Неправильная расстановка приоритетов. Расстановка приоритетов

• Перевод

Расстановка приоритетов означает выполнение задач, которые наиболее важны, в первую очередь. Если вы производите продукты, это означает, что прежде всего должно делаться то, что представляет наибольшую ценность для клиента.

По моему опыту, искусство принимать решения, связанные с приоритетами, является одним из навыков, которые даются командам с особым трудом. Причина в том, что эти решения иногда бывают очень сложными. Хотя обычно это входит в базовые обязанности менеджера по продукту, я обнаружил, что в лучших командах каждый член прямо-таки маниакально расставляет приоритеты, ориентируясь на те же цели, что и его коллеги, и работая с ними в связке.

Эта статья посвящена основам расстановки приоритетов.

Основы расстановки приоритетов

• Приоритизация между проектами - это определение того, какой проект вашей команде стоит взять в работу следующим.
• Приоритизация работы в рамках одного проекта - здесь цель заключается в том, чтобы максимально эффективно выполнить один проект.

При определении приоритетности проектов вы должны принять одно важное решение: во что моя команда будет вкладываться в первую очередь ? Чтобы найти правильный подход к этому вопросу, представьте, что собираете паззл. Строго следуйте схеме, чтобы отыскать все кусочки, и когда они сложатся в нужной последовательности, у вас будет ответ.

Когда же вы расставляете приоритеты в рамках проекта, вам придется сотни раз принимать одно и то же решение: точно ли это необходимо ? Правильный подход заключается в следующем: нужно осознать, что процесс производства продукта всегда спонтанен и выработать жесткий образ мышления, который позволит быстро принимать решения, отделяя необходимое от факультативного.

Расстановка приоритетов между проектами

Строго следуйте схеме, чтобы сложить паззл: во что моя команда будет вкладываться в первую очередь?

Ответ на этот вопрос может потребовать от вас суровости, но сам по себе процесс не особенно сложный:

• Оцените рентабельность инвестиций для каждого проекта
• Примените три ограничения: зависимости, временные рамки и состав команды.
• Соберите паззл - выстроите последовательность проектов, основываясь на окупаемости инвестиций и ограничениях

1. Оцените рентабельность инвестиций

Чтобы выделить приоритетные проекты, вам необходимо оценить два момента:

• Объем потребительской ценности, которая будет получена;
• Количество времени, которое потребуется для завершения проекта.

Разумеется, оценить воздействие и усилия сложно, но если считать, что вероятность ошибиться у вас каждый раз одинаковая, то в качестве сравнительного упражнения вычисление окупаемости - вполне законный метод приоритизации проектов.

Совет : сделали оценку усилий и воздействия? Удвойте первое значение, а второе поделите на два - и вы окажетесь гораздо ближе к реальности.

2. Примените ограничения

Зависимости

Зависимость возникает, когда необходимо завершить один этап работы, чтобы продвинуться с другим этапом.

Предположим, ваша команда занимается разработкой мобильных приложений и вы хотите сделать так, чтобы на смартфонах клиенты могли производить оплату одним нажатием на кнопку. Вы вычислили, что данный проект окупится лучше всех других, и поэтому хотите внедрить эту функцию как можно скорее.

Однако для этого ваша компания должна в первую очередь иметь возможность вообще принимать платежи, над чем сейчас работает другая команда. Зависимость от других отделов означает, что вы пока ничего не можете сделать, поэтому правильным решением с точки зрения приоритизации будет отложить функцию платежа в один клик и взяться за следующий по окупаемости проект.

В процессе производства продуктов зависимости неизбежны, и чем успешнее становится продукт, тем они многочисленнее, ведь больший масштаб предполагает более сложные системы. В крупных компаниях понимание зависимостей и работа с ними часто являются наиболее важными составляющими приоритизации.

Замечу в скобках: многие думают, что у стартапов такие высокие темпы, потому что люди там работают усерднее и более амбициозны. На самом деле, разница в скорости работы происходит из-за того, что у стартапов гораздо меньше зависимостей (и клиентов, которые будут недовольны, если что-то пойдет не так), так что им проще доводить задачи до ума.

Обратные зависимости

Бывают моменты, когда у вас есть проект, который будет очень полезен для других команд в достижении их целей. В таких случаях зависимостью являетесь вы.

Если вы рассчитываете рентабельность проекта для компании в целом, а не только своего продукта - а нужно делать именно так, - то вам следует вычислить суммарную рентабельность инвестиций не только вашего проекта, но и всех зависимых от него, которые вы «разморозите», чтобы правильно расставить приоритеты для своей команды.

Всякий раз, когда я вижу, как команда работает на то, чтобы «разморозить» других, я проникаюсь к этим людям уважением - это говорит о зрелости в продуктовом мышлении. Такие команды можно назвать невоспетыми героями, теми, кто приносит продуктовой компании больше всего пользы.

Временные рамки

Временные рамки - это стандартное ограничение, которое мы все на себе испытали. Дело принимает особенно серьезный оборот, когда есть риск, что вы потратите деньги, не успев внедрить самую окупаемую функцию, и все будет кончено.

В такой ситуации правильным решением, конечно, будет выбрать самый рентабельный из проектов, которые реально закончить в эти сроки.

Состав команды

Не все команды равны, и иногда состав команды будет влиять на ваши решения относительно того, какой проект нужно взять в работу.

Возьмем для примера команду, которая чуть ли не целиком состоит из новых в компании людей - например, стайку стажеров (ничего плохого не хочу сказать о стажерах, 50% всего программного обеспечения делают именно они).

В таких ситуациях вам следует остерегаться ставить в приоритет проект, который содержит множество рисков для клиентов, даже если он имеет максимальный показатель окупаемости инвестиций. Вместо этого вам будет выгоднее приоритизировать проект, не затрагивающий никаких критически важных фрагментов кода или пользовательского опыта, потому что тогда вероятность плохого исхода уменьшается в разы.

Помогите командам новичков в первую очередь немного освоиться, успешно выкатив несколько небольших проектов. Как только у них появятся какие-то благополучно внедренные функции в анамнезе, они смогут перейти к более сложным проектам.

Приоритизация между проектами: сложите паззл целиком и приступайте к работе

Расставляем приоритеты внутри проекта

Единственный способ сладить со скоростью и хаотичностью процесса создания продукта - выработать жесткий подход, в рамках которого вся работа, которую осуществляет команда, будет отслеживаться и каждое действие будет ставиться под вопрос: действительно ли это необходимо?

Принять жесткий подход значит признать реальное положение вещей, осознать, что вам предстоит ежедневно делать трудный выбор, на чем сосредоточить силы. Осознать, что намерение выпустить идеальный продукт - это иллюзия, что запуск всегда требует компромиссов.

Жесткий подход вызван желанием довести продукт до запуска. Ожидания инвесторов и клиентов так давят на команду, что в итоге многим попросту становится страшно выводить продукт на рынок. Они начинают заморачиваться мелочами до такой степени, что работа практически не движется. Они теряют из виду то, что действительно имеет значение - потребительская ценность за единицу времени - и начинают гнаться за совершенством.

Покажите мне команду, у которой на стадии запуска нет багов, и я скажу: им давным-давно следовало бы выкатить продукт.

1. Создаем систему приоритизации
2. Используем предположения о продукте, чтобы выстроить баланс между качеством и скоростью
3. Временная стоимость запуска

1. Создаем систему приоритизации

Вы не можете себе позволить собирать совещание и обсуждать приоритеты каждый раз, как обнаружится очередной баг, так что оптимальным выходом будет внедрить систему, по которой можно определять, какие баги прорабатывать сразу, а на какие махнуть рукой.

В качестве примера - вот система, которая оказалась полезной для моей команды.

Ось X представляет процент пользователей, на которых повлияет баг, ось Y - насколько серьезным будет это влияние. Красная точка обозначает сам баг.

Чтобы применять эту систему, совместно с командой определите, какие уровень серьезности и процент пользователей будут считаться максимально допустимыми (в нашем случае это «пользователи не могут провести платеж» и 5% соответственно). Далее разбейте поле на зоны и договоритесь, какие действия будут предприниматься для каждой. Набор действий обязательно должен включать в себя «отправить в бэклог и не трогать».

Если вы не пожалеете на это времени и сил, ваша команда станет настоящей машиной по устранению багов, а вероятность того, что кто-то работает над незначительным багом, будет устранена на системном уровне.

2. Используем предположения о продукте, чтобы выстроить баланс между качеством и скоростью

Что, основатели не умели писать код? Не исключено. Но скорее всего на тот момент им просто было плевать на качество кода, так как вероятность того, что продукт окажется успешным, была крайне мала. Поэтому они делали упор на скорость и проверку идеи.

Каждая команда неминуемо в чем-то жертвует качеством, чтобы запустить продукт. Ей приходится решать, где провести черту, и по большей части это определяется тем, как расставлены приоритеты - что считается ключевым для качества продукта.

Вот хороший способ найти для себя приемлемую точку на спектре «скорость-качество»: основывайтесь на своих предположениях о продукте. Предположения о продукте - это те основополагающие мнения касательно проблемы пользователей или планируемого решения, которых вы придерживаетесь.

В качестве простого примера можно привести компанию Facebook на заре её деятельности. Предполагаемая проблема формулировалась как «люди хотят общаться друг с другом онлайн». Получив подтверждение, что эта проблема актуальна, они стали придумывать идеи для продукта, например, возможность добавлять других пользователей в друзья - иными словами, делать предположения о том, как решить поставленную проблему.

Если вы проанализируете свой продукт, то увидите, что ситуация с предположениями может быть следующей:

1. Сама проблема, которую вы хотите решить, является предположением
2. Решение, которое вы предлагаете для известной проблемы, является предположением
3. Ни проблема, ни решение не являются предположением (вы точно знаете, что нужно делать и почему)

Если вы находитесь на левой стороне спектра, то у вас есть предположение, что пользователи сталкиваются с некоторой проблемой, но вы не знаете, насколько оно соответствует действительности. В таком случае вам лучше по максимуму срезать углы и выкатить продукт как можно быстрее, чтобы свести к минимуму риск, что вы решаете несуществующую проблему.

Напротив, если вы на правом конце спектра, то есть уверены и в актуальности проблемы, и в том, как создать правильное решение, тогда стоит обеспечить максимально возможное качество - ведь вы знаете, что продукт будет успешным, а значит нужен хороший задел на будущее.

Часто компании создают отдельные команды для экспериментов и для работы над «ядром». Как мне кажется, подобная структура организации свидетельствует о том, что у большинства команд нет понимания спектра предположений о продукте и, соотвественно, они не способны сделать однозначный выбор в пользу скорости или качества.

3. Временная стоимость запуска

А значит, мы должны уметь определять ценность раннего запуска продукта для пользователей. Я уже говорил об этой концепции в одной из своих предыдущих статей .

Для примера: команды часто сталкиваются с непростым выбором - стоит ли внедрять функцию для 80% клиентов, при этом задерживая её для оставшихся 20%. Обычно такая ситуация складывается тогда, когда её реализация для этих 20% потребует нишевого функционала, создание которого займет в два раза больше времени (по сравнению с тем, что было реализовано для 80%).

Давайте разложим оба варианта по полочкам.

Глядя на диаграмму, мы видим, что в первом случае 80% пользователей выигрывают - они получают доступ к функционалу раньше и имеют возможность извлечь больше ценности. В противном случае им пришлось бы ждать. Тогда, получается, и гадать нечего - надо выбирать первый вариант? Не совсем. Выбор остается сложным, так как:

1. 20% пользователей, которые останутся неохваченными, определенно поймут, что вы приняли решение их не поддерживать, и придут в ярость. С их точки зрения, лучше вы бы вообще ничего не делали.
2. 80% пользователей, для которых функция будет подключена, на самом деле не ощутят, что что-то выиграли от того, что получили доступ к ней раньше.

Тем не менее, в таких случаях я обычно советую командам проявить жесткость и запускать продукт. И вот почему:

1. Если бы пользователи знали контекст и могли принять решение за нас, подавляющее большинство проголосовало бы за запуск.
2. В долгосрочной перспективе, если команда будет последовательно придерживаться такой стратегии, то постепенно соотношение случаев, когда конкретный пользователь оказывается в числе 80% и 20% соответственно, выровняется. В результате, эффект накапливается, и пользователи получают больше ценности по экспоненте за заданный период, чем получили бы от компании, которая предпочитает всегда ждать, пока не сможет охватить 100% клиентской базы.

Приоритизация внутри проекта: жесткий подход противоестественен

К сожалению, большая часть компаний не испытывает желания принимать жесткий подход к расстановке приоритетов, несмотря на то, что это ключевой принцип для тех, кто создает продукты.

Например, в крупных организациях то и дело выкатываются новые функции; большая часть работников узнает об этом не раньше, чем сами пользователи. Как вы думаете, увидят ли они в таких условиях, что их коллеги сумели потратить на запуск в три раза меньше времени, чем потратили бы другие на их месте? Вряд ли. Зато они заметят, чего не хватает в конечном продукте, пусть даже все эти недочеты были пропущены командой умышленно.

И наоборот, вылизанный до блеска продукт внутри компании, как правило, хвалят. Одно плохо: понадобилось два года, чтобы довести его до запуска. Жаль, что мы не задумываемся о том, сколько пользователей от нас отвернулись, потому что отчаялись его дождаться.

Мотивируйте вашу команду становится лучше - то есть жестче.

Приоритизация - это искусство

Напоследок предлагаю вам еще один тезис на тему приоритетов: всегда существует способ достигнуть поставленной цели быстрее, чем вы запланировали.

Всегда. Вам просто нужно его найти. Вам просто нужно задать вопрос: «Как нам это сделать в два раза быстрее?» в конце совещания - и каким-то чудесным образом команда придумает выход.

Я два года занимаюсь запуском продуктов и еще не разу не сталкивался с такой ситуацией, чтобы команда не смогла придумать, как предоставить пользователю ту же ценность с меньшими временными затратами. Случаев, чтобы команда расставила приоритеты идеально, мне тоже не попадалось - что лишний раз подтверждает сказанное выше.

Если принять, что выход есть всегда, то самое разумное - активно и жестко расставлять приоритеты, неважно в работе ли уже проект или вы еще выбираете, каким из стартапов заняться.

Даже если ваш проект - это целое государство.

Привет, друзья. С вами Юрий Окунев.

Сегодня поговорим о том, как расставить приоритеты. Я уже написал об этом ряд статей. Сегодня обобщу все сказанное ранее и добавлю ещё несколько интересных инструментов.

Метод АБС

Это чуть смягченный вариант «Правила Парето». Задачи делятся уже на три группы:
А – самые важные
Б – средней важности
С – не особенно важные

Если требуется сортировка внутри получившихся групп, используется обычная нумерация: А1, А2, А3 и т.д.

АБС анализ часто используется в бизнесе, для выявления более и менее прибыльных групп товаров.

Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Девид Эйзенхауэр (1890—1969) генерал армии и 34-й президент США предложил новый уровень работы с приоритетами, в котором помимо важности задач, учитывается и их срочность.

Матрица выглядит так:

Берем свой список задач и распределяем по получившимся категориям.

Важно и срочно (квадрат катастроф).
Важно и не срочно (квадрат созидания).
Не важно и срочно (квадрат суеты).
Не важно и не срочно (квадрат разрушения).

Главный результат такого распределения – более глубокое понимание относительного веса каждой задачи. Очевидно, что главный квадрат продуктивного человека важные и несрочные дела. Нужно стремиться максимум времени посвящать именно им.

Важные и срочные дела разгребаем и делаем выводы, чтоб в дальнейшем авралы не возникали.

Неважные и срочные — по возможности делегируем, или игнорируем, если можем себе это позволить.

Неважные и несрочные дела бравые тайм менеджеры смело отправляют в мусорную корзину. Досадно только, что частенько в этот раздел попадают и наши маленькие радости жизни: почитать художественную книжку, посмотреть кино, пообщаться с друзьями и т.п.

Менее популярные способы

Олимпийская система

Обратимся к опыту спортсменов. Можно устроить для задач игру на выбывание. Думаю, особых объяснений не требуется. Делим дела на двойки, сравниваем между собой, и повторяем цикл до выявления абсолютного победителя.

Попарное сравнение

Продолжим спортивные параллели. Более точным, но и более трудозатратным методом является попарное сравнение.
Когда все задачи, кажутся одинаково важными, можно по очереди сравнить каждую задачу со всеми остальными. Та, что наберет больше «побед» по итогу «встреч» и будет самой важной.

Оценка взаимного влияния

Этот способ, позволяет оценить важность задачи по степени её влияния на общую ситуацию. Самыми важными будут задачи, от которых отходит большее количество стрелок. Менее значимые связи можно обозначить пунктиром.

Вклад в ценности (надцели)

Одна задача может работать одновременно на несколько ценностей. Соответственно, более важной будет задача, позитивно влияющая на максимальное их количество.

Многофакторный анализ

Чтоб сравнить наши задачи или цели по нескольким показателям можно составить двумерную таблицу. В левый столбик выписываем объекты для сравнения. В верхней строке определяем критерии. Ставим в строке задачи плюсы и минусы, или оценку в баллах по каждому критерию и смотрим итоговый результат.

Такой способ также хорошо подойдет для выбора весомых жизненных решений: покупки недвижимости, автомобиля, определения подрядчика для ответственных работ. В тех случаях, когда у нас есть время, чтоб неторопливо все взвесить.

Средневзвешенное

В случаях, когда значимость факторов, по которым мы оцениваем задачи, изначально не равна, можно использовать расчет средневзвешенного. Интересный метод который я подробно описал .

«Народные» методы

Существует также ряд распространенных, но не отличающихся практичностью методов расстановки приоритетов.

• Мишень - что попалось на глаза, то и делаю.
• Скрипучее колесо – кто больше ноет, для того и делаю.
• Сначала легкое — делаю то, что не напрягает.
• Жареный петух – делаю то, что уже горит.

Думаю понятно, что эти варианты идут под грифом «Как не стоит делать».

Приоритеты мужчин и женщин

Ну и напоследок, можно поразмыслить о том, как отличаются приоритеты мужчин и женщин. Я написал по этому поводу две отдельные статьи.

.

Подведем итоги

Мы вспомнили, что является основой для расстановки приоритетов и пробежались по основным подходам к этому процессу.
Ещё раз подчеркну приоритеты не самоцель. Выберите для себя один, максимум два самых простых способа, внедрите в повседневную практику и пользуйтесь.

Делитесь информацией с друзьями, подписывайтесь на новости блога, присоединяйтесь к практикам на курсе . А я на сегодня прощаюсь с вами.

А если у вас остались ещё вопросы, приглашаю на индивидуальную консультацию. Подробности .

До скорых встреч.
Ваш Юрий Окунев.

Часто ли у вас голове возникал вопрос: »Чего я хочу?» Рано или поздно этим вопросом задается каждый человек. Пытаясь реализовать свои мечты и удовлетворить желания, мы выбираем свой жизненный путь.

Как осознать свои цели в определенный период жизни

Желаний может быть нескончаемое множество. И как в таком случае определить задачи первостепенной важности и расставить остальные стремления в нужном порядке? Ведь всем хочется быть богатыми, здоровыми, ездить на дорогом автомобиле, выучить несколько языков и обрести бессмертие. Амбициозность – это очень хорошо, но и она не должна превышать рамки реальности.

Главное, что необходимо научиться делать – это расставлять приоритеты. Для начала возьмите ручку и чистый лист бумаги. В столбик запишите все свои желания. Пишите список в настоящем времени. Например: »Я смотрю на свой банковский счет. Баланс составляет 500 тысяч рублей. Я испытываю счастье и удовлетворение от вознаграждения за свой труд». Главное условие — чтобы написанное вами выглядело правдоподобно. То есть, если вы пишете, что обедаете с президентом, но подсознательно понимаете, что это невозможно, или возможно, но не в ближайшем времени, то не следует это писать.

Работа со списком желаний

После того как ваши желания обрели письменную форму, начинайте по очереди читать их вслух, делая паузы перед каждой последующей записью. Прочитав одно пожелание, закройте глаза и сконцентрируйтесь на своих ощущениях. Что вы чувствуете? Это может быть удовлетворение, ощущение превосходства перед остальными, равнодушие, приятный трепет, или ощущение реального счастья и полета.

Именно чувство счастья является истинным желанием каждого человека. Возможно, он даже не отдает себе в этом отчета, но подсознательно каждый из нас стремится к счастью. Руководствуясь только своими внутренними ощущениями, вы поймете, что в действительности вы хотите от жизни и научитесь расставлять приоритеты.

Анализ трех главных пунктов

Вычеркните все, что не соответствует вашим приоритетам, и оставьте три пункта. Почему только три? Все просто, практика и исследования показывают, что человек не может эффективно работать более чем над тремя задачами.

Подумайте, что вы сейчас делаете, какое занятие занимает у вас большую часть времени. Главный вопрос, который следует задать самому себе – приближает ли меня данный вид деятельности к моей цели. Если ответ отрицательный, то время что-то менять.

Дорога к счастью трудна, но правильно расставленные приоритеты значительно упростят и ускорят данный процесс.

Интересы других людей

Самопожертвование и жизнь ради других, близких людей, имеет смысл лишь в том случае, если это осознанный выбор человека, реализация которого приносит ему радость и счастье. Конечно, забота о близких – это нормальная поведенческая реакция, однако когда чувство долга перечеркивает собственные стремления и мечты, вгоняя человека в депрессию, это уже не является нормой. Существует масса примеров, когда здоровый эгоизм играл на руку не только человеку, но и членам его семьи.

Яркий пример, когда молодые люди, стремясь к яркому будущему, покидают отчий дом и уезжают учиться или работать в другие города или страны, где, по их мнению, молодежь ожидают множество возможностей и грандиозный успех. Юношеский максимализм часто помогает людям и ведет их в правильном направлении. В то время как родители, умудренные опытом, предпочитают держать свое чадо при себе, имея возможность помочь ему при необходимости.

У каждого человека есть свои цели, и никто, включая близких родственников, не должен помешать добиться поставленных задач. Не следует позволять манипулировать собой, потакание окружающим не сделает вас счастливым — скорее, даже наоборот.

Смена приоритетов

Вышеупомянутые списки выработают у вас умение расставлять приоритеты. И по достижению всех пунктов, есть смысл обзаводиться новым списком.

Совершенно нормально, когда с возрастом приоритеты меняются. Этапы взросления подразумевают смену мышления. Изменение приоритетов должно носить эволюционный характер, но не наоборот.

Не самый лучший вариант, когда человек метается по жизни и не может найти свое место. В этом случае важно проанализировать свои действия, и понять с какого места все пошло не так, как задумывалось. Если же возникают проблемы с анализом своих поступков, или требуется помощь, нелишним будет посетить психолога, который сможет помочь расставить приоритеты правильно.

Этимология слова »приоритет»

Интересеный тот факт, что слово »приоритет» во множественном лице не употреблялось вплоть до начала 20 столетия. До этого данное понятие использовалось лишь в единственном числе.

Слово »приоритет» имеет латинскую приставку «прио», которая означает »перед». Расставлять приоритеты – означает определить задачи, которые придвигают осуществление ваших целей.

Существует эффективный принцип по работе с приоритетами, а именно метод Эйзенхауэра. Он помогает расставить все задачи, используя всего лишь два критерия – важно и срочно.

Отличия между важными и срочными делами

Известный принцип Парето говорит нам, что 20 процентов всех наших задач будут относиться к разряду важных. Интересно, но часть из них будет считаться также срочными. В чем разница?

Реализация важных дел приближает вас к поставленной цели. В то же время исполнение срочных дел отвлекает ваше внимание, но не оказывают существенного влияния на достижение выбранной цели.

Ни для кого не секрет, что большинство людей начинают с осуществления второстепенных задач. Все дело в том, что они легче, и не требуют серьезных затрат. А мозг, как и тело не любят перенапрягаться, если их к этому не приучить. А реализация не важных дел создает видимость работы, но правда в том, что обращать внимание следует на те задачи, решение которых будет способствовать вашему успеху. В этом вам поможет знание, как расставить приоритеты в жизни.

Приоритетные категории в списке Эйзенхауэра

Приоритет А – это дела, которые необходимо выполнить сегодня, так как они являются и срочными и важными.

Приоритет B – это дела, выполнение которых в конкретный день является необязательным, но для которых нужно выкроить небольшой отрезок времени ежедневно. Их стабильное выполнение приблизит осуществление поставленной цели.

Очень распространенная ошибка – откладывание дел со второй группы на потом. Не нужно так делать, ведь выработанная привычка решать задачи постоянно в небольшом количестве качественно скажется на ваших дальнейших достижениях.

Примеры задач из приоритета B:

1. Написание диплома или важного доклада на работу. Допустим, у вас есть месяц, чтобы успеть спокойно подготовить необходимый отчет. Но вы откладываете работу в черный ящик. В итоге моральное и физическое перенапряжение в последние часы перед сдачей отчета, может привести к кризису и нежелательным последствиям.
2. В личной жизни наглядным примером задач из списка B, будет своевременное обследование у врача с целью выявить заболевания на ранней стадии, чтобы впоследствии избежать долгого периода нетрудоспособности.

Как работать с приоритетами третьего и четвертого порядка

Приоритет C. Сюда относятся умения и навыки, обучение которым кажется вам срочным, но важным не является. Например, научиться говорить »нет», когда возникает такая необходимость. Данные задачи выкроят вам необходимое время для решения приоритетных задач.

Приоритет D. Это задачи, которые не являются важными и срочными. Их смело можно откладывать на потом, или же перепоручить другим людям. Настоятельно рекомендуется периодически отказываться от выполнения задач из списка D. За счет этого можно получить полноценный отдых в наиболее напряженные дни.

Как правильно расставить приоритеты согласно методу Эйзенхауэра

Уметь расставлять приоритеты – задача несложная, единственное, что требуется это выделить немного времени для письменной работы. Зато позже следуя своей же инструкции, действовать будет куда проще.

1. Классифицируйте ваши ежедневные дела согласно четырем вышеуказанным пунктам. Так сразу станет видно, что является важным и срочным, а что бесполезным.
2. Не путайте важное и срочное. Важные дела можно выполнять постепенно, уделяя им немного внимания каждый день. Они являются составным компонентом вашего успеха. Срочные дела требуют вашего внимания и оперативного решения. Но к вашей цели могут и не относиться.
3. Обратите внимание на иерархическое построение списка. Важные дела стоят выше срочных. Не зацикливайтесь на выполнении срочных дел, так как они имеют свойства забирать много времени и внимания, отвлекая от важных задач. Если есть возможность избежать срочных дел – воспользуйтесь ей.
4. Выполняйте все пункты из Приоритета А. Даже последнее задание с первой категории важнее первого пункта из остальных групп. Если в течение дня не удалось справиться со всеми важными делами, продолжайте работу с ними на следующий день. Не переходите к другим категориям, пока не выполните все пункты из категории А.
5. Ежедневно старайтесь выполнять наиболее продолжительные задачи из Приоритета B. Но в повседневных задачах не забывайте про свои главные цели и работайте в направлении их реализации.

Как бы вы ни хотели охватить максимальное количество дел, на все времени не хватит. И это надо понимать. Самое главное – правильно расставить приоритеты, и тогда успех не заставит себя долго ждать.

Распределяйте свое время с умом, тратя его на по-настоящему важные вещи, которые помогут вам добиться ваших целей и реализации самых значимых желаний. Умение выделять важные аспекты своей деятельности и избегать второстепенные, является важным и полезным умением. Метод Эйзенхауэра помогает понять, как правильно расставить приоритеты в жизни.

Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде». Расстановка приоритетов - это когда вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достигнуть своих целей.

Принцип Эйзенхауэра поможет вам приступать к своим задачам и работе по порядку, в соответствии с расставленными приоритетами. Для этого прежде всего спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето, 20% наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большинство из них также являются срочными. Исполнение важных дел приближает вас к намеченной цели. Срочные же дела переключают на себя ваше внимание, не оказывая при этом большого влияния на вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем случае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начинать с второстепенных, несущественных дел, так сказать, «размениваться по мелочам». Лежащие на рабочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект. Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на ваш успех. В этом вам помогут приоритеты.

Чтобы достичь наилучших результатов, вы должны потратить большую часть своего времени на действительно важные дела и задачи.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «годовой» цели. Однако все это еще лежит «отложенным в долгий ящик».

Важно или ____ срочно?

Важно или ____ срочно?

3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.
____ важно или ____ срочно?

Правильные ответы:

вопрос 1 - важно; вопрос 2 - срочно; вопрос 3 - важно.

Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия - важно и срочно, таким образом, получается четыре класса приоритетов. Для успешного планирования вам необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи. И тогда у вас выстроится иерархичный список, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра

А-приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необходимыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в своем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример задачи В. Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет вам повышение по службе. У вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные документы, задачей В безусловно является приобретение навыка десятипальцевого метода набора. Даже если на это потребуется тридцать часов вашего времени - не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупателей, проводимый для улучшения продукта, благодаря чему значительно повысится такой показатель, как удовлетворение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное профилактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда относятся: умение сохранять спокойствие, перепоручать свои обязанности (так сказать, «умение отправлять делегации») или говорить «нет». С помощью этого вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не являются ни важными, ни срочными. Вы можете спокойно отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выполнения дел D, которые позволяют отдохнуть и развлечься в дни наибольшего стресса.

Расстановка приоритетов по методу Эйзенхауэра: сделайте это правильно

1. Расстановка приоритетов в работе по принципу Эйзенхауэра

   Распределите все ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким образом вы отделите «нужное» от «бесполезного».

Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную вами цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания.

Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Не обязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и не обязательным.

Для разумного планирования вашего времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня вы не успели справиться со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.

Уясните себе раз и навсегда, что у вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела.

Тест принципа Эйзенхауэра: правильно ли вы расставляете приоритеты?

Теперь вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите внимание: только задачи, являющиеся действительно важными для вас, могут входить в группы приоритетов А и В!

1. Сколько процентов от общего времени вы проводите в каждом из четырех квадратов А, В, С, D? (см. рисунок)

А__________ %
B__________ %
С__________ %
D__________ %

2. К какой бы группе вы отнесли дела, которыми займетесь завтра?

1.____________________=_________ - приоритет
2,____________________=_________ - приоритет
3.____________________=_________ - приоритет
4.____________________=_________ - приоритет

3. Теперь запишите, на что или на кого вы бы хотели затрачивать больше времени, чем обычно, а на что хотели бы сократить время.

Я бы сократил (а):__________________________
Вместо этого: __________________________ Изучите другие методы и приемы организации времени, управления личной карьерой, рационализации труда, убеждения и повышения работоспособности в курсе «Самоменеджмент: управление карьерой»: Самоменеджмент: управление карьерой: практический интерактивный мультимедийный дистанционный курс

Каждое дело стоит начинать с расстановки приоритетов. Научившись отделять главное от второстепенного, вы сбережете время и силы. Американский президент Эйзенхауэр разработал матрицу расстановки приоритетов, в которую идеально вписываются все задачи.

Слово «приоритет», прочно вошедшее в нашу жизнь, в переводе с латинского означает «первый». Его мы употребляем, когда говорим о важности, первенстве чего-либо.

Умение расставлять приоритеты как в работе, так и в личной жизни очень ценно. В противном случае нам грозит, по меньшей мере, невроз, спровоцированный навалившимися, как снежный ком, нерешенными проблемами и нарушением баланса между работой и отдыхом.

Ведь невозможно, к примеру, одинаково хорошо работать на двух-трех работах, при этом учиться на дневном отделении, вовремя сдавая все зачеты и экзамены, и при этом всегда находиться в прекрасной физической форме и расположении духа. Тот, кто считает, что это ему по силам, раньше или позже все равно будет вынужден выбрать то, что имеет больший приоритет, и отказаться от второстепенного. Иначе стресс или синдром эмоционального выгорания обеспечены.

Или, например, кто-то задумал осуществить давнюю мечту ― побывать в экзотической стране. Поездка потребует значительных финансовых вложений. Тут также важно определить приоритеты, чтобы в дальнейшем впечатления от путешествия не затмил стресс от необходимости экономить в связи с долгами. Что важнее: путешествие или отказ во имя него от мелких повседневных радостей?

Таким образом, умение расставлять приоритеты и выбирать то, что для нас важнее, и в работе, и в личной жизни позволит нам сохранить здоровье и избежать в нашей жизни цейтнотов.

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Не пасть жертвой хронической усталости или стресса поможет тайм-менеджмент ― наука об управлении временем, куда входит и развитие навыков расстановки приоритетов.

Многие, кто знаком с тайм-менеджментом, наверняка слышали о матрице Д. Эйзенхауэра ― 34-го американского президента, который ее разработал. Ее суть ― правильная расстановка приоритетов. Ведь большинство людей обычно в первую очередь выполняет не ту работу, которую следует, а ту, которая им больше нравится.

Тот, кто хочет работать эффективно, должен определить приоритеты, разделив все дела на важные и срочные. Важные дела ― это те, итог выполнения которых в целом влияет на нашу работу. Срочные дела, понятно, определяются тем, насколько быстро их нужно сделать.

Итак, все дела делятся на 4 группы:

1. Важные и срочные;
2. Важные, но несрочные;
3. Срочные, но неважные;
4. Не срочные и не важные.

1. Дела важные и срочные

К важным и срочным относятся дела, требующие немедленного выполнения. Если к таковым мы относим большинство своих дел, то это говорит не о том, что мы такие деловые, а о том, что мы:

• не умеем планировать свой день и откладываем все важные дела на потом;
• у нас отсутствует самодисциплина;
• элементарная лень ― одна из главных черт нашего характера:
• состояние аврала для нас ― обычное дело.

Люди, постоянно занятые срочными важными делами, наиболее подвержены стрессам. Как правило, одни срочные дела у них сменяются другими не менее срочными, и этому нет конца и края. Они ошибаются, думая, что в авральном порядке сбросят груз важных дел и наконец-то начнут новую спокойную жизнь ― из-за неумения расставлять приоритеты они будут снова и снова становиться на те же грабли.

Примером важного и срочного дела может служить срочный визит к зубному врачу из-за острой зубной боли. Его можно было сделать заранее ― в профилактическом порядке, не доводя дело до потребности в неотложной помощи.

Или, например, поджимают сроки сдачи бухгалтерского отчета, подготовки к экзамену и пр. Об этих сроках нам давно известно, но мы спохватываемся, когда дело из разряда «еще успею» переходит в срочное.

По этому поводу есть немало пословиц, из чего можно сделать вывод, что подобная проблема весьма распространена. Например, «Гром не грянет, мужик не перекрестится», «На охоту ехать ― собак кормить» и пр.

2. Дела важные, но не срочные

Итак, чтобы наши дела не попали в предыдущую категорию, нужно перевести их в разряд важных, но не срочных. Это категория самая важная, потому что, определив приоритеты в выполнении задач, можно спокойно и обдуманно, без лишних нервов их выполнять. И тогда не будет авралов со стрессами, бессонных ночей и нервных срывов, а работа принесет удовольствие. И даже если будут допущены ошибки, у нас будет достаточно времени, чтобы их исправить.

В общем-то большинство людей понимают, что они так и должны поступать: проходить профилактические осмотры в поликлинике, не дожидаясь, как говорят в народе, пока «жареный петух клюнет в голову»; вовремя оплачивать коммунальные счета, писать отчеты и т.д. Но поскольку эти дела требуют приложения определенных усилий и зачастую предполагают выход из личной зоны комфорта, они плавно перетекают в первую категорию и становятся важными и срочными.

3. Дела срочные, но не важные

Сюда относятся дела, которые никак не влияют на результаты работы, они не сокращают дорогу к нашей цели, но мы вынуждены их делать.

Например, нас затопили соседи, и мы должны ликвидировать последствия потопа. Либо потеряли документы и массу времени вынуждены потратить на их восстановление. О таких делах мы можем сказать ― «ни уму ни сердцу». Они отвлекают нас от работы и мешают сконцентрироваться на главном.

4. Дела не срочные и не важные

Что же это за дела?

• многочасовое бесцельное зависание в соцсетях и за компьютерными играми;
• долгие телефонные разговоры с целью «просто поговорить»;
• просмотр лишенных смысла телепередач;
• хождение по магазинам без цели что-либо купить и др.

Эти дела не приносят никакой практической пользы. Тем не менее, многим трудно лишить себя такого удовольствия, поскольку подобные занятия поднимают им настроение. Главное, чтобы они не перешли в разряд приоритетных. Не срочные и не важные дела должны служить лишь передышкой, кратковременным отдыхом между важными. И особенно не стоит начинать с них свой день.

Как правильно расставить приоритеты

1. Чтобы отделить нужное от бесполезного, нужно рассортировать свои дела по упомянутым 4-м категориям.
2. Не стоит забывать, что важное дело не означает срочное. Важное приближает нас к цели, но оно может не быть срочным. Срочному же нужно уделить особое внимание.
3. «Правило преимущества» гласит: сначала важное, а потом срочное. Не стоит подчиняться диктатуре спешки: срочные дела могут быть не важными и не обязательными.
4. Каждый день нужно начинать с дел из 1-й группы, как бы ни привлекательны были дела из других групп. Если не удалось их закончить в течение одного дня, нужно продолжить работу на следующий день.
5. Также каждый день стоит некоторое время отводить для дел из группы 2 (важные, но не срочные). Это будет работать на «завтрашний» успех.
6. Поскольку времени всегда не хватает, чтобы успеть сделать все, что мы запланировали и чего от нас ждут другие, нужно определять действительно важные для нас дела и уметь отказываться от выполнения не обязательных, то есть говорить «нет».
7. В идеале наши ежедневные усилия прежде всего должны быть направлены на выполнение задач из группы 2 ― важные несрочные.

Приоритеты у каждого человека разные. У кого-то на первом месте карьера, у кого-то семья, а еще у кого-то здоровье и т.д. К тому же в течение жизни они могут не раз меняться. Но чтобы быть успешным и сохранить здоровье и нервы, нужно в первую очередь уметь определять приоритетные задачи на каждый день. И здесь пригодится матрица приоритетов Эйзенхауэра.

© Тимошенко Елена, BBF.ru

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является одним из основных методов успешного планирования и выполнения дел. В данной статье мы рассмотрим эту технику более подробно, поскольку именно она является наиболее популярным методом тайм-менеджмента, который используется долгое время во всех сферах жизнедеятельности.

Значение тайм-менеджмента в жизни человека

«Жизнь имеет ценность, если представляет собой постоянную борьбу за достойное дело»

Д. Д. Эйзенхауэр

Тайм-менеджмента пытался понять известный всему миру 34-й президент Америки Дэвид Эйзенхауэр. Именно изучение данной сферы сделало его популярным на весь мир. Он подробно исследовал способы эффективного планирования, поэтапного выполнения задуманного. Так появилась матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Его технику мы рассмотрим более подробно дальше в нашей статье.

Тайм-менеджмент – умение человеком правильно распределить свое время на выполнение запланированных дел. Данный феномен изучался много лет разными психологами, все пытались понять, как работает данный метод правильного планирования задуманного. Известный психолог Дэвид Аллен написал книгу, посвященную основам и практике эффективного планирования.

В наше время суета и многообразность современной жизни все больше заставляет обращаться к методам успешного структурирования намеченных задач, правильного и быстрого их осуществления. Правильная расстановка приоритетов позволяет быстро и качественно сделать работу любой сложности, осмыслить свои ошибки, научиться новым умениям и умениям в процессе достижения цели.

Личность Эйзенхауэра в сфере изучения тайм-менеджмента

Дэвид Эйзенхауэр был известным президентом США. Он прославился на весь мир своим умом и организаторскими способностями. За свою жизнь он построил блестящую военную карьеру, что оставило не малый след в истории Америки. Он с успехом выполнял все задачи, всегда достигал поставленных перед собой целей, чем заслужил уважение, стал примером для многих публичных личностей.

Эйзенхауэр считал, что правильно прожить жизнь – значит заняться достойным делом, которое доставляет удовольствие его субъекту и пользу для окружающих. Будучи президентом, он задавался все чаще вопросами, как все успеть, сделать правильно и с успехом в конечном итоге. Эти мысли привели его к созданию метода расстановки важных дел, который интенсивно используется и в наше время.

Благодаря своей находчивости, уверенности и стремлениями к совершенству Эйзенхауэр добивался успехов во всем, все задуманное он выполнял во время, без особых трудностей. Многие деятели его времени лишь удивлялись его самоорганизации, пытались следовать его методам правления, поскольку личность такого президента действительно заслуживает уважения и вполне может быть примером для подражания. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является одним из основных способов организации своего рабочего плана в повседневной жизни.

Особенности матрицы Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является популярной техникой управления временем, которая позволяет правильно и во время осуществить запланированные дела, определить для себя значимые цели на конкретный период времени. Основой таблицы Эйзенхаура являются четыре так называемых квадранта дел. Основой для ее создания стали значимые и неотложные задачи, накопившиеся за короткий период времени вследствие различных факторов.

Данные квадранты еще называют окнами Эйзенхауэра, поскольку изображаются в квадратной таблице. Таблица Эйзенхауэра выглядит следующим образом.

квадрант Важные срочные дела

квадрант Важные несрочные

квадрант Неважные срочные

квадрант Неважные несрочные

Такую таблицу может сделать себе каждый, кто хочет научиться правильно распределять свое время. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов поможет разобраться с накопленными задачами в очень короткий период времени.

Суть квадрантов матрицы

Разобравшись с основной структурой метода расстановки приоритетов, мы можем подробно разобрать каждое окно матрицы Эйзенхауэра. Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов является полезной для определения значимости своих планов в конкретный момент времени.

Квадрант А

К нему относятся важные неотложные задачи , которые нельзя отложить на потом, поскольку это может привести к негативным последствиям. Для успешного планирования нужно начинать именно с сектора А. Примером таких дел может быть сложная неожиданная операция, внеплановое совещание. Данный сектор является очень важным для жизни человека, но если правильно научиться планировать свое время, то в идеале этот квадрат должен быть абсолютно пустым, без каких-либо планов. При своевременном выполнении главных планов значимые задачи не станут неотложными, их выполнение в конкретно отведенный срок не делает их срочными.

Планы сектора А могут появиться по двум причинам:

• внутренние причины : зависят непосредственно от человека (недостаточная мотивация на выполнение, лень, отсутствие желания или профессионализма);
• внешние причины: не зависят от самого субъекта (резкое ухудшение самочувствия, форс-мажор).

Чтобы эти причины не мешали осуществлять деятельность, не нужно откладывать ценные необязательные дела (это уже сектор В) на последний день, поскольку некоторые условия могут повлиять на их неисполнение и тогда у вас накопятся ценные задачи.

Квадрант В

Важное несрочное. Планы этого сектора нужно регулярно выполнять, не откладывая на потом, поскольку своевременное их осуществление является показателем вашей продуктивности, успеха в деятельности. Дела этого квадранта не требуют выполнения здесь и сейчас, но их ценность свидетельствует о возникновении негативных последствий в случае игнорирования человеком. Чем значимее для вас поставленная задача, тем негативнее будут последствия от ее невыполнения. Именно поэтому следует отдавать предпочтение сначала важным делам, потом – срочным. Для идеального удовлетворения самим собой человек должен выполнять значимые неотложные и значимые несрочные дела полностью. К задачам данного сектора можно отнести, например, незамедлительное обращение к врачу, овладение навыками успешного выполнения деятельности на новом рабочем месте, чтобы получить очередное повышение.

«Лучше в первую очередь сделать важные задачи, от которых зависит ваша жизнь, чем неважные дела»

Д. Д. Эйзенхауэр

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов показывает: если правильно и вовремя сортировать свои планы, то в любой сфере жизнедеятельности человека будут отсутствовать авралы, которые истощают организм человека физически и психологически. Сектор В не перейдет в сектор А, если мы правильно спланируем свои задачи на первое время.

Квадрант С

Неважно, срочно. Неотложность планов не всегда определяет их значимость. Эйзенхауэр говорил, если неотложные задачи мешают исполнению ценных, то их лучше отложить. Чтобы разобраться в важности своих планов, задайте себе простой вопрос: «Что произойдет, если не исполнить эту задачу?» Если вы поймете, что негативных последствий нет или они минимальны, значит, дело не является важным в данный момент. Ищите более значимые задачи, которые действительно грозят отрицательными последствиями для вас.

К данным видам деятельности можно отнести, например, участие в социальном опросе, звонок другу просто поболтать. У планов «сектора С» есть существенный минус: они мешают человеку эффективно работать и выполнять значимые дела, поскольку постоянно отвлекают, заставляют переживать. Любое отвлечение грозит негативными последствиями, поэтому при возникновении каких-либо помех при выполнении значимых задач старайтесь либо устранить их перед выполнением. Если осуществлять только срочные дела, может накопиться огромное количество важных дел в один момент и тогда тяжело направить себя в нужное русло, сконцентрироваться для их осуществления.

Квадрант D

Не срочное не важное. Данный сектор объединяет самые ненужные несрочные дела, их выполнение не приносит пользы в данный момент. Если человек на них сконцентрируется, то значимые дела накопятся очень быстро и приведут к негативным последствиям. Сюда можно отнести, к примеру, зависание в социальных сетях, различные компьютерные игры, которые просто убивают время человека без какой-либо пользы.

Но не все несрочные неважные задачи так бесполезны. Если вы давно хотели аккуратно разложить книги в своей библиотеке, или убраться в шкафу с одеждой, то выполнение этих дел принесет пользу и удовольствие от результата, но не стоит стремиться к их исполнению при наличии важных дел.

Таблица Эйзенхауэра как способ эффективного планирования является полезным методом выявления значимых ценных дел, помогает выполнить их за довольно коротки срок. Она рассчитана на выполнение однодневных задач или тех, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Цели метода Эйзенхауэра

Научиться планировать свое личное время при желании может каждый, здесь нет ничего сложного. Для помощи может использоваться описанная нами таблица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов. Разобрав подробно каждый квадрант матрицы, есть возможность определить главные цели данной техники.

1. Самоорганизация . Зная о том, что вас ждут значимые дела, вы не будете бесполезно тратить время, а будете стараться сделать все в срок. Выделив основные планы, человек может быстро себя организовать для их осуществления. Зафиксировав главное, сразу видно, что сделано, а что еще нужно успеть сегодня или завтра сделать.
2. Качественное планирование своих планов . Целью метода является успешное выполнение человеком задуманного, а не переписывание дел из одного квадранта в другой.
3. Научиться эффективно планировать свое время . Выделение важных задач помогает мысленно определить количество времени на их выполнение. Человек приблизительно подсчитывает в уме, сколько нужно для выполнения важных несрочных дел, чтобы они не перешли внезапно в сектор А.

Матрица Эйзенхауэра, являясь одним из основных и популярных способов планирования, поможет каждому научиться управлять собой, организовать себя в нужный момент, решить свои проблемы за короткий период времени.

Добрый день, дорогие друзья! «Как страшно жить» эту фразу порой произносят совсем без иронии или тени иносказания.

Действительно, идти по жизни бывает страшновато и тяжеловато, особенно, когда постоянно что-то не успеваем, когда за нами тянется «хвост» нерешенных проблем и незавершенных дел.

Для того, чтобы уметь «обрубать хвосты», существует «палочка-выручалочка» в виде планов и приоритетов.

Чтобы девятый вал проблем не накрыл нас с головой, все же необходимо в этом море бушующем ставить некие «буйки». Хорошо, пусть не море-океан, пусть мы в жизни банально плутаем по извилистым тропинкам. Но и тут важно не заблудиться, не уйти в сторону от основной дорожки. А для этого нужны ориентиры.

Так и в нашей работе, да и в обычных бытовых делах не обойтись без таких «оселков». Иначе засосет болото рутины, мелких назойливых дел, необязательной болтовни и прочих временных потерь. Именно мелочи часто нас губят, набираясь, сплетаясь в клубок солидных потерь энергии, сил, настроения, здоровья.

Правильная расстановка приоритетов поможет отогнать этих назойливых «мух», заставляющих тратить драгоценные минуты и часы впустую.

Для начала выделим основной круг наших обязанностей и сфер деятельности:

• Здоровье;
• Семья;
• Работа;
• Учеба, самообразование;
• Хобби;
• Общение;
• Имидж, внешность.

Приоритеты меняются

Понятно, что расстановка приоритетов зависит от ряда факторов. Они меняются в зависимости от возраста, обстоятельств, состояния здоровья и т.д.

Однако, цельные люди, знающие, чего хотят от жизни, ставят некие значимые цели и идут к ним последовательно. Да, с остановками или замедлением хода. Даже порой с некоторыми попятными шагами. Но идут и достигают этих целей.

Статьи в тему:

Но события жизни могут резко изменить подходы. Родился ребенок, и у юных и часто эгоистичных молодых людей появляются серьезные заботы. Семья выходит на первый план. Работа тоже не обесценивается, она важна для имиджа и для благосостояния семьи.

В зрелом возрасте карьерные дела часто становятся превалирующими, хотя приходит и осознание иных ценностей. Часто спасательным кругом в море проблем становится хобби и общение с друзьями. Спорт и здоровье присоединяются порой поневоле, чтобы быть состоятельным в разных смыслах приходится делать упражнения утренней зарядки, ходить в бассейн и тренажерный зал.

Статьи в тему:

Да и вопросы имиджа, улучшения внешнего облика в молодости и зрелости волнуют большинство из нас. А для кого-то они становятся решающими, если продвижение в профессии от этого зависит в значительной степени.

У пожилых людей значимость здоровья и семейных уз переходит на первое место.

Теории как инструмент практики

Существуют десятки теоретических выкладок и практических рекомендаций по . Напомним основные из них.

Матрица Эйзенхауэра - одна из первых серьезных разработок в данной области. Это таблица из четырех квадрантов задач, распределенных по степени значимости и неотложности.

Многофакторный анализ тоже является инструментом расстановки целей. Предполагает исследование их важности, но включает и иные многочисленные факторы, способные повлиять на результат.

Анализ парных сравнений помогает выбрать из двух задач приоритетную путем анализа и сравнения. Применяется, когда мы «запутались» в множестве дел. Сравнивая важности их попарно, постепенно можно вычленить самые существенные на данный момент.

Техника номинальной группы разработана для решений, которые уместно и полезно принимать коллективно. Но это планирование не «колхозным собранием», а компактной рабочей группой с четким разделением труда либо по типу «коллективного разума».

Матрица Ансофа и Бостона оценивает, скорее, не сами цели, а имеющиеся у вас возможности для их достижения. Помогает выявить и ранжировать вероятные риски. Включает и те «подсказки», что дает нам окружающая среда.

Анализ Парето базируется на принципе Эйзенхауэра, то есть тоже рекомендует выделять группы задач и систематизировать их. Но акцент делается не на текущие дела, а на нарастающие проблемы, которые требуется решать по возможности быстрее.

Методика Альпы включает многие рекомендации из других систем. Но учит обязательно фиксировать и все намеченное, и все сделанное. То есть вести своеобразный дневник-ежедневник и постоянно анализировать.

Этот метод расстановки приоритетов помогает четче ориентироваться во времени. Ставить в планы опорные «колышки», то есть вбивать события, строго привязанные к конкретному времени. И продумывать возможные зазоры по времени, чем можно заполнить, например, стояние в автомобильной пробке или сидение в больничном коридоре в ожидании приема врача.

Про каждый из этих методов мы будем говорить подробнее в будущих статьях, поэтому , чтобы не пропустить такой интересный и полезный материал.

Что поможет определиться с жизненными приоритетами

Способ, похожий на метод Альпы, но более детализованный, описан Глебом Архангельским, одним из популяризаторов практики расстановки приоритетов в работе и по жизни.

В книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» автор подробно описал, как можно научиться управлять временем.

Давайте я расскажу, чем понравилась мне данная книга.

Во-первых, в очень доступной форме, буквально на пальцах, автор дает ответ на вопрос: «Каким образом можно успевать больше?» Согласитесь весьма актуальный вопрос, в том числе и для блогеров.

Во-вторых, в книге содержатся реальные примеры. Причем взятые не из жизни иностранцев, а конкретные такие российские примеры 🙂 Кстати, вот именно книги с практической составляющей мне нравится читать больше всех, когда в книге чисто теория – как-то скучновато. Уверена, я не одна такая.

В-третьих, в книге очень много советов по эффективному планированию времени, по организации работы и отдыха, по расстановке приоритетов и т.д.

Таким образом, могу порекомендовать ее всем, кто хочет научиться понимать себя, узнать какими инструментами можно «проложить» себе дорогу среди постоянной нехватки времени. С такой книгой-ориентиром вы никогда не собьетесь с правильного пути тайм-менеджмента.

Самая полезная и увлекательная книга об управлении временем. Разошлась тиражом более 100 000 экземпляров.

Купить книгу можно вот здесь .

Каждый вечер находите несколько минут для своей собственной «бухгалтерии времени». Ведите записи постоянно.

Оценивайте пройденный день, выделив событие, которое посчитаете главным. Оно не обязательно будет масштабным. Скажем, вы наконец-то выбрались с сынишкой в развлекательный парк, так как он давно просил и остался очень доволен.

Потом так же определите основное событие недели. Увы, оно может быть и с негативным оттенком: поссорились со второй половиной, не сдали вовремя отчет шефу и получили выговор и т.д.

Аналогично, полистав ежедневник или записную книжку, фиксируете «событие месяца». Потом вам несложно будет понять, что же именно для вас было самым важным в эти прошедшие периоды. А значит, на основе этого опыта и анализа вполне можно реально определиться с принципами расстановки приоритетов на будущее.

Как раздвинуть границы времени?

«Время обязывает», «границы, рамки времени» - подобных выражений множество, мы слышим и произносим их часто. Они напоминают о том, «кто в доме хозяин». А нам с горечью приходится констатировать, что часто не мы сами дирижируем собственной судьбой.

Как не плыть по течению, а стать хозяином своей жизни? Ответ есть.

Для начала надо научиться организовывать время. Да, мы не в силах его менять, но использовать рационально можем и должны. В этом нам поможет суперский курс видеоуроков «Хозяин времени ».

Автором тренинга является Евгений Попов, человек, который, как любят говорить американцы, сделал себя сам. Вернее, с помощью других уроков и множества книг, которые он прочел. Овладев массой полезных знаний, Евгений решил выделить из этого объема самое важное, то, что проще всего применить на практике и способно дать максимальный эффект.

Так появился курс «Хозяин времени», который любой из вас может приобрести.

Чем он ценен более всего, чем отличается от других подобных пособий?

Тем, что уже обкатан на практике и доказал свою результативность. Хотя бы примером своего автора, который давно и успешно работает в Сети. Состоялся и в других сферах жизни: семья, спорт, увлечения. Ему времени всегда хватает и на главные дела, и на просто любимые.

Присоединяйтесь к числу его единомышленников!

Дорогие друзья, мы с вами сегодня многое узнали о грамотной расстановке приоритетов. Очень надеюсь, что это поможет вам по-новому оценить свои способности и стать увереннее в себе.

Удачи вам в делах и радостного, оптимистичного видения мира!

А как вы планируете свое время? Помогает ли вам расстановка приоритетов все успевать? С нетерпением жду ваших ответов!

С вами была Екатерина Калмыкова

Используется для оценки и выбора наилучшего варианта управленческого решения. Его применение предполагает попарное сравнение вариантов решения проблемы по определенным критериям. При этом используются следующие символы:

> - если данный вариант лучше (1,5);

Если сравниваемые варианты равны (1);

< - если данный вариант хуже другого (0,5).

Обоснование выбора лучшего варианта управленческого решения по методу расстановки приоритетов производится по следующему алгоритму:

определение критериев отбора предпочтительного варианта решения;

сопоставление систем сравнения вариантов по каждому критерию;

построение матрицы смежности по каждому критерию (К);

определение абсолютного приоритета Р.к а6с;

определение относительного (нормированного) приоритета РЛ ага;

построение системы сравнений для критериев и т. д. (как и для вариантов);

6.Метод дерева решений

Метод имеет несколько вариаций - дерево решений, дерево целей, эффективно реализуется путем коллективной экспертизы.

Суть метода дерева целей сводится к тому, что группа экспертов дает свою оценку всем направлениям и вариантам решения проблемы, выделяя наиболее приоритетный путь (вариант).

Метод показывает «пробелы», которым не уделили внимания.

Принцип построения:

четкая иерархия;

7. Метод функционально-стоимостного анализа (фса)

Метод ФСА применяется не только в технической сфере, но и при решении управленческих задач по формированию организационных структур, организации работы персонала, повышению отдачи функционирования подразделений. Он является универсальным методом выбора решений, позволяющим добиваться оптимизации затрат на исполнение функций объекта без ущерба их качеству.

Основная суть метода сводится к представлению объекта в виде совокупности функций (функциональной модели) и решению вопроса о том, все ли функции действительно необходимы, какие из них можно совместить или убрать без ущерба для качества.

Метод ФСА хорошо себя зарекомендовал в управленческой практике разработки и принятия решений: он обладает высокой практической полезностью в сфере построения организационных структур управления, в том числе при анализе функций исполнителей (выявление лишних функций, нейтральных, негативных и др.) и выборе оптимального соответствия качества выполнения функций с затратами на их реализацию.

Основные этапы проведения ФСА

Подготовительный:

выбор объекта анализа;

подбор членов исследовательской рабочей группы для решения поставленных задач;

определение сроков, конкретных результатов, которых должна достигнуть группа, порядка взаимодействия с соответствующими службами.

Информационный:

подготовка, сбор, систематизация информации об объекте ФСА и его аналогах;

изучение потребностей и функций, которые нужно удовлетворить;

прогнозирование конкурентоспособности объектов;

изучение объекта и его аналогов;

изучение условий их эксплуатации;

изучение технологии создания объекта;

построение структурно-экономической модели объекта;

анализ стоимостной информации, определение затрат на изготовление и функционирование объекта и его составных частей, затрат на техническое обслуживание и ремонт объекта;

дополнение структурно-элементной модели объекта и его составных частей стоимостной информацией;

выявление зон наибольшего сосредоточения затрат в исследуемом объекте;

анализ патентной информации в данной области, в том числе отклоненных предложений.

Аналитический:

формулирование всех возможных функций объекта и его элементов;

классификация функций;

построение функциональной модели объекта;

оценка значимости функций экспертным методом;

определение материальных носителей соответствующих функций;

оценка связанных с осуществлением функций затрат в увязке с соответствующими материальными носителями;

построение функционально-стоимостной диаграммы, модели объекта с применением принципа иерархичности системного подхода.

Модель содержит элементы объекта, шифры элементов, абсолютные и удельные затраты по элементам, а также доли функций, выполняемых этими элементами;

определение противоречий между значимостью функций и их стоимостной оценкой;

формулирование задач совершенствования объекта для после дующих задач ФСА.

Творческий:

выработка предложений по совершенствованию объекта;

анализ и предварительный отбор предложений для реализации;

систематизация предложений по функциям;

формирование вариантов выполнения функций.

Исследовательский:

разработка эскизного проекта по отобранным вариантам; экспертиза подготовленных решений;

отбор наиболее рациональных вариантов решений;

создание при необходимости макетов или опытных образцов для проведения испытаний;

проведение испытаний;

окончательный выбор реализуемых решений;

технико-экономическое обоснование решений.

рассмотрение представленных технических решений на научно-техническом совете;

принятие решения о возможности их реализации;

согласование мероприятий по реализации принятых решений.

Внедренческий:

включение мероприятий по обеспечению внедрения принятых

предложений ФСА в соответствующие планы;

контроль выполнения планов;

оценка эффективности реализации планов;

стимулирование работников за внедрение методов ФСА.

Главная » Методики обучения » Неправильная расстановка приоритетов. Расстановка приоритетов