимуму, но не перерабатывайте и не забывайте устраивать себе маленькие перерывы. Отдохнув, вы сможете ринуться в бой с новыми силами. Никаких ночевок на рабочем столе и лошадиных доз !

Никакой паники! Спокойствие. Если вы будете нервничать, утратите львиную долю трудоспособности. Тогда ни о какой результативности не будет и речи. Скажите себе - я делаю все, что могу. Не переживайте о невыполнимом, не растрачивайте энергию на мысли о том, что, если не справитесь, наступит конец света. Сосредоточьтесь на том, что вы реально можете сделать. И делайте! Это ключевой момент.

Планируйте, планируйте и снова планируйте! Не пожалейте потратить лишние 5-10 минут на то, чтобы спланировать день. Именно это должно стать первым делом, которое вы решите, придя в офис. Выполнив намеченное, поставьте себе галочку. А то, что не успели сегодня, поставьте завтра первым в списке. Не скапливайте дела.

Чтобы не скапливалось много мелких несрочных дел , которые имеют свойство потом вдруг разом сваливаться на голову в самый неудачный момент, заведите следующее правило. Один день в неделю отводите для их решения. Тогда они не будут накапливаться и нависать над вами подобно дамоклову мечу.

Кто рано встает…

Важно то, как вы начнете свой день. От этого зависит его эффективность и ваша работоспособность. Вовремя встаньте, спокойно покушайте и соберитесь. И не забудьте о зарядке – благодаря ей вы получите отличный заряд бодрости на весь день.
Крепкий орешек? С него и начнем! За самое сложное, важное и срочное беритесь с утра, когда вы еще . Это самое продуктивное время, когда вы еще готовы горы свернуть. К вечеру сил и энтузиазма остается меньше, а то и вовсе не остается. Небольшие и приятные поручения оставляйте для пауз между глобальными делами и на вечер. Если вы не уверены, какое дело горит более всего, обратитесь к начальнику. Спросите, что нужно сделать в первую очередь.

Несколько простых, но действенных советов

1. Если перед вами стоит сложная задача, упростите ее . Разбейте на несколько более простых, отведите время на выполнение каждой из них. Вот увидите – даже в эмоциональном плане проще справиться с несколькими простыми задачами, чем с одной глобальной, которая кажется такой неподъемной, что даже браться за нее не хочется – страшно и непонятно, с какой стороны подступиться. С маленькими задачами разобраться легче!

2. Держите начальника в курсе относительно того, как продвигается ваша работа. Он должен быть спокоен и уверен, что вы все успеваете. Если вы ничего не будете рассказывать, он может подумать, что вы ничего не делаете и из-за этого стараетесь не попадаться ему на глаза. И тогда рано или поздно у вас потребуют отчета, причем, вполне возможно, не в самой вежливой форме.

3. Бывает, что вы оказываетесь не в состоянии справиться с важными задачами по такой банальной причине, как гора второстепенных мелких дел и поручений , на которые постоянно приходится отвлекаться. В этом случае необходимо договориться о том, чтобы это поручали тем сотрудникам, у которых сейчас меньше дел. Главное – не закатывать скандалов, а спокойно воззвать к доводам рассудка.

Отдых?

Конечно! Но в меру. Если чувствуете, что больше не можете, 5-минутный перерыв не помешает. Вдохните, съешьте кусочек шоколадки - и снова в бой! В нерабочее время отключайте мозг, не думайте о еще не разрешенных рабочих делах. Займитесь чем-нибудь другим. Смена деятельности позволит отдохнуть и активизирует ваш мозг, позволит ему назавтра с новыми силами взяться за работу.

Найдите, к кому вы можете обратиться за помощью. Не стесняйтесь – все порой оказываются в таком положении. Кому-то вы протянете руку в сложный момент, а кто-то – вам.

Если вам сложно долго сидеть за одним делом, постарайтесь чередовать задачи. А еще – установите для себя временной интервал. Например, 15 минут. За это время вы втянетесь в дело и, возможно, даже захотите продолжить без пары минуток перерыва.

В офисе проходит множество совещаний, встречи с деловыми партнерами, телефон уже “раскалился” от звонков, а в Skype не продохнуть от конф-коллов — но дело не сдвигается с мертвой точки, а задуманные идеи уже месяц не реализуются… Знакомая ситуация? Пора “разгребать завалы”. “Лайфхакер” спешит на помощь тем, кто хочет справляться со всеми задачами и выполнять всё задуманное.

Для начала вспомним, как обычно всё хорошо начинается: команда начинет новый проект, менеджмент “запускает” идеи на совещаниях, дальше идет постановка задач, дедлайнов, все воодушевлены — а потом начинают появляться “обстоятельства”, и дело, которое должно было быть сделано еще неделю или две назад, вдруг “застряет”.

Дело здесь вовсе не в том, что ваши менеджеры проектов или коллеги резко отупели или обленились; проблема в том, что в процессе принятия и реализации решений было упущено несколько важных шагов. Именно они и нужны для того, чтобы на практике реализовать всё задуманное.

1. Проводите встречи отдельно с каждым отделом и менеджером, которые задействованы в проекте

Зачастую у исполнителей, у отделов, которые находятся “на переднем краю” возникают трудности с принятием самостоятельных решений. Часто само принятие и реализация принятого решения оказываются перепутаны — и вот мы уже получаем “проволочку” вместо выполнения поставленной задачи.

Чтобы устранить возникающие недоразумения и путаницу, проводите регулярные встречи со всеми менеджерами, отделами и командами, которые задействованы в выполнении поставленного перечня задач. Совещания должны быть предельно короткими — так называемые “совещания на ногах”, когда участники даже не садятся — по 10-15 минут в день, и контролируйте, как продвигается общее выполнение работ и реализация конкретных мелких задач. Для этого общий проект надо разделить на серию более мелких задач и промежуточных сроков, и за каждый получать отчеты.

Кроме того, хорошо проводить отдельные встречи с каждым, кто работает над проектом, если команда достаточно большая и предполагает работу нескольких разных отделов над одной задачей. Разделите всех людей — независимо от того, в каком отделе они работают, — на “визионеров”, “операторов” и “процессоров” в зависимости от того, с какими типами операций и задач они справляются лучше и эффективнее. Человек, который делает в одной большом проекте определенный перечень узких задач, совпадающий с его наклонностями и навыками, работает намного эффективнее.

2. От обсуждения сразу переходите к конкретным действиям

Только действие порождает дейсвтие, сколько не говори и не обсуждай — дело с “мертвой точки” не сдвинется. Хотите добиться чего-либо? Принимайтесь за работу через 2 минуты после совещания, а не завтра или через 2 дня. Постановка задач на встрече или в ходе экспресс-совещания в обязательном порядке должна означать, что все поставленные мини-задачи должны быть выполнены (или инициированы) сразу после совещания, а не в “отдаленном будущем”. Как правильно заметил один экономист: “Будущего не существует: оно такое, каким мы его создаем”.

Само собой, что в каждом отделе, группе или команде, которая должна выполнять те или иные задачи, должен быть назначен ответственный, который будет следить за выполнением поставленных задач и “подстегивать” подчиненных и коллег к действиям. Принятие решений должно быть централизовано, их выполнение и способы реализации — децентрализованы.

3. Не бойтесь делегировать задачи и контролировать только результаты, а не процесс

По итогам каждой встречи у вас должен появляться список делегированных задач, перечень лиц, ответственных за исполнение, и таблица дедлайнов. Вмешиваться в процесс и “стоять над душой” не надо: это демотивирует и вредит продуктивности команды. В то же время, надо не забывать, что делегирование не означает полное “забвение”: человек, которому поручена задача, должен знать, что у него есть набор промежуточных сроков и дедлайн, за которые он должен отчитаться руководству.

Кстати, именно на этом третьем этапе часто возникают трудности из-за недостаточно оперативной отчетности (или проще говоря — если процесс промежуточной отчетности вообще в комапнии никак не организован). Чтобы избежать подобного, создайте контрольный список, где помимо сроков, самой задачи и имени ответственного сотрудника, надо в отдельной колонке указать периодичность отчетов, кому отчитывается сотрудник и по каким показтелям. Так можно будет проконтролировать не только стадию “готовности” работы, но и уровень “незвершенности”. Такой “разбор по косточкам” дисциплинирует, а перспектива отчитываться не только об успехах, но и о своих ошибках и недоделанных задачах нескольким менеджерам поэтапно (включая высшее руководство компании) служит самым лучшим стимулятором к организованной работе.

Главная » Правила в английском языке » Как защититься от завалов на работе. Стоит ли работать «за себя и за того парня»? Думай, прежде чем взять на себя дополнительные обязанности